Kan du garantere for, at alle filerne på din computer virkelig er nogle, du skal bruge igen? Hvor mange af dine ting på kontoret ville du for alvor mangle, hvis alt forsvandt ved en brand?
Sådanne spørgsmål kan det være aldeles sundt at stille sig selv. I hvert fald hvis man spørger Hanne Ingerslev, der har gjort det til sit job at rådgive i fænomenet rod på arbejdspladser og i private hjem.
- Rodet forhindrer os i at leve det liv, vi gerne ville - også på arbejdet. Vi mister overblikket og bliver stressede. Vi laver overspringshandlinger, når vi ved, vi burde rydde op. Rod på jobbet er den store tidrøver, fordi der går alt for meget tid med at lede efter ting, man ikke aner, hvor er, siger Hanne Ingerslev, der med et skævt smil kalder sig rodgivningskonsulent.
Klap lige hesten, vil nogen måske tænke. At hyre en konsulent til at få has på rodet og til at få lagt en ny og disciplineret stil for dagen, det er da overdrevet. Måske.
Væltes omkuld
Herhjemme tyer danskere især til råd udefra i form af håndbøger (se links nederst i artiklen) oversat fra amerikansk. Men Hanne Ingerslev har også oplevet en sneboldseffekt de sidste tre-fire år til foredrag, kurser og rådgivning i rodhåndtering og -eliminering. Hun gætter på, at det skyldes den kraftige overflod af ord og ting.
- Der vælter flere og flere informationer ind over os. Gennemsnitligt modtager en medarbejder 178 beskeder og dokumenter hver eneste dag på jobbet. Med computeren har vi fået et ekstra og ganske stort skrivebord at fylde ting på. Det bliver alt for overvældende. Så prøver nogle at gøre hverdagen mere enkel, overskuelig med plads til det vigtige, siger Hanne Ingerslev.
Hun mener, at man kan sætte lighedstegn mellem skrivebordet og indersiden af ens hoved. Begge dele bør være ryddet, når man går i gang med en næste opgave.
De gode intentioners bunker
Rod opstår let af urealistiske forventninger til én selv og manglende beslutsomhed. Man gemmer lige en spændende rapport, man har downloadet, på computerens skrivebord. For så at blive mindet om at kigge nærmere på den senere, tænker man. Det samme sker med en række andre filer. Pludselig er dagen gået. Næste morgen er der noget andet på dagsordenen, og man ignorerer, hvad der ligger på skrivebordet.
I et snedigt selvbedrag plastrer man efterhånden computer-skrivebordet til med filer i en syndig forvirring. Bunkerne på bordet vokser parallelt. Det er de gode intentioners bunker. Med tiden kan de let blive til den dårlige samvittigheds monumenter, fordi de altid ligger der foran én og råber på at blive taget stilling til og gjort noget ved.
Man behøver dog ikke fortvivle helt, hvis der på skrivebordet altid er lettere kaotisk. For ifølge Hanne Ingerslev er rodehoveder tit også de mest kreative med mange brikker at flytte rundt med i den højre hjernehalvdel. De er opfindsomme, spontane og leverer tit gode idéer.
Derfor vil det være en dårlig strategi som arbejdsgiver kun at ansætte sirlige ordensmennesker i effektivitetens hellige navn.
- Virksomhederne har brug for både rodehoveder og mennesker med stor ordenssans. Man ser tit, at ordensmenneskerne bliver irriterede over rodehovederne, siger Hanne Ingerslev.
Hun anbefaler, at rodehovederne gøre sig umage med at holde orden i de fælles ting på kontoret. Omvendt må de sirlige prøve at ignorere rodehovedernes skrivebord.
Hvis du er i tvivl, så giv slip
Hvis man har taget sig sammen til virkelig at få skovlen under bunkerne og dokumentvirvaret på jobbet, lander man let i besværlige overvejelser om, hvad man kunne tænkes at få brug for igen en dag. Tanken om den potentielle ærgrelse, får ofte én til at beholde for meget.
