Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 15. maj 2003.
Installationsvirksomheden Bravida Danmark har været ved at drukne i papir. Det er ændret med et simpelt system til dokumenthåndtering.
Styr på papirkaos
Hos landets største installationsvirksomhed, Bravida (det tidligere Semco Danmark) var 54 fulde flyttekasser indtil for nylig det synlige bevis på, at virksomheden ikke kunne holde trit med arkiveringen af papirer.
Bravida deltager hele tiden i et væld af byggeprojekter, og bogholderiet var ved fuldstændig at drukne i bilag.Hver eneste dag ankommer omkring 1.900 kontrolsedler, rekvisitioner og fakturaer. Det bliver til over 380.000 bilag om året, fra blandt andet leverandører. Alle bilag skal have indgangsstempel og sendes med intern post over hele landet til de rigtige projektledere, der skal godkende og returnere dem, før de kan arkiveres endeligt.Mange bilag skal desuden findes frem igen, når der skal laves projektregnskaber og budgetkontrol. Til sidst var flere personer stort set fuldtidsbeskæftiget med at registrere, distribuere, arkivere og lokalisere både nye og gamle bilag. Hele proceduren var endt som en regulær flaskehals.
Danskudviklet system
- Vi besluttede os så for at indføre et dokumentstyrings-system. Det skulle overholde vores sædvanlige kriterier for nye it-systemer: De skal bygge på standarder, være lette at implementere kombineret med at der skal stå en leverandør bag, vi stoler på, forklarer it-chef Bo Bennetsen, Bravida.
Valget er faldet på systemet CanoQuickFind, der er udviklet af Canons danske udviklingsafdeling. Bo Bennetsen betegner systemet som en forholdsvis lavteknologisk, men effektiv løsning:
- Vi gik ikke efter et decideret fakturagodkendelses-system, men valgte i stedet lidt længere nede på hylderne. Vi er inde i en fusionsperiode og tidsfaktoren for eksempel for implementering og uddannelse er vigtig for os, siger Bo Bennetsen.
Han føjer til, at nogle af fordelene ved systemet er, at det kan håndtere en stor mængde af dokumenter, hurtigt og med en god sikkerhed.
Elektronisk arkiv
Systemet virker i bund og grund som et elektronisk dokumentarkiv med en søgefunktion. Alle dokumenter scannes ind i systemet og søgninger sker ganske enkelt ved at indtaste for eksempel fakturanummer.
Brugergrænsefladen er web-baseret. Det betyder, at det kun har været nødvendigt at investere i nyt udstyr på hovedkontoret, fordi alle medarbejdere kan anvende systemet med en almindelig webbrowser fra deres pc.
Systemet har betydet en drastisk reduktion af både arbejdsmængde og tidsspilde i forbindelse med den manuelle håndtering af dokumenter hos Bravida.
Hurtig lokalisering af bilag
- Det gælder først og fremmest lokalisering af gamle bilag. Alle kan nu finde et vilkårligt bilag på under 30 sekunder, uanset hvor i landet, de er placeret. Samtidig har vi fået en mere sikker registrering, og vi har fået frigjort en masse tid og ressourcer hos medarbejderne til mere udfordrende opgaver, siger Bo Bennetsen.
Han tilføjer, at kvaliteten i distribuerede dokumenter også er bedre end i de faxer, der hidtil er blevet anvendt.
Betalt sig selv tilbage
Ifølge Bo Bennetsen har systemet tjent sig selv ind i løbet af mellem et halvt år og ni måneder. Han peger desuden på mere skjulte gevinster som lavere fejlprocent, øget medarbejdertilfredshed, eliminering af kedelige arbejdsopgaver og mere præcis styring af projektomkostninger.
Billedtekst:
Bo Bennetsen, Bravida: - Vores dokumenthåndterings-løsning kunne være meget mere forkromet, men vi har faktisk fået åbenlyse økonomiske fordele ved at vælge en lavteknologisk tilgang.
Foto: Torben Klint
