Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 1. december 2006.
Ensretning og online-styring af kopi og print har sænket driftsomkostningerne i fagforbundet 3F dramatisk.
Den grænseløse irritation over, at printeren eller kopimaskinen går død i mangel på toner, papirstop eller andet kender de fleste.
Og for it-afdelingens helpdesk er support af netop printere, kopimaskiner og scannere garanti for en masse sure miner og bøvlede arbejdstimer.
Sådan var det også hos fagforbundet 3F, indtil det som led i en større it-strategisk omlægning, overlod det til Xerox Global Services at strømline kontorprintmiljøet og sørge for den efterfølgende support og service.
- Tidligere var 80 procent af alle opkald til support relateret til problemer med printeren. I dag er det under 5 procent. Vi har kunnet sænke omkostningerne til print voldsomt og bruge vores ressourcer på mere meningsfyldte opgaver. Dermed giver vi mere værdi til forbundet, opsummerer it-chef Michael Olsen fra fagforbundet 3F.
It bliver ifølge Michael Olsen mere meningsfyldt for 3F's 2.700 brugere og produktiviteten højere, ganske enkelt fordi der i dag er langt mindre nedetid på udstyret.
Den økonomiske bundlinje for første del af øvelsen - at strømline printmiljøet i 3F's lokalafdelinger og servicekontorer - er, at de årlige driftsomkostninger på sort/hvid kopiering til papir, toner og service er sænket fra 5 millioner kroner til 2,1 millioner kroner. Eller med andre ord: I dag er stykprisen på at producere 15,9 millioner sider årligt sænket til 13 øre pr. styk mod tidligere 31 øre.
I disse uger er Xerox-konceptet så ved at blive implementeret i 3F's forbundshus i Nyropsgade i København, og inden længe får 3F også deres personlige dansktalende supporter i Xerox Global Services europæiske supportcenter i Dublin, Irland.
Selv om den konkrete besparelse ikke når samme højde som i lokalafdelingerne, er Michael Olsen ikke i tvivl om den allervigtigste fordel.
- Xerox overvåger alt udstyret, både det lokale og det i forbundshuset, online. Systemet er proaktivt, hvilket er enormt vigtigt. Så hvis Xerox opsnapper en fejl, rekvirerer man en tekniker, inden udstyret går ned, eller man sender automatisk en toner af sted, inden maskinen løber tør, siger Michael Olsen.
For at forstå de store økonomiske og produktivitetsmæssige fordele, er det nødvendigt at spole tiden tilbage til 2003 og 2004. I de to år lancerede 3F et standardiseringsprogram, der skulle gør op med fagforbundets wild-west lignende tilstande på blandt andet printerområdet. Hver lokalafdeling er organiseret som en selvstændig juridisk enhed og kunne tidligere og helt efter egen smag indkøbe pc'er og printere.
Da 3F og Xerox i fællesskab havde analyseret lokalafdelingerne, kunne man konstatere, at der var 800 printere, fordelt på fem producenter og 220 forskellige modeller, i sving.
- Vi skulle installere 220 forskellige drivere, og derefter supportere 220 forskellige printere. Det var enormt omkostningstungt. Alene på tonerbudgettet kunne vi spare 50 procent ved gå over til en leverandør, siger Michael Olsen og fortsætter.
- Der, hvor kæden for alvor sprang af, var, at man lod det gamle udstyr blive, selvom der blev købt nyt udstyr. Det betød, at vi centralt skulle supportere fire-fem år gamle printere - udstyr man måske slet ikke kunne få reservedele til længere, siger han.
I dag er de lokale afdelingers printerpark skåret ned til 378 Xerox-maskiner, og printerbudgettet er centraliseret. Indkøb af papir, toner og serviceaftalen med Xerox styres på et budget i 3F's hovedkontor.
Grundreglen er nu, at man kan disponere over en sort/hvid-printer pr. påbegyndt otte medarbejder og en farveprinter pr. 25 medarbejder.
Ikke en specielt barsk sanering, når man ser andre Xerox-projekter, hvilket Michael Olsen da også erkender.
- Vi kunne godt have skåret mere ned i printerparken, men vi ville ikke skabe en krise på forhånd, så projektet kom i fare. Folk har jo ikke lyst til at gå dobbelt så langt efter et print, bare fordi it-afdelingen skal spare. Vi kan måske komme længere på et senere tidspunkt, siger han.
Nøgleordet er evolution, folk skal også lige vænne sig til at bruge it på en anden måde.Men snakken går dog på gangene.
- Folk siger, at det ikke kan passe, at print og kopi skal samles på færre maskiner "for der er altid kø". Sandheden er, at der måske er mere kø en eller to gange om måneden. Til gengæld har vi fået udnyttelsesgraden dramatisk op, siger han.
Inden 3F gik i gang var udnyttelsesgraden på cirka tre procent, hvilket vil sige, at en printer i gennemsnit arbejdede 13 minutter og 30 sekunder på en arbejdsdag - langt under markedsgennemsnittet på 36 minutter.
Der var eksempler på maskiner, der intet producerede på en hel måned. I dag kommer der mere end 16.000 sort/hvid print og mere end 6.000 farveprint ud pr. måned fra de to maskiner i printøen på mezzanin-etagen i Nyropsgade i København.
Faktaboks:
Standardiseringsprogram i 3F
Fagforeningen 3F har fra 2003 gennemført tre it-standardiseringsprogrammer.
Første trin: Standardisering af arbejdspladsen. Der nu to pc-modeller at vælge imellem. Storindkøb har sænket omkostningerne, og 3F har overtaget det centrale ejerskab til udstyret fra lokalafdelingerne. Så kan it-afdelingen styre udskiftningen og lette omkostningerne ved pc-parken.
Andet trin: Telefoni. 150 forskellige omstillingsanlæg er nedlagt. Nu er der IP-telefoni, hvor alle taler gratis med hinanden internt.
Tredje trin: Standardisering af pint og kopi.
Billedtekst: Optimering I samarbejde med Xerox blev printer- og kopimaskineparken skåret ned fra 25 til blot 2 maskiner på Mezzanin-etagen i fagforbundet 3F's hovedsæde i Nyropsgade i København.
OriginalModTime: 30-11-2006 13:53:19
