Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 31. oktober 2003.
Ingen udbetaling, lej licenser efter behov og slip for besværet ved EU-udbud. IBM er den seneste på banen med kreativ prissætning af elektroniske sags- og dokumenthåndtering-systemer. Imens holder det fællesoffentlige FESD-projekt gryden i kog, og en strid om standarder spidser til.
Dansen om guldkalven
- Der er al mulig grund til at have travlt, siger Nils Ole Klejnstrup, som har ansvaret for løsninger til den offentlige sektor i IBM Business Consulting Services.
Spurten er i gang blandt de fravalgte leverandører til det fællesoffentlige projekt om elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) - heriblandt IBM. De skal have nogle kunder om bord, inden FESD-projektet barsler med sine praktiske, standardiserede pakkeløsninger.
IBM har som konkurrenterne været i tænkeboks og venter inden jul at barsle med en kommunalt rettet løsning, der søger at imødekomme tre problemstillinger: Kommunerne har ingen penge, en strukturkommission lægger op til kommunesammenlægninger, og EU-udbud er dyre og besværlige.
- Det store marked er det kommunale, men kommunerne har ingen penge. Derfor er vi på vej med en fleksibel løsning, der tillader dem blot at betale for et antal brugere uden at investere i systemet. ESDH-omkostningen bliver helt variabel. I forhold til Strukturkommissionens arbejde er det også en praktisk løsning ikke at skulle binde kapital. Sammenlægges kommune A og B, som har vores og et andet system, kan man vælge blot at opsige licenserne hos os eller udvide med det antal, man har brug for, siger Nils Ole Klejnstrup.
Løsning med sidegevinst
En interessant sidegevinst ved modellen er, at den rummer den samme fordel, som er kerneargumentet for FESD-løsningen: At kunden kan undgå det besværlige EU-udbud.
I FESD-regi sker det gennem rammeaftaler med de udvalgte leverandører. I IBM-løsningen kan det lade sig gøre, fordi de fleste kommuner vil holde sig under grænsen på knap 600.000 kroner, der er specificeret for deltjenesteydelser i EU's tjenesteydelsesdirektiv.
Modellen lægger sig op ad de såkaldte 'on demand'-løsninger, som IBM lancerede internationalt for et års tid siden. Konceptet giver it-leverandøren karakter af forsyningsvirksomhed. Selve løsningen leveres af GoPro Landsteiner, IBM's konsortiepartner i FESD-buddet.
Selv om IBM røg ud af projektkonkurrencen, roser man FESD-projektet.
- Det er lykkedes dem at lave fælles specifikationer på offentlige ESDH-systemer, ligesom de virkelig har fået sat gang i markedet, hvor vi nu ser både lave priser og kreative finansieringsmuligheder, siger Nils Ole Klejnstrup.
Strid om standarder
De fravalgte leverandører har travlt, men FESD ligger heller ikke på den lade side. Udadtil har bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning netop udsendt et såkaldt hyrdebrev til samtlige topchefer i stat, amter og kommuner. Her bakker man op om FESD-projektet, giver en status på forløbet og lister fordelene ved at vælge en FESD-løsning. Og - ikke mindst - indskærper bestyrelsen vigtigheden af, at alle myndigheder opfylder de standarder og den arkitektur, der er et resultat af projektet.
Netop spørgsmålet om standarder er kildent i opløbsfasens hidsige kamp om markedet. Her fremhæver de fravalgte typisk, at de lever op til FESD-standarderne.
Unisys skriver for eksempel i lanceringen af et nyt udspil, at "vores ESDH-løsning overholder allerede i dag samtlige krav og standarder, der er indeholdt i FESD-initiativet".
Et tilsvarende budskab kommer fra IBM:
- Vores løsning er fuldt FESD-kompatibel, siger Nils Ole Klejnstrup. Han henviser til de flere hundrede sider specifikationer, som FESD har offentliggjort i udbudsmaterialet.
Men projektleder i FESD, Lars Frelle-Petersen, ser ganske anderledes på sagen. Han affærdiger påstandene om, at man følger FESD-standarderne, som noget vås.
- Vi kender dem ikke engang selv endnu. Her i anden del af udbudsprocessen kører vi med en revideret udgave af kravspecifikationerne. De er mere specifikke på standarderne end materialet, der blev sendt ud i første omgang.
Lars Frelle-Petersen tilføjer på baggrund af de bud, projektgruppen har set, at nogle af leverandørerne vil få svært ved at leve op til de kommende standarder. Det gælder også for de tre finalister.
FESD-gruppen vil ikke blåstemple andre leverandører end de udvalgte som værende i overensstemmelse med de kommende standarder.
- Vi kan ikke lave et certificeringssystem. De må selv ud og overbevise kunderne, siger han.
De sidste kontraktforhandlinger er i fuld gang. Leverandørerne i finalen - CSC/ScanJour, Accenture/Traen samt Software Innovation - afgiver deres sidste tilbud lige efter nytår. Herefter vil der blive underskrevet kontrakt med en eller flere af dem. Der bliver tale om omfattende kontrakter, der også indebærer, at leverandørerne går ind i forpligtende udviklingsforløb. Rammekontrakterne ventes klar til brug i første halvår 2004.
Boks:
Undervisningsministeriet forbliver blåt
Ligesom ToldSkat holder Undervisningsministeriet fast i det kendte, når det gælder ESDH. Ministeriet, der har været med i følgegruppen til FESD, har netop valgt en løsning fra IBM, som nok blev fravalgt i FESD-projektkonkurrencen, men hvis udstyr dominerer i Undervisningsministeriet.
- Vi undersøgte, hvordan vi kunne tilpasse vores eksisterende platform, et Lotus Notes system, til FESD's krav og standarder. Interne kalkuler viste, at det blev overraskende dyrt med fire-fem millioner kroner. Det var ikke særlig attraktivt. Vi vil jo helst have et standardsystem, der lever op til FESD-kravene, siger datachef i Undervisningsministeriet, Henrik Bang.
Ministeriet fik så et bud på et nyt system fra IBM, der var interesseret i at få Undervisningsministeriet som referencekunde. Resultatet er en så billig løsning, at ministeriet slipper for at gå i udbud, oplyser Henrik Bang. Grænsen for statslige kontrakter er ifølge EU's indkøbsdirektiv 1,2 millioner kroner.
Hvad standarderne angår, siger Henrik Bang, at "vi tager udgangspunkt i kravspecifikationerne, som er beskrevet fra FESD".
- På funktionelt niveau vil det i hvert fald leve op til FESD. Men det er rigtigt, at der jo altid er en grænsefladeproblematik. Vi vil dog gøre alt, hvad vi kan, for at leve op til FESD. Foreløbig er vi i gang med at udviklingsfasen. IBM vil tilpasse systemet til FESD-kravene, fastslår Henrik Bang, som venter systemet færdigt i løbet af foråret.
Boks:
ESDH - Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering
FESD - Fællesoffentlig Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering.
FESD-projektet blev sat i gang af bestyrelsen for Digital Forvaltning for at sætte skub i offentlige institutioners brug af ESDH.
Projektkonkurrencen skal munde ud i standarder for systemer og rammekontrakter med en-tre udvalgte selskaber.
Billedtekst:
Ingen af de fravalgte ESDH-leverandører følger en standard. Vi kender ikke engang selv standarden endnu, siger Lars Frelle-Petersen, projektleder i FESD. Foto: Hans Juhl
