Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 26. marts 2004.
it-fokus: To kvindelige kommunaldirektører i Ringsted
og Sorø kommuner har sat samarbejdet mellem de to
kommuner på skinner - frem for alt på it-området.
Ved årtusindskiftet fik nabokommunerne Ringsted og Sorø begge ny kommunaldirektør. Begge havde valgt noget så usædvanligt som en kvindelig topchef for den kommunale administration, og begge havde valgt en kommunaldirektør med it-fokus og -holdninger.
De tiltrådte samme dag, men kendte ikke hinanden på forhånd - Lene Torrild i Sorø og Tove Baisgaard i Ringsted. De fandt imidlertid hurtigt ud af, at de var på bølgelængde, og de forstod at udnytte det naturlige netværk på tværs af kommunegrænsen.
Samarbejdet har udmøntet sig i særdeles konkrete tiltag gennem de godt fire år, der er gået. Senest gælder det fælles it-drift, og derudover har de to kommuner blandt meget andet kørt et praktisk parløb som frontløbere i det fællesoffentlige projekt for elektronisk sags- og dokumenthåndtering, FESD. Nytteværdien har været betydelig, og samarbejdet er gået glat, samstemmer makkerparret og henviser til fælles kultur og fælles holdninger.
- I samarbejder gør personspørgsmål og kulturspørgsmål en forskel. Holdninger har stor betydning, siger Tove Baisgaard.
Lene Torrild supplerer:
- I it-ledelsen spiller det en stor rolle, at Tove og jeg tænker ens og har samme tilgang til tingene. Vi er heldige. Andre kolleger kunne opleve samarbejdet som svært, fordi der er for langt imellem dem.
Digital ledelse
Holdningerne er klare. De to vestsjællandske kommuner vil gerne være kendte for at arbejde effektivt med it og teknologi. Grundfilosofien indbefatter, at systemerne skal være enkle og standardiserede, og den inkluderer også åbenhed i forvaltningen. God elektronisk borgerservice ses som en krumtap og det at høste en effektiviseringsgevinst i forvaltningen ved at strømline arbejdsgangene som en nødvendighed. Derudover er kommunaldirektørerne enige om, hvor it-ledelsen skal udøves:
- Den skal ligge øverst i organisationen, fastslår Tove Baisgaard.
Hvad indførelsen af digital forvaltning angår, handler det - som det meste andet - mere om organisationsændringer end it, påpeger hun og understreger, at hvis det skal lykkes, skal det styres fra toppen.
- Der skal en topchef for bordenden, ellers sker der ikke noget som helst.
Tidligere var it for it-chefer og handlede mestendels om indkøb af udstyr. Nu handler det om at finde mere effektiv anvendelse for it - eksempelvis til borgerservice. Derudover skal kommunaldirektøren selv have fingeren på pulsen - og knappen - ved større investeringer. For der skal prioriteres, pengene går jo fra andre formål. Skal byrådet anmodes om flere penge, er det heller ikke noget, man beder it-chefen om at klare, er de to kommunaldirektører enige om:
- Det skal vi selv gøre!
Rent organisatorisk sidder it-chefen med i ledelsesgruppen med reference til kommunaldirektøren - og mulighed for at gå på tværs i samarbejder. De andre ledere skal også være aktivt it-bevidste.
- Hvis ikke fagcheferne har "it-øjne", bliver det ikke effektivt nok. It spiller en rolle på alle niveauer, siger Tove Baisgaard. Som eksempel nævner hun et stort system til hjemmeplejen, der er ved at blive implementeret, arbejdet på skoler med digitalisering af undervisning og kommunikation med forældre samt bibliotekernes it-arbejde.
Således efterstræber man it-fokus hos de øvrige ledere.
- "I skal starte", siger vi til fagcheferne. Jeg glæder mig for eksempel til at se, at cheferne bliver de første til at journalisere elektronisk, når vi får vores ESDH-system. Cheferne skal have ejerskab af de elektroniske processer på deres områder, understreger Lene Torrild.
Gode argumenter for at samarbejde specifikt om it har det ikke skortet på. Hvad digital forvaltning og ESDH-indkøb angår, havde begge for flere år siden udarbejdet en it-strategi, hvor de elementer indgik. Da det fællesoffentlige FESD-projekt kom frem, virkede det logisk også at samarbejde her, og de to kommuner søgte sammen om at deltage i FESD.
- Vi ved, at ESDH er en stor kerneopgave for en kommune og virkelig trækker tænder ud, så det ville være dumt ikke at bruge hinandens erfaringer. Vi gjorde en dyd ud af nødvendigheden med henblik på at sikre forløbet, siger Tove Baisgaard.
Kommunerne var nok to selvstændige organisationer, men for at få det bedst mulige ud af det for begge parter blev der lavet fælles styregruppe, og uddannelse og implementering af det system, der bliver valgt, vil der også blive samarbejdet om.
- På den måde får vi løftet kompetenceniveauet, påpeger Lene Torrild og fortsætter begejstret:
- Kors hvor bliver det godt! Alle de ressourcer, vi har sat i det, er givet godt ud.
Driftsamarbejde
Spørgsmålet om kommunesammenlægninger har længe spøgt i kulissen, og en mulig fusion af Sorø og Ringsted synes at ligge lige til venstre fod.
