1. Seks tip til effektive møder
Møder og e-mails er vore dages to mest alvorlige tidsrøvere.
E-mails, fordi alle bruger tid på dem og møder, fordi flere spilder deres tid sammen.
Det største problem med møder er, at de ofte ender med at blive en sovepude eller en form for adspredelse i hverdagen, hvor det sociale element betyder mere end at møder rent faktisk er et arbejdsredskab.
Hyggesnakken med kollegaer og folk udefra tager meget let overhånd, hvis ikke der er stram styring på - og lige præcis stram styring er noget af det mest upopulære blandt mødedeltagere, indtil den dag man har mødt en mødeleder, der virkelig kan sit kram.
Vi kan ikke udrette mirakler med en enkelt artikel, men rent faktisk kan vi alle sammen gøre vores til, at møderne bliver mere strømlinede ved at tage teknologien til hjælp.
Er mødet overhovedet nødvendigt?
Uanset om du er mødearrangør eller -deltager, så start alle dine overvejelser omkring et møde med at spørge dig selv om det møde overhovedet er nødvendigt at afholde eller at deltage i.
Som mødearrangør handler overvejelsen om, hvorvidt du bør ulejlige dine kollegaer og eventuelt også eksterne ressourcer med at rive dem ud af hverdagen for at mødes om et emne, der kunne være klaret på anden vis.
De fleste orienterings- og beslutningsmøder kan nemlig klares med hjælp fra teknologien. Således kan de fleste orienteringsmøder klares ved i stedet at lægge en kort orientering op på intranettet og linke til uddybende materiale, til dem der har behov for det.
Eventuelt kan der oprettes et diskussionsforum, hvor medarbejderne kan komme med spørgsmål til det emne, der orienteres om.
Beslutningsmøder er lidt mere komplicerede. Det, der afgør, om du skal indkalde til et møde, hvor der skal tages en eller flere beslutninger, handler primært om, hvor mange forhandlinger, der kan ligge til grund for beslutningen og hvor nuanceret beslutningen er.
Er der meget få parametre, der kan skrues på, eller handler det primært bare om at vælge A eller B, så kan den type beslutningsmøder lige så godt afløses af et rundspørge i Outlook.
Eller måske af et diskussionsforum på jeres intranet, hvor folk kan give deres mening til kende, og der så efterfølgende kan holdes en afstemning på et nøje fastsat tidspunkt.
Endeligt er det jo muligt at mødes af teknologisk vej for eksempel via Office Live Meeting, der er en online mødetjeneste hvor du kan dele whiteboard, programmer og se de øvrige mødedeltagere via webcams. Du kan købe adgang til tjenesten via Microsoft Online.
Det koster lidt, men sparer mødedeltagerne for rejsetid og gør det muligt at mødes på tværs af tidszoner og landegrænser.
2. Har mødet et klart formål og en agenda?
Spørgsmålet om, hvorvidt mødet overhovedet er nødvendigt, fører naturligt til det næste spørgsmål: Hvad er egentlig formålet med mødet, og hvad skal mødet munde ud i.
Alt for mange mødearrangører har slet ikke dette for øje, men uden et klart defineret formål og et ønsket resultat af mødet, kommer selve afholdelsen af mødet til at sejle.
Derfor bør mødeindkaldelsen ikke kun indeholde en agenda, men også et klart defineret formål og et forventet resultat af mødet. Så har alle involverede parter et klart pejlemærke at gå efter, både under forberedelsen (nå, den var ny, hva?) til og under afholdelsen af selve mødet.
Når jeg siger resultat, mener jeg naturligvis ikke mødets udfald, men for eksempel, at mødet skal resultere i, at der tages beslutning om... eller at mødedeltagerne ændrer adfærd på de og de punkter... eller lignende.
Er du mødearrangør er et klart defineret formål og resultat en stor fordel, når du skal definere agendaen for mødet.
Så snart du har defineret formål og resultat, er din fornemste opgave nemlig at opbygge agendaen, så den understøtter formålet bedst muligt og leder mødet målrettet frem mod det ønskede resultat af mødet.
Brug Dispositionsvisningen i Microsoft Word eller brug OneNote til at brainstorme over mødets agenda og husk, at til hver punkt på en god agenda skal der både være en beskrivelse, en ansvarlig og hvor lang tid punktet må tage. Er du meget striks, så tilføj et klokkeslæt til hvert punkt og hæng agendaen op på væggen i mødelokalet ved siden af et ur.
Kan du finde et egnet mødetidspunkt for alle?
Ja, du har sikkert prøvet det eller kender nogen, der har. Det at finde et egnet mødetidspunkt, der passer alle deltagerne perfekt, kan være en meget svær opgave.
Med Mødeplanlæggeren i Outlook kan du få god hjælp til at finde ledige tidspunkter, hvor alle tilsyneladende har tid i deres kalender, men så snart der er eksterne deltagere involveret, kan det let blive et helvede. Som regel har du nemlig ingen informationer om, hvornår det passer dem at mødes.
