Drop alle tanker om at indkalde en hær af designere til at udarbejde et tjekket webdesign med gennemsigtige billeder og kunstfærdige drop-down menuer ? især hvis du skal bruge det til dit intranet. Det er din virksomheds livsvigtige kredsløb for viden og informationer, så det skal først og fremmest være overskueligt og brugbart.
Intranettet skal designes ud fra et mål om at være simpelt og standardiseret, så alle medarbejdere uden 110 siders manual kan forstå, hvordan det skal bruges, så snart de logger sig ind.
Det råd giver den danske ekspert i webdesign og usability, Jakob Nielsen, i en undersøgelse af intranet, ?10 Best Intranet Designs of 2001?, som hans firma Nielsen Normann Group har foretaget.
Jakob Nielsen peger i rapporten på, at brugen af intranet i gennemsnit blev øget med 98 procent i de 50 undersøgte virksomheder, hvis intranet var blevet redesignet. Den økonomiske gevinst er for svær at anslå, noterer han.
- Men hvis hver salgsassistent sparer få minutter hver gang, han taster data ind i systemet, så taler vi om besparelser i millionklassen, skriver Jakob Nielsen. Derudover mener han, at virksomhedens beslutninger på alle niveauer bliver bedre, når adgangen til information og viden er nem og overskuelig.
Brug ressourcer og spørg de ansatte
Sammen med to analytikere har han analyseret intranet-designet og selve arbejdsprocessen i virksomhederne og organisationerne for at finde ud af, hvad der kendetegner et godt intranet.
Rapporten bemærker indledningsvis, at problemet ved mange intranet kommer af, at der ikke er blevet ofret særlig mange ressourcer på det ? og derfor bliver det heller ikke brugt. Sådan var det i starten af 90?erne, og det er stadig tilfældet, vurderer forfatterne bag rapporten.
Imidlertid forventer Jakob Nielsen og analytikerne, at virksomhederne i 2002 vil begynde at tage deres intranet mere alvorligt og forbedre intranettenes brugbarhed for at øge de ansattes effektivitet.
Udover at sætte penge og mandskabsressourcer af til det, skal virksomhederne huske at forberede sig ordentligt. Det vil ifølge Jacob Nielsen sige, at fokus i udviklingsprocessen hele tiden skal være på medarbejdernes synsvinkel. Hvad har de brug for, og hvordan har de brug for det i deres daglige arbejde.
Intranettets design skal indrettes efter disse behov og ikke ud fra webdesignerens formodninger, hvilket oftest ender i en glittet brugergrænseflade som udover den æstetiske skønhed ikke er synderlig brugbar.
Rapporten fortæller således om en igangværende redesign-proces på det svenske Luleå Tekniske Universitet. Her blev en flot, smart onlinekalender ændret i sidste øjeblik, fordi medarbejderne og de studerende overbeviste designeren om, at den var for besværlig at anvende.
Andre eksempler på inddragelse af de ansatte er at spørge de medarbejdere, som arbejder i mindre afdelinger langt fra hovedkvarteret. De har oftest andre krav til intranettet end dem, der arbejder i hovedkvarteret.
Kan gøres billigt
Jakob Nielsen er ikke blind for, at mange virksomheder vil mene, at det lyder som en dyr proces at spørge medarbejderne, fordi det også drejer sig om at gennemføre analyser af den måde, som de arbejder på ? og inddrager intranettet på.
Det er imidlertid en falsk forestilling, understreger usability-eksperten og henviser til, at ti minutters brugertest per medarbejder i flere tilfælde har vist sig at indholde en guldgrube af informationer.
- Den gode nyhed i det her er, at det kan gøres billigt, skriver han og de to medforfattere.
Han fremhæver simplicitet og standardisering som de vigtigste pejlemærker at holde sig for øje i designprocessen sammen med villigheden til ændre på funktioner, såfremt de fører på vildveje. Intranetten skal nemlig kunne bruges af ansatte uden de store tekniske færdigheder.
Det er især vigtigt, når idéen med intranettet er, at den ansatte deler sin viden med de øvrige medarbejdere. Så skal det være nemt at skrive informationer ned og få dem ud på intranettet. Jakob Nielsen anbefaler i den forbindelse, at virksomheden investerer i et content management system.
Rapporten gennemgår hver enkelt af de 10 virksomheder og institutioner på listen med beskrivelser af arbejdsprocessen og begrundelser for, hvorfor deres intranet hører til de bedste. Der er også udpeget en vinder ? og det er det canadiske webbureau Silverorange.com.
Det vinder, fordi designet er simpelt, skriften nem at læse og brugeren forstår umiddelbart, hvordan han kan tilføje information. Søgefunktionen er god, og overskueligheden på sitet er i top.
Med sådanne rosende ord forstår man godt, at Silverorange selv gør opmærksom på de pæne karakterer fra Jakob Nielsen og NielsenNormann Group.
Relevante links:
Besøg Silverorange.com?s intranet
Læs Jakob Nielsens egen note om rapporten
Her følger listen over de ti virksomheder og institutioner, som NielsenNormann Group mener, er de bedste eksempler på intranet - ud af i alt 50 analyserede intranet.
Nr. 1:
silverorange
Uprioriteret rækkefølge:
Andersen: Business Radar 3.0
BC Hydro: HydroWeb
Cisco Systems: I-deal (tristream)
Fidelity Investments Canada
Interactive Applications Group: Community [apps]
Luleå University of Technology, Sweden
Pearson Technology Centre
Science Applications International Corporation (SAIC): ISSAIC
United States Department of Transportation: DOTnet
