Virksomheder taber stort på dårlig dokumenthåndtering

En ny europæisk undersøgelse foretaget af VNU på vegne af Xerox viser, at kun 27 procent af virksomheder har overblik over deres dokumenthåndtering. Ifølge Xerox kan man dog spare mange penge ved få overblik over sit dokumentflow.

»Uanset årsagen er resultatet, at virksomheder overser væsentlige effektiviseringspotentialer,« siger Ole Buus, der er direktør for Xerox Global Services og påpeger, at årsagen enten er manglende indsigt på området eller manglende interesse fra ledelsen

Ifølge undersøgelsen mener hele 78 procent af de 1238 respondenter, at printere, kopi- og multifunktionsmaskiner har en væsentlig betydning for produktiviteten i deres virksomhed - 71 procent mener, at disse maskiner er kritiske i forhold til virksomhedens forretningsprocesser, og 61 procent mener, at de er kritiske i forhold til virksomhedens succes.

Men ironisk nok er det altså kun de færreste virksomheder, der følger disse holdninger op med konkret handling. Kun 34 procent af virksomhederne har fastlagt en politik for håndtering af kontordokumenter, og kun 27 procent har et samlet overblik over omkostningerne ved indkøb, drift og support af virksomhedens printere, kopi- og multifunktionsmaskiner.

»Også danske virksomheder erkender, at dokumenter er en vigtig del af virksomhedens processer. Men kun de færreste har begreb om de faktiske omkostninger ved printere, multifunktionsmaskiner og dokumentsystemer. Og højst en tredjedel har nogensinde overvejet fordele og ulemper ved at lægge en strategi for dokumenthåndtering og styring,« siger Ole Buus.