Her lyder Hanne Ingerslevs råd: Hvis du er i tvivl, så giv slip på det. Sandsynligheden for, at du vil savne det, er minimal.
Hvis kontoret eller computerens indre er et uoverskueligt rod, er det en dødsdømt idé at tage en fridag og kaste sig frådende over det for at få det overstået. For oprydning bør ikke forceres.
- Oprydning kræver pauser. Man bliver psykisk træt af hele tiden at skulle overveje, om det skal arkiveres, hvorhenne i så fald eller ud. Derfor er det bedst at begynde småt, for eksempel med en enkelt dokumentmappe om dagen, siger Hanne Ingerslev.
Når man så engang er kommet til bunds i rodet, forebygges fremtidigt rod bedst ved, at man dagligt eller ugentligt øjer sine ting igennem og får smidt ud.
Rodgivningskonsulenten anbefaler, at man på computeren opbygger et virtuelt hængemappeskab inddelt efter emner, man arbejder med i jobbet. Her skal alt lægges i - uanset om det er mails, dokumenter, billeder eller andre slags filer.
Hanne Ingerslev understreger, at der ingen grund er til at gå over gevind med ordenen.
- Kineserne har et ordsprog, der siger: Hvis du ejer mere end tre ting, ejer tingene dig. Men det er jo sat på spidsen. Der er grænser for, hvor perfekt og minimalistisk man skal indrette sig. Hellere et nusset paradis end et rent helvede, kan man sige.
Har du et tip til, hvordan man holder styr på kontoret og computerens elektroniske reoler, bunker og mapper? Så send en mail til m.grouleff@idg.dk. De gode tips bringes her.
Relevante links:
Tips til at skabe enkelhed på computeren
Julie Morgenstern - forfatter til en række bøger om at få orden på sine ting og sin planlægning
En filosoferende artikel om rodehoveder
Artikel i Fastcompany.com om Julie Morgensterns principper
Free Yourself From Clutter Visitor?s Center - et websted af og om Michelle Passoff, som har skrevet bogen "Lighten Up! Free Yourself From Clutter".
Karen Kingston - forfatter til bøger om at holde orden i hjemmet
The Journey from Clutter Group - et britisk websted med tips, råd og links til oprydning og orden.
Clutter's Last Stand: It's Time to De-Junk Your Life - en af de første bøger om "udmugning".
Ordnung muss sein. Vennerne kalder ham tyskeren. Han er en vaskeægte kontor-kontrolfreak. Alt er sirligt sorteret og intet overflødigt fylder på hverken skrivebordet eller i computeren. Når man spørger ham om et regnskabstal eller et telefonnummer, er han der fluks med et svar.
Johan Christensen er navnet. Han arbejder som journalist på IDGs magasin IT-Branchen. Dermed er han en af mine kolleger. Den slags, som man enten synes virker lige lovlig frelst med al den systematik, konsekvens og datadisciplin eller misundelsesværdig tjekket med sit stærke overblik.
Johan Christensens ordenssans betyder, at han altid er færdig til at gå hjem til almindelig fyraftenstid. Mailprogrammets indbakke er tømt, skrivebordet er ryddet, og dagens data er alle arkiveret eller kasseret. De løbende deadlines i det til tider stressede journalistfag når han også hver gang.
Men sådan har det ikke altid været. Engang var han et frygteligt rodehoved både privat og professionelt. Pludselig en dag fik han nok. Han konkluderede, at rodet fik ham til at stå i stampe.
- En af grundene til at rode, tror jeg, kan være at slippe for ansvaret. På et tidspunkt besluttede jeg, at jeg aldrig ville komme videre på det personlige og professionelle plan, hvis jeg ikke selv tog mit ansvar seriøst. Jeg kan ikke tage ansvar for mit arbejde, hvis mit skrivebord flyder, eller jeg ikke kan finde en bestemt e-mail korrespondence fra en gammel kilde. Har man rod på sit skrivebord eller på sin pc, kan man undskylde sig med, at "det har sgu været her", eller "jeg synes lige, jeg så det i sidste uge", forklarer han.
