Beslutningen om at investere i en it-løsning kan være svær.
På trods af et grundigt forarbejde og en velforberedt business-case, er der ofte ubesvarede spørgsmål, der kan være kritiske for projektets succes og indvirke på virksomhedens drift.
Projektoplæg og business-case tilpasses ad flere omgange, og der skal tages hensyn til forskellige interessenter i virksomheden.
For større it-investeringer kan denne fase i sig selv være omkostningstung og tidskrævende, så for at bryde dødvandet, kommer de forløsende ord typisk dagen inden præsentation af endnu et revideret projektoplæg for ledelsen: Vi anbefaler en pilot!
Fordelene virker intuitivt klare: Der udvises beslutningskraft, tilhængerne af projektet bliver begejstrede over, at der endelig sker noget, skeptikerne tilgodeses med et mindre budget og - ikke mindst - den svære beslutning om den samlede investering udskydes.
På dette tidspunkt er det så vigtigt, at følgende spørgsmål stilles:
- Hvad er det vi ønsker at opnå med pilotprojektet?
- Hvem har ejerskab af pilotprojektets løsning?
- Hvad er succeskriterierne for pilotprojektet?
- Hvad skal der ske efter pilotprojektet?
Hvis ikke der skabes klarhed over dette på forhånd, er der risiko for at:
- Scope af pilotprojektet ændres undervejs. Herved påvirkes tidsplan og budget, og den overordnede business-case trues
- Man aldrig kommer videre efter piloten.
- Den opnåede erfaring fra pilotprojektet ikke udnyttes tilstrækkeligt. Det betyder at beslutning om videreførsel af projektet træffes på et mangelfuldt grundlag, og at fundamentet ikke forbedres tilstrækkeligt.
- Der hersker uklarhed omkring prioriteter i forhold til pilotprojektets målgruppe. Det betyder risiko for en dårlig modtagelse af løsningen og derved, at udbyttet bliver lavere.
- Pilotprojektet styringsmæssigt bliver en udfordring, da der ikke er klarhed over ansvar og succeskriterier.
Hvornår er et pilotprojekt en god idé?
- Når der er usikkerhed omkring etablering af løsningselementer eller implementering af løsningen hos kunder eller i organisationen. Her kan man gennem en pilot opbygge værdifulde erfaringer, således at løsning og implementering kan tilpasses inden videre udrulning.
- Når der er usikkerhed om, hvorvidt forudsætninger i business-casen holder. Her er det vigtigt, at en benefit-realiseringsplan følges, så effekten måles over tid.
- Når organisatorisk modstand forventes at være en væsentlig risiko for projektets succes. Her skal man være omhyggelig med valg af scope og målsætning for sin pilot, så man balancerer mellem "en sikker succeshistorie" og "hvad sagde vi?".
- Hvor der er tale om store og komplekse projekt- eller programorganisationer. Her kan en pilot anvendes til at finpudse metodikker og samarbejdsformer, så effektiviteten i resten af projektforløbet sikres.
Hvornår er et pilotprojekt en dårlig idé?
- Hvis et projekt er presset på tid, kan en pilot virke som en genvej til hurtigt at komme ud med en løsning baseret på antagelsen om, at man derved kan by-passe beslutninger og afhængigheder. Konsekvensen kan blive at omkostninger og tid kommer ud af kontrol, og at man ikke får realiseret det fulde potentiale, fordi projektet bliver tænkt for småt.
- Hvis der ikke er enighed i ledelsen om støtten til et projekt, og beslutningen om en pilot er et politisk kompromis. Særligt en pilot har brug for klart sponsorskab og forankring i ledelsen.
- Hvis piloten ikke har forretningsmæssig værdi for den valgte målgruppe. Herreløse piloter, som kun projektet interesserer sig for, er dømt til at fejle.
- Hvis realisering af et projekts potentiale forudsætter en række store investeringer. Broer over danske bælter kan være en pilot, en storebæltsforbindelse næppe.
- Hvis impact på organisationen ikke kan styres eller begrænses. Dette kan gøre omkostningerne uacceptabelt store i forhold til forventet udbytte af piloten, og efterfølgende tilpasninger tilsvarende komplicerede.
Hvad skal til for, at et pilotprojekt bliver en succes?
- Opsæt klare succeskriterier for pilotprojektet - hvad skal lykkedes, hvad skal genanvendes, og hvad ønsker projektet at blive klogere på.
- Hav respekt for pilotprojektets målgruppe - gå aldrig på kompromis med kvaliteten i forhold til produkter og services.
- Ikke for lille, ikke for stor - en pilot skal have en tilstrækkelig forretningsmæssig betydning, men også være "håndterbar" i forhold til tid, risici og organisation.
- Afsæt tid og budget til tilpasninger efter en pilot og inden projektet fortsættes.
- Afsæt tilstrækkelig tid til læring og erfaringsopsamling undervejs i piloten. Pilotprojektet vil være det fundament, det fulde projekt bygger videre på.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.