Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den CTO d. 3. marts 2006.
Et SAP-system med økonomistyring, timeregistrering, løn og projektstyring - leveret til tiden og til den forventede pris. ATP giver opskriften.
Da ATP for et års tid siden besluttede at investere i et nyt virksomhedssystem, var målet klart: En række isolerede egenudviklede it-systemer skulle afløses af et fælles system, så data kun skulle indtastes en gang. Og man var også villig til at betale prisen: Hvor det kunne lade sig gøre, skulle forretningens processer og procedurer tilpasses standardsystemet - ikke omvendt.
- Vi ville have et system, der kunne understøtte en lang række funktioner på tværs af organisationen. Samtidig ville vi være mindre afhængige af enkeltpersoner. Derfor valgte vi at se på standardløsninger i stedet for selv at udvikle et nyt system, fortæller økonomidirektør Lars Damgaard Sørensen, ATP.
Ordren gik i EU-udbud, og ATP udskrev en projektkonkurrence. To leverandører blev valgt ud. De stillede begge med en løsning baseret på SAP R/3. Derfor blev det aldrig et spørgsmål om, hvilket standardsystem ATP skulle købe. Valget blev i stedet afgjort af økonomien og kemien mellem ATP's egne folk og leverandørens konsulenter. Den blev afprøvet ved workshops, hvor leverandørerne gennemgik de mere specielle krav i ATP's kravspecifikation.
Ementor endte med at vinde opgaven. Kontrakten blev skrevet under i februar 2005, og ATP overtog systemet den 1. januar i år. Dermed holdt både tidsplan og budget.
- En årsag til, at projektet gik så godt, er, at vi opdelte det i mindre faser. Ved et så stort projekt kan gassen nemt gå af ballonen efter nogle måneder. Så er det vigtigt at have nogle milepæle, som man kan fejre, når de er nået. Det kan være så simpelt som at gå ud at spise eller holde et internt arrangement, siger Lars Damgaard Sørensen.
Han nævner to udfordringer ved implementeringen: For det første var det svært at få ressourcer til projektet, fordi det skulle gå så hurtigt. De involverede medarbejdere skulle sideløbende passe deres øvrige opgaver. For det andet var leverandøren Ementor udsat for mange omvæltninger med opkøb og direktørskift.
- Men til trods for de to udfordringer kom vi i land inden for tidsrammen og med den aftalte økonomi. Hele systemet blev implementeret for under 25 millioner kroner, hvilket må betegnes som billigt, siger han.
Lige fra starten gjorde projektgruppen det klart for medarbejderne, at de ville få et standardsystem.
- Vi udfordrede os selv og vores arbejdsgange: De skulle tilpasses til SAP. Vi ville så vidt muligt undgå tilretninger af systemet - faktisk skulle enhver tilretning godkendes af styregruppen, siger regnskabschef Bjørn From, der var forretningsmæssig projektleder.
Lars Damgaard Sørensen begrunder det med, at hvis man laver tilretninger, vil man typisk miste dem, når standardsystemet opgraderes. Så bliver man låst til en gammel version eller tvunget til at bruge penge på at flytte tilretningerne.
- Samtidig var det også nødvendigt for at sikre, at vi kunne få indført systemet på så kort tid, som vi ønskede. Og så er det den billigste løsning på den lange bane, siger han.
Da systemet var ved at være færdigt, blev det præsenteret for de medarbejdere, der ikke havde været med i projektet. Og reaktionerne var positive:
- Folk sagde, "Det er da ikke så slemt, som I har sagt, det ser da meget godt ud. Det kan I godt være stolte af." Jeg blev overrasket over, så positive de var, siger Lars Damgaard Sørensen.
ATP fortsætter ad vejen mod flere standardsystemer. Selskabet er i færd med at indføre et nyt administrations- og forsikringssystem. Det bygger på en kerne fra softwarehuset Edlund. Men til at styre ind- og udbetalinger vil ATP anvende SAP-systemet. IBM er hyret til at hjælpe med at integrere de to systemer.
- Vi overvejede da, om vi skulle udvikle vores eget system, sådan som vi tidligere har gjort. Men vi mener, at leveringssikkerheden i det lange løb er størst ved et standardsystem, siger Lars Damgaard Sørensen.
ATP kommer til at drive den fælles barselsfond, som arbejdsmarkedet er ved at indføre. Den vil også blive styret med en standardløsning.
Samtidig med at ATP har besluttet at satse på standardsystemer, har firmaet også erkendt, at det vil have svært ved at vedligeholde spidskompetencer inden for dem. ATP anvender adskillige SAP-moduler, der hver især kræver ekspertise. Derfor er ansvaret for både driften og den tekniske og softwaremæssige service lagt ud til Ementor. Når den såkaldte driftsmodningsfase er overstået, overtager de også systemvedligeholdelsen.
- Det er for at undgå, at vi bliver for afhængige af enkeltpersoner. Af samme grund har vi også lagt vedligeholdelsen af vores gamle forretningssystemer over til IBM, mens vi flytter over på den nye platform. I den forbindelse er 30 medarbejdere flyttet derover, siger Lars Damgaard Sørensen.
Billedtekst:
Noget for noget?- På den lange bane er leveringssikkerheden størst ved et standardsystem. Men det kræver, at man tilpasser sin forretning til systemet så vidt muligt, siger økonomidirektør Lars Damgaard Sørensen, ATP.
Boks:
Tre gode råd
Lars Damgaard Sørensen har tre råd til andre virksomheder, der skal indføre et standardiseret ERP-system:
Brug standardsystemets funktioner så langt, det overhovedet er muligt.
Tag små skridt, og husk at fejre det, når milepælene nås.
Det er både en teknisk og en organisatorisk proces, så husk at informere og uddanne dem, der skal bruge systemet. Gør informationen overskuelig og målrettet.
Boks:
ATP's ERP-system
Det er en ganske omfattende SAP-løsning, ATP har investeret i. Foruden selve den grundlæggende økonomifunktion indgår også tidsregistrering. Det er en vigtig funktion, fordi ATP administrerer en række ordninger foruden Arbejdsmarkedets Tillægspension. ATP-huset i Hillerød styrer således også Lønmodtagernes Garantifond, Feriekonto, arbejdsgivernes elevrefusion og en række pensionsopsparinger. Hver gang en medarbejder udfører en opgave, skal det derfor registreres, hvilken kunde opgaven er udført for.
Også løn ligger i SAP-systemet. Det var en medvirkende årsag til, at ATP afsatte to måneder til test af systemet: De ville ikke risikere at være ude af stand til at udbetale løn.
Projektstyring indgår i systemet. ATP har mange projekter, både forretningsmæssige og it-mæssige. Ved at have det som en del af økonomisystemet bliver projektøkonomien automatisk ajourført.
Endelig er en del af personalefunktionen også understøttet. I første omgang var det kun medarbejdernes stamdata, men ATP er netop gået i gang med anden fase. Her kommer ansættelse og rekruttering med. Det kan være oplysninger om, hvornår medarbejderen er ansat i hvilke afdelinger og til hvilken løn. Her kan man også registrere uddannelse og kompetencer.
OriginalModTime: 02-03-2006 14:27:46