Siden dette vendepunkt har Johan Christensen sat skik på og system i alting i sin hverdag - i hjemmet sammen med familien og især på arbejdet.
Ingen løse ender
På computerbordet står kun en kaffekop udover maskineriet. På skrivebordet ligger fire plastiklommer pænt på stribe og repræsenterer de kommende fire artikler, Johan Christensen skal skrive.
Et kig på hans computerskærm afslører tydeligt ordensmennesket. På skrivebordet ligger ingen løse filer eller andet bitfnuller. Alle filerne ligger i et matrix-lignende hierarki sorteret med bibliotekar-beslutsomhed. 303 mapper og 1331 filer.
Overblikket findes i et excel-ark, hvorfra man via links har adgang til alle relevante dokumenter, mails og andet. Hver morgen tager han backup af alle oplysningerne.
Til det fysiske arkiv uden for computeren har Johan Christensen et hængemappe-arkivskab, hvori systematikken og alfabetiseringen svarer til den på computeren.
Han er dybt afhængig af arkiverne i sit arbejde.
- Jeg arbejder jo i et vidensfag, hvor man ikke er mere, end man ved. Og jeg kan jo ikke huske alt.
Fast cyklus
Månederne i Johan Christensens arbejdsliv kører efter en fast cyklus, hvor han har sine absolut faste rutiner, som han aldrig springer over.
For eksempel holder han mængden at mails i indbakken nede således:
- Jeg tjekker løbende min indbakke dagen igennem og håndterer dem straks. Du kan lige så godt tage ansvar nu og træffe en beslutning, som du kan gøre det om et kvarter.
Alt det oprydningsarbejde - kan det ikke i sig selv æde megen tid?
Jeg synes ikke, det betyder noget, om der går meget tid med at rydde op. Hvis det betyder, at man får gået sine gamle mails igennem og opdager, at her ligger en god historie, der nærmest skriver sig selv, er det jo godt. Det vigtigste er, at man reelt bliver mere effektiv, end man ellers ville være. På bundlinien vinder jeg tid ved at bruge tid på systematik og arkivering.
Ikke bruge tid på det ligegyldige
Men alligevel, hvad skal motivere én til at rydde så sirligt op på computeren - der skal jo særdeles mange dokumenter, data og filer til, før harddisken piber om pladsmangel?
Man skal selvfølgelig rydde op for at finde den fil, der kan bruges til noget og slippe af med alt det ligegyldige. Sådan en oprydningsprocess kan tvinge en til at tage stilling til sine arbejdsopgaver og få fulgt op på det, der skal følges op på. Dermed bliver man bedre til at udføre sit job. Det frigører faktisk en masse energi hos mig.
Hvor meget af din arbejdstid går med at rydde op, sortere, arkivere - altså holde orden?
Jeg har en fast rutine for, hvordan jeg holder orden. Hver aften rydder jeg skrivebordet, så der kun ligger opgaver, der skal løses de efterfølgende dage. Og når vi har udgivet en avis, bruger jeg en halv dag på at skrive opfølgende idéer i min idéliste, skrive kilderne i mit elektroniske kildearkiv, putte noter i mit fysiske arkivskab og sikre, at alle informationerne er koblet sammen, så jeg kan få adgang til det hele gennem et enkelt dokument.
Kan det være en pestilens for rodehoveder, at man er et ordensmenneske?
Ja, helt klart. Det er lidt "dem og os". Det er ligesom, når en ikke-ryger går frisk forbi rygerkantinen. Det får typisk rygerne til at påstå, at det er meget mere hyggeligt i rygerkantinen. Sådan er det også med rodehoveder og os andre. Jeg oplever også tit kolleger, der ønsker en mere struktureret tilgang til deres computer og andre arbejdsprocesser. Men det er de færreste, der reelt formår at gøre noget ved det. Igen lidt som med rygerne, der gerne vil holde, men begynder igen.
