Læs også: Kommune klager til KMDs topchef over it-system
Topledelsen i Sorø Kommune skrev nedenstående brev direkte til KMD's øverste chef efter utilfredshed med KMD Opus-systemet.
Godt et halvt år efter brevet blev sendt, 30. marts 2011, klager en centerleder over fortsatte fejl og manglende imødekommenhed hos KMD til at rette problemer.
Det kan du læse mere om her.
I brevet til KMDs topchef fremgår det, at kommunen har levet med it-problemerne i 3/4 år.
Dertil kommer så angiveligt yderligere en periode på mindst et lille halvt år, hvor kommunen ifølge en mail fra dets centerleder ikke er tilfreds med KMDs indsats.
Herunder finder du brevet sendt fra Sorø Kommune til KMD's administrerende direktør Lars Monrad-Gylling.
Email til KMDs topchef
Email sendt 18. november 2010:
Fra Sorø Kommune
Thomas Harfot, centerleder
Jan Lysgaard Thomsen, kommunaldirektør
Søren Ole Sørensen, vicekommunaldirektør
Til KMD
Lars Monrad-Gylling, Administrerende direktør
Emne: Opus Administrativ Styring - Sorø Kommune
Til direktionen
KMD
Kære Lars Monrad-Gylling
På vegne af direktionen i Sorø Kommune fremsendes hermed brev med præcisering af en række forhold ved kommunens implementering af KMD Opus, som efter kommunens opfattelse fortsat ikke fungerer tilfredsstillende og optimalt.
Vedhæftet fil indeholder et fire sider langt brev, som du kan læse herunder.
(side-opdelingen og mellemrubrikker er gengivet som i det oprindelige brev)
Side 1
Læs også: Kommune klager til KMD's topchef over it-system.
KMD A/S
Direktionen
Lautrupparken 40-42
2750 Ballerup
Sorø Kommunes implementering af Opus Administrativ Styring
Sorø Kommune udskiftede ved årsskiftet KMD ØS med KMD Opus Administrativ Styring. Overgangen har været præget af store udfordringer, og status er, at vi fortsat ser en række forhindringer i at realisere de gevinster, som var kommunens forudsætning for at overgå til KMD Opus.
At vi fra kommunens side nu vælger at henvende os direkte til direktionen i KMD skyldtes, at der er en række afgørende punkter i forhold til vores aftale om køb af KMD Opus, som ikke er tilfredsstillende eller endnu ikke fungerer optimalt.
Indledningsvist vil vi dog gerne anerkende det arbejde og den tilgang til samarbejde, vi som kommune møder fra vores daglige samarbejdspartnere i KMD. Det er vores indtryk, at der her udvises lydhørhed og imødekommenhed. Vi anerkender også, at KMD på det seneste har vist vilje til at bistå med at høste de lovede og nødvendige effektiviseringer og gevinster ved indførelsen af KMD Opus.
Vores henvendelse vedrører overordnet løbende support og kontakt, kontrakten vedrørende køb af KMD Opus samt vores muligheder for at hente effektiviseringer.
Support og kontakt
Vi har i dag to hovedkanaler til KMD, nemlig de regelmæssige drifsstatusmøder og den direkte kontakt mellem (super-)brugerne og KMD-supporten.
Driftsstatusmøderne har to hovedformål. For det første koordinerer vi her verserende fejlsager.
Dette fungerer fint. For det andet har vi på samtlige møder bedt om status på de mange systemmæssige udfordringer, og vi har tydeliggjort, hvordan de mange fejl og uhensigtsmæssige opsætninger medfører medarbejde og tidsspilde.
Vi anerkender, at KMD i vores daglige samarbejde er meget lydhør og imødekommende over for vores
-- Næste side --
Side 2
Læs også: Kommune klager til KMD's topchef over it-system.
anmodninger og ønsker, men desværre oplever vi også, at det kan være svært at omsætte vores ønsker og forklaringer til konkrete løsninger eller ændret adfærd i KMD.
KMD´s support er den anden hovedkanal. Her oplever vores superbrugere helt overordnet, at det alt for sjældent er muligt at få et hurtigt og kompetent svar på en henvendelse.
Det er forståeligt, at enkelte henvendelser kræver videresendelse til KMD´s specialister.
Derimod er det uforståeligt, at supporterne ikke vil benytte en vende-skærm-funktion, således at de kan se fejlen og være i direkte dialog med superbrugeren.
I stedet oplever superbrugeren ofte, at henvendelsen mødes med skepsis og omfattende dokumentationskrav.
Desuden er besvarelsen ofte længe undervejs og leveres først efter rykkere fra vores side.
Vi oplever med andre ord, at vi forklarer igen og igen, og at vi møder en umiddelbar forståelse og erkendelse af, at problemerne ligger i systemet og ikke hos os.
Denne forståelse omsættes dog desværre kun alt for sjældent til en reel vilje/evne til at løse de tekniske problemer og til at imødekomme vores udviklingsønkser.
Dialogen understøtter dermed ikke vores arbejde med at høste effektiviseringsgevinster.
Kontrakten
I kontrakten står der i bilag (s.5) at "Muligheden for at aflægge regnskab efter ISM´s principper er opsat specielt af KMD til dækning af de kommunale lovkrav..."
Jf. Budget og Regnskabssystem for kommuner skal kommunerne budgettere med udgifter vedr. købsmomsordningen.
