Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. september 2005.
Den globale koncern Danisco anvender samarbejdssoftware som et strategisk værktøj, der giver besparelser på rejseomkostninger og gør vejen fra ide til aktion kortere.
Projektet kunne være en ny ingrediens til en chokolade-bar. Hos den globale koncern Danisco involverer det en forskergruppe, et sælgerteam og en kunde, der ofte befinder sig på hver sin side af jordkloden. Tidligere betød projekt chokolade-bar et væld af mails frem og tilbage mellem de involverede, et hav af telefonsamtaler og fysiske møder.
- Det har naturligvis resulteret i et omkostningstungt rejsebudget hos Danisco. Men samtidig har det også betydet, at der var langt fra det punkt, hvor en ide blev født - og til projektet blev gennemført, lyder det fra CIO, senior vice president hos Danisco IT,
Niels Molzen, der oplyser, at Danisco derfor valgte at indarbejde en ny kultur - der skulle gøre samarbejde på tværs af forskellige lande og tidszoner mere enkelt.
Derfor har Danisco valgt at etablere et virtuelt projektrum som en del af koncernens intranet. Projektrummet har gjort det muligt for medarbejderne at holde virtuelle møder, hvor deltagerne deler samme skærm og kan fremvise præsentationer, ligesom de kan publicere og dele dokumenter online. Projektrummet giver samtidig adgang til at booke telefonmøder samt et awareness-program, der gør det muligt at se, når kollegerne er online - og herunder chatte eller arbejde sammen på samme dokument.
- Når en sælger i Japan får behov for hjælp - kan han hurtigt få et svar. Skal han til et møde næste dag, kan spørgsmålet nå at cirkle verden rundt, inden han møder næste dag - og logger på projektrummet, hvor kollegerne så har opdateret dokumenterne, forklarer Niels Molzen, der tilføjer, at sælgeren også har mulighed for at anvende det virtuelle projektrum, når han sidder over for kunden, hvis der skulle opstå vanskelige spørgsmål. Så logger han blot på det virtuelle projektrum, det samme gør forskeren, der så kan gennemføre præsentationen over skærmen.
- På den måde kan sælgeren få de rigtige ting præciseret over for kunden - og reagere meget hurtigere på spørgsmål, end hvis den rigtige forsker først skulle på flyet til Japan. Og i sidste ende sparer det også mange penge, vurderer
Niels Molzen.
Det virtuelle projektrum blev for alvor taget i brug i Danisco-koncernen i april i år. P.t. bliver det anvendt af 4.000 medarbejdere, og i gennemsnit holdes 300 virtuelle møder om måneden. Det har krævet tid og uddannelse at få medarbejderne vænnet til at bruge det virtuelle projektrum, men
Niels Molzen er ikke i tvivl om, at resultatet er meget positivt. Han har svært ved at pege på ulemper ved den nye løsning.
- Skulle man endelig finde en ulempe, kunne det være, at man ikke ses så ofte, da de fysiske møder bliver færre, siger han og tilføjer, at Danisco derfor lægger vægt på, at medarbejderne altid starter med et fysisk kick-off-møde, inden de benytter det virtuelle projektrum.
- Det er meget svært at holde et elektronisk møde med nogle personer, man aldrig har mødt. Derfor er det vigtigt, at man mødes ansigt til ansigt, får nedbrudt barriererne og bliver enig om projektets mål, inden man holder online-møder. Værktøjet kan reducere mængden af fysiske møder og rejser rundt i verden, men de kan ikke erstattes, forklarer Niels Molzen.
Han pointerer, at Danisco har valgt de forholdsvis simple løsninger - og ikke taget alverdens herligheder inden for samarbejdssoftware til sig, som han beskriver det faktum, at Danisco har fravalgt brug af video og lyd i det virtuelle projektrum.
- Vi er stadig i en proces, hvor vi skal gøre erfaringer med værktøjerne. Kommer du forbi om et halvt år, har vi sikkert gjort en masse erfaringer - og ændret på dele af systemet. Og det kan da tænkes, at vi i fremtiden vil udvide projektrummet, så det også kan anvendes af vores kunder.
Billedtekst:
ansigt til ansigt Det er vigtigt at mødes ansigt til ansigt, inden man holder online-møder, mener Danisco IT's CIO, Niels Molzen.
Foto: Torben Klint
