Af Redaktionen, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Microsofts programpakke Office er stadig altdominerende. Mere end en milliard mennesker bruger den. Derfor var der her i efteråret stor interesse for lanceringen af den nye inkarnation, Office 2016, og Microsoft havde da også selv valgt at markere nyheden med verdensomspændende pressearrangementer og en passende mængde ståhej.
Det første møde med nyheden var imidlertid ingen større overraskelse, for der var ikke flere innovationer end forudsagt. På den måde kunne man hurtigt afskrive Office 2016 som årets største luftnummer. Men i virkeligheden er programpakkens nyeste version nærmest lige det modsatte, for nogle af de mere subtile ændringer i den afslører, at Office-pakken skal til at finde en helt ny rolle i vores arbejdsliv.
Microsofts topchef Sarya Nadella har sagt, at Office-pakken skal ”genopfinde produktivitets- og forretningsprocesser i en verden, hvor mobiliteten og skyen kommer først”. For at understøtte denne program-erklæring har Microsoft nu blandt andet gjort det muligt, at flere personer i en arbejdsgruppe skriver, ændrer design eller redigerer i det samme Word-dokument (kun dette program), således at man løbende kan se, hvad en anden person i gruppen foretager sig.
Den funktion har konkurrenten, det onlinebaserede Google Docs, haft i mange år. Men Microsofts produkter har altid ligget lidt bagefter de nyeste behov, og i forvejen er Office-pakken jo rigeligt kompleks. Men den nye funktionalitet viser, at ikke kun Windows er ved at tilpasse sig en forandret, mobil verden, hvor vi brugere vil få adgang til alt når som helst og hvor som helst. Med Windows 8 tog Microsoft det første spring ind i den nye tid. Nu er også Office-pakken med på beatet.
Præsentationsprogrammet PowerPoint er et af grundprogrammerne i Office-pakken og indgår i de fleste udgaver.
Fornyelse eller nødhjælp
Eller er det bare kunstigt ånde-dræt? Man kan jo spørge sig, om en dinosaur som denne programsamling – i alle dens versioner – har nogen berettigelse i en verden af hurtige apps og fikse skytjenester. Svaret blæser endnu noget i vinden. For nok er Microsoft Office mindre vigtig end tidligere. Mange af de ting, vi arbejder med af pligt og leger med for sjov, udfører vi på mobile platforme. Alligevel kan programpakken ikke undværes, fordi den stadig er den bedste løsning til komplekse arbejdsopgaver på jobbet og derhjemme.
Kunstigt åndedræt eller rettidig fornyelse: Office 2016 er under alle omstændigheder det stærkeste medlem af en efterhånden ret gammel slægt. Hvor Office 2013 fokuserede på touchskærme og lagring i skyen, handler det i 2016 om at få adgang til Office-dokumenter uanset, hvor du befinder dig, og hvilken platform du benytter.
Word: Det er nemt at gemme tekster i OneDrive i mapper, som kan deles med en arbejdsgruppe, venner eller familie.Office 2016 fås til pc og Mac i en række enkeltstående versioner, som du køber til ”evigt eje”, eller du kan få adgang til dens herligheder ved at tegne et abonnement på den. Sidstnævnte versioner har tilføjelsen 365, og det er udgaven Microsoft Office 365 Business, vi her tester på en Windows 10-pc. Udgaven rummer programmerne Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Publisher og OneNote. Nogle versioner af pakken har flere funktioner og nogle færre, men de enkelte programmer fungerer stort set ens uanset, hvilken sammenhæng de indgår i.
Det er værd at dvæle lidt ved 365-versionerne af Office-pakken. Det er ikke brandnyt, at du kan abonnere på softwaren. Det har du også kunnet med Office 2013. Men måske er en opgradering til Office 2016 anledningen til at gå væk fra produktudgaven. For med 365-løsningen får du løbende opgraderet Office-pakken, næste gang der sker ændringer. Ligesom med Windows vil vi næppe i fremtiden se nye, store produktlanceringer af Office-pakken, snarere en løbende justering. Egentlig er Office 2016 allerede udtryk for det, for mest af alt er nyheden blot en lille opgradering af Office 2013.
Ulempen ved abonnementet er mest af praktisk art: Hvis du ikke husker at framelde, vil abonnementet blive opgraderet automatisk, indtil du skifter kreditkortnummer. Og det scenarie giver en anden udfordring: Hvis du ikke husker at give Microsoft dit nye kreditkortnummer, kan Office pludselig en dag holde op med at virke.
Ubesværet installation
Vi installerede Office 2016 på en maskine med Office 2013, og det gik helt ubesværet. Alle de oprindelige indstillinger blev stort set bevaret – ikke mindst alle konti og mails i Outlook. Der var de sædvanlige problemer med Normal-skriften i Word. Her ændrede den sig fra Arial til Calibri, men det er et mindre problem, som man nemt retter.
Sway: Samtidig med Office 2016 har Microsoft lanceret det onlinebaserede Sway, hvor du kan skabe flotte nyhedsbreve, præsentationer, rapporter osv.Bemærk, at hvis du installerer en Office 365-løsning, fjernes den tidligere Office-version. Du kan altså ikke længere have flere udgaver af Office liggende.
Det designmæssige indtryk er ret uændret. En flot blå farve tonede frem over båndet, men ellers var fanerne og funktionerne umiddelbart de samme efter installationen. Faneskrifterne var nu med små bogstaver og lidt mindre end før, og der var gjort plads til en ny funktion over båndet, nemlig ”Fortæl mig, hvad du vil gøre …”.
