Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 1. november 2002.
Siemens Business Services har opbygget en informationsportal til sine medarbejdere. Det betyder rette information til tiden.
Adgang til data
Outsourcing- og driftdivisionen (ORS) hos Siemens Business Services A/S (SBS) i Taastrup er vokset fra fem til 104 medarbejdere på blot seks år.
Det har betydet helt nye krav til virksomhedens informationssystemer.
Virksomheden lever af at drive og overvåge distribuerede IT-installationer for andre virksomheder med fokus på systemer fra Microsoft og SAP. Desuden har SBS konsulenttjenester.
- Vi skal holde styr på både information til medarbejderne, at forskellige medarbejdere skal kunne udføre samme job med samme information til rådighed og ikke mindst mellem 30.000 og 40.000 dokumenter. Det ville være umuligt uden vores informationsportal og resultere i det rene informationsanarki.
Det fastslår Tom Krühlmann, der er ansvarlig for udvikling af nye tjenester hos SBS. Han tilføjer:
- Nu har vi fået Èn adgang til alle data for alle, men samtidig en adgang, der er skræddersyet til den enkelte.
Rigtig og præcis information
Målet med informationsportalen har været at skabe sikkerhed for, at den enkelte medarbejder får både rigtig og præcis information til tiden.
Systemet rummer blandt andet information om serviceaftaler, processer og procedurer, markedsnyheder og integration til helpdesk-funktioner.
Det betyder at alle medarbejdere med det samme bliver gjort opmærksom på kritiske hændelser hos kunderne og at der altid er adgang til realtidsinformation over aktuelle sager hos en kunde. Desuden rummer helpdesk-systemet en lang række rapporterings- og statistik-informationer.
Det meningen at integrere en række af SBS' primære værktøjer i portalen i år. Det gælder blandt system management CRM-systemer og Business Intelligence-systemer. Informationerne præsenteres ensartet i portalen, så brugeren ikke nødvendivis ved, hvilket system de kommer fra
Et nyhedsmodul sikrer at den enkelte bruger kan sende og modtage relevant information og samtidig være fri for at blive dynget til med irrelevant information.
Brugerne kan selv definere deres brugerprofiler i systemet. Det har både været en stor succes og givet anledning til problemer, fordi den enkelte bruger i realiteten udstyres med en værktøjskasse, der er en tom skal, som de kan tilpasse til deres behov.
- Det har krævet mere uddannelse, end vi havde regnet med på forhånd. Det skyldes blandt andet, at vi har erfaret, at portalbegrebet er svært at forstå for mange, forklarer Tom Krühlmann.
Han tilføjer, at det er blevet bekræftet undervejs i projektet, at det ikke har været et teknologiprojekt men derimod et proces-projekt, hvor 90 procent har handlet om at vænne folk til at præsentere information, som er logisk struktureret.
Fjernadgang
Hver bruger er så at sige sin egen webmaster og er sammen med en eller flere kolleger ansvarlig for den information, han lægger ind i systemet.
- En af de helt store fordele ved at indføre informationsportalen har været, at det er blevet klart, hvilke afdelinger der er ansvarlige for bestemt information.
En anden stor fordel er, at medarbejdere, der arbejder ude hos SBS' kunder kan få adgang til informationerne i portalen via en VPN-opkobling til internet.
Før i tiden måtte medarbejderne nøjes med at medbringe kopier af den information, de havde brug for, på pc'er.
- Med informationsportalen slipper vi for at have mere eller mindre uofficielle kopier af forskellig information spredt rundt, forklarer Tom Krühlmann.
Systemet er opbygget omkring CleverPath portalsoftware samt CleverPath ECM, der er et system til styring af indhold (Content Management) fra Computer Associates.
- Vi startede med at anskaffe portalsystemet, men vurderede at Content Management-funktionerne ikke var tilstrækkelige, så derfor udvidede vi med det dedikerede Content Management-system fra CA. Vi ønskede at have Èn leverandør, så vi ikke skulle ud i at integrere systemer fra forskellige leverandører, siger Tom Krühlmann.
Billedtekst:
Portalprojektet hos Siemens Business Services (SBS) krævede mere uddannelse, end virksomheden havde regnet med på forhånd. - Det skyldes blandt andet, at portalbegrebet er svært at forstå for mange, forklarer Tom Krühlmann, SBS. Foto: Torben Klint