Ironisk nok betyder Strukturkommissionens arbejde, at Sorø og Ringsteds seneste it-samarbejde ikke er blevet så vidtgående, som de to kommunaldirektører kunne have tænkt sig.
- Vi ville gerne have lagt vores it-afdelinger sammen til én fælles it-afdeling, der kunne betjene begge kommuner. Men så længe vi ikke ved, hvad Strukturkommissionen når frem til, kan vi ikke gå så langt, siger Tove Baisgaard.
I stedet bad kommunaldirektørerne deres it-chefer - der i øvrigt også har tradition for at tale sammen om tingene - om at strikke en plan sammen, der kunne bruges i situationen. Det blev til en model for et driftsamarbejde med en foreløbig tidshorisont på to år. Og den faldt i særdeles god jord hos både kommunaldirektører og byråd. Fælles drift ventes at højne effektiviteten og hindre dobbeltarbejde på it-området.
- På driften skal vi være store for at kunne opretholde et fagligt miljø og en ordentlig kvalitet og for at undgå at være personsårbare, understreger Tove Baisgaard.
Flere års erfaringsudveksling er en del af baggrunden. En anden er, at hele it-platformen i kommunerne er skiftet ud inden for de seneste to år, og den it-arkitektur, der blev opbygget, blev gjort så ensartet som muligt - med respekt for kommunernes forskelligheder - for at gøre det lettere at drive. Således er installation og drift af styrestystemer og programmer på pc- og serverpark de samme.
Det praktiske arbejde med driften har Ringsted halvanden person og Sorø knap en person til.
Benchmark
En anbefaling om samarbejde fik Ringsted allerede serveret for cirka tre år siden i forbindelse med en benchmark-undersøgelse, som et konsulenthus var hyret til at udarbejde i forbindelse med det intensive arbejde med den kommunale it-strategi.
Her blev det blandt andet vurderet, om kommunen med fordel kunne outsource sin it. Diskussionen har også været oppe politisk. Men outsourcing blev ikke anbefalet.
- Når det kommer til stykket, hvad er der så at outsource? Langt størstedelen af "omsætningen" er bundet i faste systemer, vi er nødt til at købe for at drive forretningen - altså KMD's fagsystemer. De er knyttet så tæt op på organisationen, at der ikke er fordele ved at outsource. Rent praktisk ville et it-hus godt kunne løse outsourcing-opgaven, men det ville blive betydeligt dyrere end selv at gøre det. Til gengæld er der fordele ved at samarbejde, siger Tove Baisgaard.
Sorø og Ringsted har også erfaringer fra et skattesamarbejde, Skat Midtsjælland, sammen med nabokommunerne Fuglebjerg, Hashøj og Stenlille.
Hvad it-samarbejdet angår, kan det snildt udvides. I det øjeblik driftsenheden kommer til at fungere, kan det blive så stort, det er nødvendigt - for eksempel i en kommunesammenlægningssituation. Den model kan bruges, er man overbevist om i Sorø og Ringsted.
Dog vil effektiviseringskurven på et tidspunkt knække, anfører Lene Torrild. Hun henviser til et rundspørge til et panel af flere hundrede kommunaldirektører, som konkluderer, at kurven knækker ved en kommunestørrelse på cirka 50.000 borgere.
- De største kommuner er faktisk mindre effektive end flere mindre. Men vi kan bære væsentligt mere i vores samarbejde. Mætningspunktet er ikke nået endnu, siger hun.
Den svære start
Samarbejdet mellem Sorø og Ringsted har vundet indpas på mange forskellige områder og niveauer. Men det fungerer ikke overalt.
- Ude på fagområderne har vi ikke været gode til at samarbejde om it, erkender de to kommunaldirektører i enighed.
Årsagen er, at udgangspunktet har været meget forskelligt. Eksempelvis har kommunerne ikke de samme systemer i hjemmeplejen. Man er begyndt hver sit sted i modsætning til eksempelvis på ESDH-området, hvor man har samarbejdet fra starten.
- Vi er blevet klogere. Man skal tidligt på banen - hele planlægningsfasen skal være fælles, hvis samarbejdet skal fungere og være effektivt. Og vi havde ikke noget samarbejde, da de faglige systemer som hjemmeplejens blev planlagt. Men i det omfang, vi planlægger nye systemer nu, taler vi sammen, siger Lene Torrild og Tove Baisgaard.
En indkøbsaftale har de også lavet, så større indkøb kan gøres i fællesskab.
- I it-ledelsen spiller det en stor rolle, at Tove og jeg tænker ens og har samme tilgang til tingene. Vi er heldige. Andre kolleger kunne opleve samarbejdet som svært, fordi der er for langt imellem dem, siger Lene Torrild, kommunaldirektør i Sorø. Foto: Torben Klint
- Vi ved, at ESDH er en stor kerneopgave for en kommune og virkelig trækker tænder ud, så det ville være dumt ikke at bruge hinandens erfaringer. Vi gjorde en dyd ud af nødvendigheden med henblik på at sikre forløbet, siger Tove Baisgaard, kommunaldirektør i Ringsted. Foto: Torben Klint
