I dag er der kun en måned til juleaften – har du styr på gaverne?
Når det er klaret, kan du kaste dig over en noget større opgave. Den har du et halvt år til, men det er også mere omfattende: At få styr på alle jeres organisations persondata.
Den 25. maj 2018 begynder myndighederne at håndhæve den databeskyttelsesforordning, som EU indførte sidste år.
Når jeg taler med universiteternes sikkerhedsfolk, får jeg indtryk af, at de er godt i gang med arbejdet. Men mange andre har slet ikke opdaget, hvor stor opgaven er.
Nogle siger, "Vi opbevarer ikke cpr-numre, så vi er ikke omfattet."
Men det er en misforståelse. Hvis I opbevarer enhver form for personhenførbar oplysning, skal I leve op til kravene.
Video, interviews, adresselister
I skal sikkert ikke have en databeskyttelsesrådgiver (DPO, Data Protection Officer). Det er kun virksomheder, der primært arbejder med persondata, og offentlige myndigheder, der skal det. Men derfor skal I alligevel overholde en række krav.
Det er fx nok, at I bare registrerer en mail-adresse eller telefonnummer om en person. Har I overvågningskameraer? Hvis de optager billeder af personer, er de optagelser også omfattet.
Vi talte for nylig med en uddannelsesinstitution, der mente, at de ikke havde mange personoplysninger. Det handlede kun om ansatte og studerende.
Så spurgte vi dem, hvordan de håndterede personer, der bliver interviewet til de studerendes opgaver? For data om de personer er naturligvis også omfattet.
Identificer persondata
Hvis I er godt i gang med arbejdet, har I sikkert allerede opdaget, hvor omfattende det kan være. Jeg kan kun sige tillykke med, at I er kommet i gang.
Hvis I ikke er begyndt at se på forordningens konsekvenser, er her et forslag til opgaver til det kommende halve år.
Begynd med at identificere, hvilke persondata I behandler.
Læs også: Danske organisationer kæmper med EU's persondataforordning: It-systemer dumper i massevis
For hver stump data kan I med det samme identificere, hvor, hvornår, hvordan og hvorfor I behandler den, samt med hvilken hjemmel I gør det.
Så skal I overveje, hvilke organisatoriske kontroller I anvender til at beskytte data.
Lige i hælene på den overvejelse følger jeres tekniske kontroller – adgangskontrol, kryptering og den slags.
Oplys, ret og slet
Databeskyttelsesforordningen har til formål at beskytte personers data. Den giver de registrerede personer en række rettigheder. Dem skal I kunne leve op til.
En registreret person har således ret til at få indsigt i, hvad I har registreret om vedkommende.
Hvordan kan I gøre det? Hvis der er registreret noget forkert, har personen ret til at få det korrigeret.
Hvordan kan I rette forkerte oplysninger? I nogle tilfælde har en person ret til at få slettet oplysninger om sig.
Hvordan kan I slette data om personer, der beder om det?
Som det fremgår, får forordningen både organisatoriske og tekniske konsekvenser. Mange systemer er således ikke indrettet til at kunne slette data om en person fuldstændig.
Kan I for eksempel garantere, at de slettede data ikke kan gendannes fra en gammel sikkerhedskopi?
Ingen automatisk behandling
DKCERT deltager i en international arbejdsgruppe, der ser på forordningens konsekvenser for forskningsnettene. Her er vi for nylig blevet opmærksomme på eksperterne i den såkaldte Artikel 29-gruppes vurdering af reglerne om automatiseret sagsbehandling.
Forordningens artikel 22 lyder:
"Den registrerede har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker den pågældende."
Det fortolker eksperterne som et regulært forbud. Der er nogle undtagelser, men som hovedregel må den form for automatisk sagsbehandling ikke finde sted.
Foretager I kreditvurdering eller lignende som en automatiseret arbejdsgang? Så kan det være, I bliver nødt til at ændre den.
Som det fremgår, er der rigeligt at tage fat på.
Så måske skal du overlade julegaveindkøbet til en anden i familien og kaste dig over persondata. Som sagt: Der er kun et halvt år til den 25. maj 2018.
Henrik Larsen er chef for DKCERT.
DKCERT (www.cert.dk) er et dansk Computer Security Incident Response Team, der håndterer sikkerhedshændelser på forskningsnettet. I samarbejde med tilsvarende organisationer over hele verden indsamler DKCERT information om internetsikkerhed. DKCERT er en organisation i DeiC (Danish e-Infrastructure Cooperation).
Læs også:
Danske organisationer kæmper med EU's persondataforordning: It-systemer dumper i massevis