Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 26. marts 2004.
Oprørske kommuner har sat KMD under pres i en påtrængende og penibel sag om reel integration mellem KMD's fagsystemer og tredjepartssystemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH).
Den kommunale treenighed af kernekunder, leverandør og ejer er ramlet sammen i et veritabelt rivegilde om digital forvaltning. Foreløbig er integrationssagen sendt til hjørnespark i KL, efter at over 30 af landets største kommuner havde råbt højt i en koordineret henvendelse til KMD.
KL, kommunernes forening og KMD's ejer, forsøger nu at finde frem til en løsning på den politisk følsomme sag og har bedt om et halvt års arbejdsro til det.
Helt grundlæggende er problemet, at KMD ikke har etableret reel tovejsintegration af metadata mellem sine fagsystemer og de ESDH-systemer - typisk leveret af konkurrenter - som skal udgøre rygraden i den digitale forvaltning i kommunerne. Integrationen går kun én vej - fra KMD-systemverdenen til tredjeparts-ESDH. Ikke den anden vej.
KMD melder gerne ud, at selskabet skam har etableret åbne snitflader til dets fagsystemer. Men det er en sandhed med modifikationer, siger man i kommunerne. For det betyder blot, at man med et tredjepartsprodukt kan hente data fra KMD-systemerne og vise dem eller bearbejde dem her. Det er derimod ikke muligt at indberette eller ændre data i et tredjepartssystem og via den åbne snitflade få den handling til at slå igennem i KMD-fagsystemet.
Ubehagelige konsekvenser
Skræller man det tekniske lag væk og kigger på konsekvenserne, tegner der sig et ubehageligt billede, hvor dobbeltarbejde og ineffektivitet træder i stedet for besparelser, i og med at kommunens medarbejdere skal taste ind i to (eller flere) systemer frem for bare ét - både det relevante fagsystem og det tværgående ESDH-system.
Derudover er det ikke muligt at yde elektronisk borgerservice, når der ikke kan laves en samlet sag i ESDH-systemet. Og det er rent faktisk her, en sag bør indledes, her modersagen bør ligge, og det er også her, en sag udstyres med et unikt sagsnummer, som muliggør effektiv sagsbehandling.
KMD forholder sig ikke til de konkrete arbejds- og sagsgange i kommunerne, lyder en ofte gentaget klage, som rammer ned i et tilsyneladende paradoks: At den kommunale kerneleverandør ikke forstår, hvad der foregår hos kunderne.
Begrebsforvirring
Lars Hougaard, projektleder for ESDH i Vejle Kommune, satte sammen med sin kollega i Odense gang i lavinen af henvendelser til KMD om reel integration. Han mener, situationen er strandet på definitioner af grundbegreber.
- Hvad er en sag? Hvad er et dokument? 20 forskellige medarbejdere vil have 20 forskellige forklaringer på, hvad en sag er, siger han.
Det nikker talrige andre kommunale medarbejdere genkendende til.
Eksempelvis noterer den overordnede ESDH-projektleder i Aalborg Kommune, Tonny Andreasen, at KMD har en helt anden opfattelse end kommunerne af, hvad sager er. De ser sager ud fra deres verden af fagsystemer - ikke ud fra en forvaltningsverden.
Samme melding kommer fra projektlederen på det såkaldte FESD-projekt for fællesoffentlig elektronisk sags- og dokumenthåndtering, Lars Frelle-Petersen.
- Mens KMD tænker forvaltning ud fra deres fagsystemer, er vores udgangspunkt workflow og proces. Fagsystemerne spiller en rolle, men omdrejningspunktet bør være sagsbehandlingen, og ESDH skal gå på tværs af forvaltningen og understøttes af fagsystemerne.
FESD-projektet er interessant, i og med at det skal udmunde i standarder, som ventes at kunne bidrage til at løse integrationsproblematikken.
KMD Sag
KMD's bud på et alternativ til tredjeparts-ESDH-systemer, KMD Sag, er under udvikling og testes hos fire kommuner. De kommunale klager udspringer af Fokusgruppen for KMD Sag - en af KMD nedsat gruppe, som Vejle og Odense er medlem af.
I deres opråb til 40 af de største danske kommuner skriver de blandt andet: I vort engagement i Fokusgruppen for KMD Sag har vi gentagne gange opfordret KMD til at følge tendenserne og anbefalingerne i markedet og særligt give mulighed for at etablere et ligeværdigt forhold mellem KMD's fagsystemer og ESDH-systemerne. Det er dog vores klare oplevelse, at KMD ikke følger denne strategi.
Kommunerne ser snarere en strategi, hvor KMD forsøger at realisere KMD Sag som en "fuldt integreret ESDH-løsning" og dermed positionere sig i konkurrencen med de øvrige leverandører. Det går imidlertid ud over kunderne, som ønsker reel tovejsintegration og mulighed for at forfølge en flerleverandør-strategi.
Både kommuner og KL hæfter sig ved, at KMD Sag - trods navnet - ikke har nogen indbygget sagsenhed.
Konkurrencen
Ude i kommunerne huserer det synspunkt, at KMD Sag er som et bolværk, KMD bruger til at beskytte sine egne fagsystemer. At levere den reelle tovejsintegration, kunderne ønsker, strider imod KMD's markedsinteresser. KMD's konkurrencehensyn har taget overhånd og går ud over kunderne, lyder kritikken. Den kommer også fra konkurrenter, som peger på det uholdbare i, at kommunerne efterlyser specifikke muligheder til brug af deres egne data, men at realisering af de muligheder er i modstrid med KMD's økonomiske interesser.
Budskabet fra KMD til kommunerne er flerstrenget. For det første oplyses det, at KMD Sag videreudvikles, og tillægsfunktionalitet, som blandt andet dækker elektronisk dokumenthåndtering og sagsstyring, vil dukke op i de kommende år.
Derudover vil KMD aktivt søge at afdække integrationsbehovet. Her sættes ind på tre områder, nemlig ved at:
• Søge indblik i - og om muligt deltage i - standardarbejdet under FESD, det fællesoffentlige projekt for elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
• Indgå i dialog med KL's integrationsgruppe for at afdække de brede integrationsbehov, herunder afklaring af administrative grundbegreber.
• Tage individuelle møder med de kunder, som har udtrykt ønsker om integration.
Billedtekst:
- Mens KMD tænker forvaltning ud fra deres fagsystemer, er vores udgangspunkt workflow og proces. Fagsystemerne spiller en rolle, men omdrejningspunktet bør være sagsbehandlingen, og ESDH skal gå på tværs af forvaltningen og understøttes af fagsystemerne, siger FESD-
projektleder Lars Frelle-Petersen. Foto: Hans Juhl