I KMD ØS blev opgaven løst ved at trække en specielt udviklet momsrapport.
Afløseren til denne rapport er endnu ikke færdigudviklet, så det er derfor ikke muligt at lave et samlet udtræk i OPUS (Budget 7.0) på nuværende tidspunkt.
I forhold til bilagsbehandling, kan OPUS ikke levere en afløser for "Stikprøve-modulet" i KMD ØS.
Det efterlader os dermed med en ekstraopgave i forhold til at beskrive hvilke nødløsninger, der skal foretages for at gennemføre et forsvarligt ledelsestilsyn. E
t egentligt revisiionsspor, der entydigt viser, hvilke ændringer, der har været i et bilag, er heller ikke muligt at få. Det er en stor mangel i forhold til at dokumentere, de ændringer der eksempelvis har været i betalingsstrømme.
Kommunens opfattelse er derfor, at systemet ikke giver mulighed for i fornødent omfang, at efterleve lovgivning.
-- Næste side --
Side 3
Læs også: Kommune klager til KMD's topchef over it-system.
Effektiviseringer
I forbindelse med nye releases er det en udfordring, at de ofte medfører en række systemfejl, som superbrugerne spilder tiden med at identificere, formidle og rette op på.
Vi savner en bedre tets af nye releases, inden de udrulles, og en bedre og hurtigere formidling fra KMD´s side, når disse fejl identifieres.
Det er i dag en stor udfordring, at superburgeren bruger mange kræfter at henvende sig til KMD supporterne om systemfejl.
I forbindelse med implementering af Opus Indkøb er vi blevet opmærksomme på, at systemet ikke understøtter funktionaliteterne, som der er beskrevet i brugermanualen.
Det er ikke muligt at udsøge konteringen (omkostningsted/psp element og artskontering) fra Indkøb.
Dette giver anledning til uhensigtsmæssige arbejdsgange og dermed manglende mulighed for at hente de lovede effektiviseringer.
Herudover skal nævnes arbejdet med de basale elementer af systemet - brugerstyring, vedligeholdelse af roller og autorisationer, vedligeholdelse af stamdata mm.
Tidsstudier blandt superbrugerne viser, at Sorø Kommune på stabscenterniveau skønner at bruge ca. 1,5 til 2 årsværk mere på systemvedligeholdelse ift. KMD ØS.
Vi har på styregruppeniveau gentagende gange drøftet, hvorfor vi ikke oplever, at der er effektiviseringsgevinster forbundet med Opus-implementeringen.
Vi vil gerne erkende, at der naturligvis kan være arbejdsgange og effektiviseringer, vi internt i Sorø endnu ikke har høstet.
Derfor har vi også valgt at tage imod KMD´s tilbud om at deltage i projekt "Baseline for nytteværdier ved KMD Opus".
Fra kommunens side ser vi dette initiativ, som et bidrag til at hjælpe kunderne på rette vej med OPUS-implementeringen. Igen, det vil vi gerne anerkende.
Ligeledes ser vi frem til resultatet af de verserende drøftelser mellem Sorø og KMD om, at KMD bidrager til en afdækning af arbejdsgange og processer i forhold til vores anvendelse af OPUS.
Tidligere drøftelser med KMD om manglende effektiviseringsgevinster medførte, at KMD tilbød at afsætte partnerskabsmidler til at gennemgå arbejdsgange (effektive processer).
Dette tilbud er vi nu ved at udmønte.
Samtidig har vi dog også en opfattelse af, at vi er lagt fra at have høstet de effektiviseringsgevinster, som KMD har solgt systemet på.
Kommunen kan i udgangspunktet kun pege på en hovedsynder, nemlig systemet selv. Dette har følgende hovedbegrundelser:
* Alle brugere har gennemgået KMD slutbruger - eller superbrugerudddannelse. Efter en periode med mange henvendelser til vores interne Opus-support, er henvendelserne nu på niveau med tidligere. Med andre ord har brugerne efterhån-
-- Næste side --
Side 4
den lært at bruge systemet - og de bruger det efter kommunens opfattelser langt overvejende grad korrekt og følger de valgte arbejdsgange.
* Gennemførte feltstudier i juni 2010 med KMD´s udviklere bekræftede os i, at vi arbejder hensigtsmæssigt indenfor de systemmæssige begrænsninger.
Dertil kommer de mange startsvanskeligheder, hvoraf en del heldigvis er løst. Vi stilles løbende forbedringer i udsigt, men vi har nu levet med problemerne i 3/4 år. Vi har derfor følgende ønsker:
* Kompensation for de mange problemer - som minimum svarende til det skønnede merarbejde.
* Klare og forbedrede aftaler for, hvordan dialogen skal foregå fremadrettet med henblik på, at dagligt samarbejde og indgåede aftaler understøttes af konkret handling internt i KMD.
* At KMD fremover er betydeligt mere omhyggelig med at gennemteste og kvalitetssikre systemer og opdateringer, inden de sættes i drift.
Til sidst er det væsentligt igen at understrege, at dette brev ikke er ment som en kritik af KMD´s daglige samarbejdspartnere i forhold til Sorø Kommune. Her møder vi som nævnt lydhørhed og imødekommenhed.
Vi ser frem til at høre fra jer.
Venlig hilsen
Søren Ole Sørensen
Direktør
