En succesfuld implementering af ERP-systemet kan hjælpe din organisation til at strømline arbejdsgangene og reducere omkostningerne, men dårlig planlægning og implementering kan resultere i alvorlige omkostninger i form af tabt produktivitet og forsinkelser.
Computerworlds søstermedie, CIO.com, har bedt en lang række ERP-eksperter - it-chefer, konsulenter og ERP-leverandører - om at beskrive de mest almindeligt forekommende ERP-relaterede fejltrin, og hvordan man undgår dem eller løser de problemer, de giver.
Læs her om de 13 ERP-problemer, der blev nævnt flest gange.
ERP-eksperterne er også kommet med råd til løsninger på de 13 problemer, så du forhåbentlig får succes med din ERP-implementering eller i det mindste får minimeret potentielle problemer.
#1 Dårlig planlægning
Kevin Beasley, som er it-chef hos VAI, der producerer ERP-software og -løsninger til mellemstore og store virksomheder, er enig.
"Mange organisationer planlægger ikke nok, før de kaster sig ud i en evaluering af ERP-software," siger han.
"Det fører ofte til forvirring senere i processen, fordi de af den grund ikke fuldt ud forstår deres aktuelle processer, og hvordan de kan udvikles for at maksimere forretningsmæssige fordele og effektivitet."
For at løse dette problem bør du foretage en intern kortlægning af alle organisationens processer og politikker, før du går i gang med at vælge ERP-system. Herudover anbefaler Kevin Beasley, at virksomheden sammensætter et team til evaluering af ERP-systemer med interessenter fra hele organisationen.
Hvis selskabet vurderer, at det ikke selv har kompetencerne til på forsvarlig vis at evaluere ERP-systemer, bør det overvejes at hyre en leverandøruafhængig konsulent, som har erfaring med at implementere ERP-løsninger hos organisationer i den relevante branche.
#2 Ikke kritisk nok i evaluering af ERP-leverandørerne
"Mange af mine bedste kunder har oplevet at have 'bidt på krogen' efter at have snakket med en leverandørs marketingteam. Men når implementeringen først er overstået, er de blevet overraskede over systemets begrænsninger, mangel på funktionalitet og betydning for eksisterende interne best practices," fortæller Shawn Casemore, som er direktør for Casemore & Co., der hjælper kunderne med at forbedre deres driftsresultater. Hans råd er altid at bede om referencer.
"Spørg om navnene på mindst tre virksomheder fra din branche, som du kan kontakte og tale med om softwaren, og ring derefter for at tale om funktionalitet og udfordringer," forklarer Shawn Casemore.
Hvis ikke leverandøren kan eller er villig til at oplyse mindst tre referencer, råder Shawn Casemore til, at du finder en anden leverandør, medmindre du gerne vil være forsøgskanin.
De rigtige folk og den rigtige forståelse
#3 Forstår eller bruger ikke funktionerne
"I vores årlige ERP-spørgeundersøgelse svarede kun 46 procent af respondenterne, at de havde en god forståelse for, hvilke funktioner i deres ERP-system de faktisk anvendte," fortæller John Hoebler, der er administrerende direktør for konsulentfirmaet MorganFranklin.
"Det er chokerende i betragtning af, hvor mange millioner virksomheder investerer i deres ERP-systemer. Uden forståelse for funktionaliteten går virksomhederne glip af muligheden for at automatisere forretningsprocesserne, gennemføre opgaverne hurtigere og imødekomme de forretningsmæssige mål," advarer han og tilføjer:
"Det betyder, at opgraderinger, forbedringer og vedligeholdelse bliver dyrere og oftere vil mislykkes."
For at løse dette problem foreslår han, at du opretter en central liste over alle funktioner, fører statistik over den faktiske anvendelse og jævnligt gennemgår listen for at afgøre, hvilke funktioner der er vigtigst.
"Denne viden kan bruges til at træne nye medarbejdere, skrive test-scripts og i forbindelse med audit, compliance og rapportering," påpeger han.
#4 Undervurderer implementeringens omfang
"Alle virksomheder undervurderer groft, hvor lang tid og hvor mange ressourcer det tager at implementere et nyt ERP-system," mener James Mallory, der er marketingchef hos e2b teknologies.
Men hvordan beregner man så, hvad der kræves?
"Hvor mange mandetimer, det tager, kan estimeres ved at dividere softwarens pris med 500," forklarer han.
"For eksempel vil software til 100.000 kroner gerne tage cirka 200 mandetimer eller fem uger at implementere ved hjælp af en certificeret konsulent. Den tid kan man fordoble, hvis man regner med selv at implementere med minimal professionel hjælp."
Herudover understreger James Mallory, at det er afgørende, at virksomheden udpeger en dedikeret projektleder.
#5 Har ikke de rette folk med fra start
"Ofte er det sådan, at organisationerne ikke har samlet de rette folk helt fra starten af en ERP-implementering," fremhæver Kevin Beasley fra VAI.
"En ERP-implementering er et af de største projekter, en organisation kan påtage sig, og derfor kan der let ske fejl, ligesom planer kan blive afsporet, hvis ikke de rette interessenter er involveret i alle aspekter af beslutningsprocessen," påpeger han.
For eksempel fokuserer mange organisationer på at få godkendelse fra ledelsen i stedet for at samle alle de rette deltagere fra hele organisationen, såsom økonomiafdeling, produktion, indkøb og lager udover selvfølgelig it-afdelingen.
