Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 20. juni 2003.
Gratis software, der kan gøre printløsninger mere intelligente og spare mange penge, bliver overset af it-afdelingerne.
Pengespild
Flere leverandører leverer med deres netværksprintere et væld af gratis software, der kan spare penge for de fleste virksomheder. Programmerne kan for eksempel bruges til at styre og optimere udskrivning i virksomheder og dermed spare mange penge, fordi udskrivning er en stor omkostning, der sjældent vies særlig opmærksomhed.
Virksomheder bruger typisk mellem en og tre procent af deres omsætning på udskrifter, vurderer analysefirmaet Gartner Group, så der kan let hentes pæne beløb hjem med selv mindre procentvise besparelser.
Men it-afdelinger og print-administratorer har for travlt med at holde deres servere og pc'er i luften og får ikke taget software i brug. Det vurderer marketingchef Lars Hargaard, OKI. Printervirksomheden har de seneste par år lagt kursen om fra blot at sælge printere til at satse på at sælge printløsninger til store virksomheder og organisationer.
Overvåge udskrivning
Som led i den strategi har OKI udviklet en række gratis softwareløsninger til dens farvelaserprintere, der kan styre og overvåge udskrivning:
- Det vrimler med ekstra faciliteter. Vi leverer for eksempel seks cd'er fulde af software sammen med vores farveprintere, forklarer Lars Hargaard, der erkender, at leverandørerne og forhandlerne også må bære en del af ansvaret for, at de mange nye muligheder ikke udnyttes ordentligt:
- Det er en udfordring for os at få brugerne til at tage mulighederne til sig. Det kræver uddannelse af både forhandlere og brugere, siger han
Dyre farver
Især med farveprinternes indtrængen i kontormiljøer er udskrivning blevet en omkostning, det er smart at få styr på. Udgiften til udskrivning af en farveside med en farvelaser er typisk omkring tre gange højere, når der udskrives i farver sammenlignet med sort/hvid-udskrivning.
De fleste leverandører har i dag løsninger, der kan skabe overblik over udskrivningsforbruget, og nu er OKI på banen med et nyt gratis system til styring af omkostninger ved udskrivning med OKI's farvelaserprintere. Systemet kaldes PrintControl og kan blandt andet give individuelle udskrivningstilladelser til brugerne.
Det giver en præcis logning af, hvem der udskriver, hvad de udskriver og hvorfor.
PrintControl kan sætte kroner og øre på printforbruget hos den enkelte bruger, for afdelinger eller for grupper. Printadministratorer kan desuden anvende systemet til at tildele rettigheder til udskrivning til de enkelte brugere.
Det kan for eksempel være at definere, hvor store beløb de enkelte brugere har rådighed over til udskrivning, eller om de kun må udskrive i sort/hvid.
Hele kontroldelen er lagt ned i printeren, så det ikke er muligt at logge på via en IP-adresse.