Er du smart, kan du bede de eksterne deltagere sende deres kalender som en mail, hvis de vel at mærke har Outlook 2007 eller senere.
På den måde kan du manuelt holde de eksterne deltageres kalender op mod de interne ressourcers og finde et tidspunkt, der ligger gunstigt for de fleste. Men husk at medregne rejsetid for eksterne deltagere, så de har en chance for at nå frem i tide.
En anden mulighed er at finde et ledigt mødetidspunkt via webtjenesten Doodle.
Tjenesten er gratis at benytte og fungerer ved, at du sender en invitation til samtlige deltagere per mail med forslag til nogle mødetidspunkter.
Deltagerne kan så stemme om hvilket tidspunkt, de finder bedst. Når du har fået resultatet af afstemningen, kan du fastlægge mødetidspunktet endeligt.
3. Hvor meget skal mødedeltagerne og du selv være klædt på?
Mødeforberedelse? Jamen, det bruger vi da ikke her! Det synes at være udgangspunktet for de fleste mødedeltagere.
I deres travle hverdag har de da sandelig ikke tid til at forberede sig på møder!
Det betyder, at mange møder starter med at opdatere folk på, hvad det egentlig var, de skulle have undersøgt inden mødet, eller hvad det var for dokumenter, de skulle have læst.
Personligt har jeg endda deltaget på et telefonmøde, hvor mødelederen brugte de første tyve minutter af mødet på at finde de dokumenter frem, som hun mente, vi burde have læst inden mødet.
Understøtter jeres it-infrastruktur det, kan I med fordel anvende et SharePoint mødearbejdsområde til at samle alle de dokumenter og den øvrige information, mødedeltagerne bør have sat sig ind i inden mødet.
Men lad nu være med at forlange urimeligheder af folk.
Respektér deres tid og gør forarbejdet så godt, at det ikke er nødvendigt at bruge mere end 15-20 minutter på forberedelse til mødet. Det burde de fleste kunne finde tid til - hvis de vel at mærke planlægger det i forvejen og sætter tid af til mødeforberedelse, så snart de få en møde indkaldelse.
Det husker du naturligvis altid selv at gøre, ikk? Altså afsæt op til en halv time, gerne dagen før, til mødeforberedelse.
Har du flere møder indenfor de kommende dage, kan du med fordel samle forberedelsen til alle møder på et tidspunkt på dagen, hvor din formkurve måske ikke er helt på toppen længere, for eksempel sidst på dagen inden fyraften eller lige inden frokost.
Hvordan skaber jeg nemmest et referat?
Som mødearrangør påhviler det dig at sørge for, at der optages og udsendes et referat af mødet og dets beslutninger eller konklusioner. Du kan vælge enten selv at tage referat eller uddelegere det til en, der måske ligefrem er en haj til det.
Til mødereferater kan du få god hjælp af Microsoft OneNote og I kan endda arbejde flere sammen under mødet på at opbygge referatet ved at anvende den indbyggede mulighed for at dele det samme notat
En anden mulighed er at samle informationer på det SharePoint-mødearbejdsområde, du oprettede til mødet. På den måde kan mødearbejdsområdet bruges både før, under og efter mødet.
Du har således mulighed for at opsummere alle beslutninger på mødet og oprette opgavelister, hvor hver deltager kan se, hvem der fik ansvaret for de enkelte opgaver, der blev besluttet på mødet.
For husk: Ingen beslutning er truffet, før de tilhørende opgaver er uddelegeret og accepteret af de personer, der skal føre dem ud i livet!
Hvordan formidler du mødets resultat?
Når mødet er afholdt, skal beslutningerne eller konklusionerne som regel udsendes som referat til deltagerne og til de kollegaer og andre parter, der ikke deltog på mødet, men som beslutningerne eller konklusionerne har relevans eller konsekvens for.
Nu er det naturligvis ikke alle møder, man nødvendigvis bør skrive referat af, men når det har været nødvendigt, har det traditionelt været klaret med en mail eller et Word-dokument.
Hvor detaljeret dette har været, afhænger af traditionen i virksomheden. De færreste danske virksomheder er tilhængere af de såkaldte 'meeting minutes', hvor det i bedste protokolform er anført, hvem der har sagt hvad undervejs.
I stedet synes beslutningsreferatet at være det fremherskende, og her kan du med fordel gøre brug af dine OneNote-notater fra mødet og bearbejde dem i Word, hvis da ikke du kan 'nøjes med' at udsende en bearbejdet udgave af notaterne direkte fra OneNote.
Rids beslutningerne eller konklusionerne fra mødet op og offentliggør en opgaveliste over de opgaver, der er blevet uddelegeret på mødet, så alle er klar over, hvem der har aben.
Anvender I SharePoint i jeres virksomhed, vil du stort set have gjort alt arbejdet omkring referatet allerede på selve mødet.
Her kan mødedeltagerne og alle andre, der har adgang til mødearbejdsområdet kunne se listen med beslutninger og opgavelisten, ligesom det vil være muligt at følge med i, hvordan løsningen af opgaverne skrider frem.
Man kan sådan set sige, at mødet lever videre på SharePoint.