Fordelen ved at samle et team med de rette repræsentanter fra hele organisationen er, at man får medarbejdere, der aktivt er engageret i ERP-implementeringen, og som derfor helt fra begyndelsen er engagerede i, at projektet bliver ordentligt gennemført.
#6 Manglende prioritering
"Når man implementerer et ERP-system, er det vigtigste, man overhovedet kan gøre, for at projektet bliver gennemført så hurtigt som muligt, at minimere multitasking," mener Yoav Ziv, der er vice president hos projektledelsesspecialisten Realization.
"Folk arbejder meget langsommere, når de skal jonglere med forskellige opgaver og konstant skifte gear," argumenterer han.
Derfor bør det være en topprioritet for lederne at skabe et system af prioriteringer.
"Prioritetssystemet bør ikke alene indikere, hvornår hvilke opgaver skal udføres, men også præsentere lederne for en prioriteret liste over problemer, der skal løses," forklarer han.
"Herudover bør lederne af ERP-implementeringen implementere en streng proces til problemløsning, som kan bruges til at handle omgående på disse informationer og således løse problemerne, så man undgår forsinkelser."
Fra træning til vedligeholdelse
#7 Ingen træning og forandringsledelse
"Mangel på behørig træning er en af de mest udbredte grunde til, at ERP-projekter fejler, og kan resultere i, at medarbejderne kommer til at hade det nye system, fordi de ikke lærer at bruge det," forklarer Kaas.
"Det gør underværker for chancerne for succes, hvis man sørger for, at medarbejderne får en chance for at blive fortrolige med det nye system, før det søsættes."
Kevin Herrig, der er direktør for ERP-softwarespecialisten GSI, tilføjer:
"Hvis man ikke gør træning og hyppig kommunikation med brugerne til en topprioritet, så ender man med at eje en meget dyr version af Excel."
#8 Undervurderer betydningen af nøjagtige data
Værdien af dit ERP-system er begrænset af dine data.
"Det er afgørende, at der helt fra start er de rigtige programmerings- og proceduremæssige parametre på plads for at minimere sandsynligheden for fejl," fremhæver Martin Levesque, der er chef for professional services hos iDatix, som leverer løsninger til dokumenthåndtering og arbejdsgange.
#9 Overvurderer systemets anvendelsesområde
"Ligegyldigt hvor stærkt eller fleksibelt et ERP-system er, vil det ikke være i stand til at absorbere den samlede forretningslogik," forklarer Akan Iza, der er softwarearkitekt hos webudviklingsfirmaet NetFoliage.
"Et af de mest udbredte fejltrin, der gøres under ERP-implementeringer, er at antage, at ERP kan anvendes til at drive en forretning fra ende til anden," siger han.
"For at undgå dette bekostelige fejltrin bør virksomheden fokusere på at implementere ERP med det formål at optimere værdikæden og holde opsyn med udgifterne. Alt andet bør være sekundære mål."
#10 Afvikler ikke forældede applikationer
"Hvis man ikke aktivt arbejder på at afvikle de eksisterende applikationer under implementeringen, ender man med et ERP-system, der stadig har alle de gamle applikationer hængende om anklen," argumenterer John Picciotto, der er ledende konsulent fra Application Modernization & Optimization hos Accenture.
"Resultatet er, at du blot har endnu et stykke software, hvor du skal betale for vedligeholdelse og support, ny hardware og opgraderinger samt udvikling af grænseflader i ERP-systemet."
Det strømliner ikke ligefrem arbejdsgangen og reducerer heller ikke omkostninger og spild.
#11 Har ikke noget miljø til aktiv load-test
"Det er ikke muligt at se de egentlige konsekvenser ved ens ændringer baseret på et par testbrugere," påpeger Kevin Herrig.
"Man er nødt til at simulere sin normale belastning for at se ændringers reelle konsekvenser og undgå dyr uplanlagt nedetid."
#12 Ignorerer alternativ support fra tredjeparter
"Mange virksomheder insisterer på at anvende leverandørens eget dyre supporttilbud, selv om priserne er højere end nogensinde før, og man faktisk kan få det samme niveau af service fra tredjepartsleverandører," siger Jon Winsett, som er direktør for konsulentvirksomheden NPI, der arbejder med Fortune 1000-virksomheder.
"Virksomheder bør undersøge alle mulighederne lige fra hybrid support, hvor en tredjepart samarbejder direkte med softwareleverandøren, til leverandører af support, der arbejder uafhængigt af softwareleverandørens partnerprogram," siger han.
"Et supportalternativ fra en tredjepart kan med lethed reducere omkostningerne til support med 30 til 50 procent."
#13 Ingen strategi for vedligeholdelse
"Kunder, der ikke udfører forebyggende vedligeholdelse, får ikke det fulde udbytte af deres ERP-investering," hævder Marco Valencia, der er vice president for Upgrade Office hos SAP America.
"Ved ikke at vedligeholde systemerne vil de hurtigt blive utidssvarende (fra et teknologisk perspektiv) sammen med deres forretningsprocesser."
Herudover påpeger han, at det er vigtigt at "holde kernen opdateret, så der tages højde for de rette juridiske ændringer, så man undgår potentielle problemer."
Med de seneste forbedringer i installationsteknologierne oplever kunderne kun en begrænset forstyrrelse, når der udrulles opdateringer.
Oversat af Thomas Bøndergaard
