Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 21. november 2003.
rammekontrakter: Det skal være nemmere og billigere at købe sags- og dokumenthåndtering, mener Projekt Digital Forvaltning. Og der arbejdes på sagen.
Formålet var klart, da Projekt Digital Forvaltning sidste år iværksatte det såkaldte FESD-projekt - det Fællesoffentlige Sags- og Dokumenthåndteringsinitiativ: Der skal skaffes høj funktionalitet til fordelagtige og gennemskuelige priser, og løsningerne skal være fremadrettede og standardiserede, baseret på anbefalede standarder og it-arkitektur.
Rent praktisk skal projektet udmunde i en eller flere rammekontrakter, der skal sikre levering af ESDH-systemer til hele den offentlige sektor, som dermed kan få sat gang i digitaliseringen og effektiviseringen af arbejdsgangene. Væsentlige argumenter for at slutte sig til FESD'en er, at man slipper for et EU-udbud, der let løber op i omkring en million, og man risikerer ikke at lande en dyr og uhensigtsmæssig løsning.
Men trods de gode hensigter, og selv om tidsplanen er overholdt, har kritikken ind imellem haglet ned over projektet. Almindelig mistro over for store, offentlige it-projekter, og irritation over at det tager lang tid at nå et resultat, gør sig gældende. Forundring hos nogle over det foreløbige leverandørvalg, forstærket af vrede hos de fravalgte, som ikke har lyst til at blive hægtet af markedet, har også skabt dønninger.
Knokler på
Projektgruppen knokler på. Den bakkes op af de 11 såkaldte særtog - kommuner, amter og statsinstitutioner, der har meldt sig som lokomotiver til at være med til at trække det i gang.
Trods hyppige meldinger om, at det offentlige marked ikke vil vente på FESD-resultatet, men for længst er ude over stepperne, er projektgruppen fuld af fortrøstning.
- Projektet er godt i vej, og vi kan mærke på de mange henvendelser og tilkendegivelser, vi får, at der er en betydelig interesse, siger projektleder Lars Frelle-Petersen.
Frem for alt efterlyser de potentielle kunder svar på, hvornår rammeaftalerne åbner. Det ventes at ske i første halvår 2004. Frem til årsskiftet foregår anden del af udbudsprocessen - et udbud efter forhandling med de tre finaledeltagere. Her er kravspecifikationerne revideret, og der fokuseres mere specifikt på blandt andet standarderne. FESD kan skrive kontrakt med en eller alle tre finalister. Selskaberne går med rammekontrakterne ind i forpligtende udviklingsforløb. Og det, man når frem til i kontrakterne, vil blive ophøjet til fælles offentlige standarder.
Mens kritikken i vidt omfang har gået ud på, at for få vil være interesseret i FESD-kontrakterne, frygter nogle, at det vil være for mange. Så mange at der bliver ventetid og flaskehalse som følge af kapacitetsproblemer hos de udvalgte leverandører. Særtogenes ca. 3500 brugere skal serviceres først. Hertil kommer muligvis det store Miljøministerium, der som særtog endnu ikke har forpligtet sig til rent faktisk at vælge en FESD-løsning. Først herefter kommer de almindelige kunder.
Den frygt søger Lars Frelle-Petersen dog at mane i jorden. Leverandørerne er parate til at øge bemandingen efter behov og kan også tage flere underleverandører ind, siger han.
Mange kunder
Kommende FESD-kunder er der er potentielt mange af - selv om en hel del allerede har rykket. Eksempelvis domstole og politi, AF-regioner, Beskæftigelsesministeriet og Forsvarsministeriet, flere amter og mange kommuner.
- Dertil kommer, at mange af dem, der har valgt systemer inden for de seneste år, skal i udbud igen inden længe, eftersom udbud har en begrænset levetid på fem-seks år. Det gælder for eksempel flere af de store kommuner. Der vil komme en fornyelsesbølge, og der er også sket store ting i teknologien siden 1997-98, hvor mange fik implementeret systemer, siger Lars Frelle-Petersen.
Han tilføjer, at der er stor forskel på definitionerne af, hvad et ESDH-system egentlig er. De har ændret sig kraftigt i takt med den teknologiske udvikling.
Og så henviser Lars Frelle-Petersen til en undersøgelse, foretaget af Danmarks Statistik for et år siden. Den viste, at kun 28 procent af stat, amter og kommuner havde et egentligt ESDH-system. En mellemgruppe på 30 procent havde 'noget elektronisk dokumenthåndtering' men ikke fuld, avanceret sagsstyring. 40-50 procent havde ikke noget som helst - i hvert fald ikke noget, der kan bruges til egentligt elektronisk arkiv.
Boks:
FESD: Det Fællesoffentlige Sags- og
Dokumenthåndteringsinitiativ
ESDH: Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering
Tidsplan
FESD-projektet har i det forløbne år udarbejdet en fællesoffentlig kravspecifikation i partnerskab med 11 offentlige myndigheder - særtogene.
I foråret 2003 blev der gennemført en projektkonkurrence, der i august endte med udvælgelse af tre vindere, som gik videre til kontraktforhandlinger.
Kontraktforhandlingerne varer til primo 2004, hvorefter FESD skriver kontrakter med en, to eller alle tre leverandører. I løbet af 1. halvår 2004 ventes rammekontrakterne at blive åbnet for alle offentlige organisationer.
Læs mere på www.e.gov.dk/fesd
Billedtekst:
- FESD ser ikke kun på, om systemet rent teknisk er godt nok, men også om leverandøren er i stand til at rulle det ud og sikre en tilstrækkeligt effektiv implementering. Det er med til at adskille FESD fra traditionelle udbud, hvor man typisk laver udbud på systemet og køber konsulentydelserne bagefter, fortæller projektleder Lars Frelle-Petersen.
Foto: Hans Juhl