Her kan man stille fritekstspørgsmål, hvis der er noget man ikke kan finde ud af i programpakken – en funktion der tidligere befandt sig bag et spørgsmålstegn i menuen (i helt gamle dage var det en levende clips!). Umiddelbart fungerer den stadig ligeså godt eller dårligt som før, men har altså en mere fremtrædende placering, hvilket er et plus. Man kan også lave søgninger fra programmet direkte i Microsofts søgemaskine Bing, men en Google-søgning i din browser er næsten ligeså hurtig og giver et mere fyldigt svar.
PowerPoint: Som noget nyt i dette program og de fleste andre Office-applikationer kan du fritekstsøge i et tekstfelt over Båndet.
Flest nyheder i Outlook
En generel – positiv – ændring er også, at du nu kan gå tilbage i historikken for dokumenter og vælge en tidligere version, hvis der er en sådan. Det er især en fordel, hvis flere personer arbejder sammen på dokumenter i OneDrive, og nogen har skabt kludder i indholdet.
Word byder ikke på mange ændringer, og det gør Excel heller ikke (en række nye grafikker).
Men i Outlook er der sket ting og sager. Hvis programmet (eller appen, som Microsoft kalder programmer i dag), er knyttet til en Exchange-server, kan du oprette arbejdsgrupper, og du kan sortere uønsket mail væk ved hjælp af funktionen ”Rod”. Uden Exchange går det ikke.
Outlook: Når du skal vedhæfte en fil, viser mailprogrammet en liste over de senest anvendte dokumenter. Ganske praktisk!Outlook er stadig en applikation, man ikke får fuldt så meget ud af uden for Exchange-miljøet. Men nogle gode ting er der også sket for brugere, der bruger den som en rent pc-baseret applikation. Smart er det, at du nu ser en liste over de senest anvendte dokumenter, når du ønsker at vedhæfte et dokument eller en anden fil. Det er jo mere reglen end undtagelsen, at det er et nyligt dokument, der skal vedhæftes, og så er det jo hurtigt lige at vælge det fra listen (hvis man ellers kan huske, hvad dokumentet hedder). Listen giver også – helt nede i bunden – mulighed for at vælge et ikke anført dokument fra et sted på din computer eller i skyen (OneDrive).
Skal – skal ikke
Berettiger disse små nyheder – trods det at flere af dem tegner et kursskifte for Office-pakken – til at du dropper din hidtidige version af programpakken og vælger Office 2016? Det kan man dårligt argumentere for. Man kan til gengæld sige, at det kunne være en anledning til at skifte fra et singleprodukt til abonnementsordningen 365.
Word: Hvis et Word-dokument har været ændret – og du fortryder ændringen – kan du redde det ved at gendanne en tidligere version.Trods de forbehold, der er nævnt tidligere, må det her være den rigtige beslutning at vælge en produktform, der automatisk opdateres til noget nyere og bedre.
Prisen for den testede 365-version af Business-pakken ligger på 944 kroner om året. En stand alone-version koster 2099 kroner (uden Publisher).
Hvis du sætter pris på de nye samarbejdsfunktioner og alligevel skifter softwarepakken ud med et par års mellemrum, kan det give mening at lade det ske gnidningsløst. Desuden er nogle af de privatrettede udgaver af Office 2016 meget attraktive, fordi de har ekstra mange programmer – for eksempel Access (database) og Publisher (layoutprogram).
Men hvis du aldrig har tænkt dig at opgradere, medmindre der sker nye revolutioner inden for softwaren (som det var tilfældet med Office 2010, hvor blandt andet Båndet kom til), og i øvrigt er godt tilfreds med Office 2010 eller Office 2013, så er der ikke meget at komme efter i Office 2016.
Find den rette version
Office 2016 fås i en række forskellige versioner – både som enkeltstående produkt og i abonnement. Her er nogle af de vigtigste versioner.
Stand alone:
• Office Home & Student 2016 Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Til 1 computer. 1099 kr.
• Office Home & Business 2016 Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook. Til 1 computer. 2099 kr.
Abonnement:
• Office 365 Home Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access. Til 5 computere og 5 tablets. 799 kr./år.
• Office 365 Business Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher. Til 5 computere, 5 tablets og 5 tablets. 944 kr./år.
De gratis alternativer
Microsofts Office-pakke er markedet mest gennemførte produkt. Det har de fleste funktioner, det er bedst tilpasset den måde, vi arbejder på i dag, og dokument-formaterne er standard for alle kontorer i hele verden. Men der findes alternativer, der kan anvendes på pc’er, og som er helt gratis. Du får færre muligheder, men kan gemme dokumenter i de gængse Microsoft-formater.
Microsofts onlineprogrammer er gratis. Her kan du med det nye Sway kreere flotte nyhedsbreve, præsentationer, rapporter osv.Nogle af de programmer, som ikke kommer fra Microsoft, er dog ikke hundrede procent kompatible. Det betyder for eksempel, at en præsentation udarbejdet i Libre Office ikke nødvendigvis vil se korrekt ud i Microsofts PowerPoint. Den kan gøre det, men det er ikke sikkert.
Her er nogle interessante alternativer:
• Libre Office: En knopskydning og videreudvikling af Open Office (nu det hensygnende Apache Office).
• Google Docs: Googles webbaserede applikationer har gode samarbejdsfunktioner. Kræver Google-konto.
• Atlantis Word Processor: Hvis du drømmer om MS Offices gamle brugerflade, så skal du have denne pakke.
• MS Office Online: Med en Microsoft-konto har du adgang til de ”lette” web-udgaver af Office-programmerne.