Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 17. maj 2002.
Brugervenlighed er hjørnestenen i et nyt system til dokumenthåndtering, udviklet
af det danske firma IT Support Partner.
- Vi har arbejdet i flere virksomheder, som anvender systemer til dokumenthåndtering, men det har typisk været svært for brugerne at anvende systemerne. Det er baggrunden for, at vi har satset på at udvikle et mere brugervenligt system til dokumenthåndtering.
Det siger Ib Christian Henricson fra firmaet IT Support Partner i Brøndby, der fungerer som IT-afdeling for Xerox Partner City.
Det nye system hedder E-Same og er beregnet til at bruge sammen med Xerox' Document Center-løsninger i mindre og mellemstore virksomheder.
- Det har typisk været processen omkring indscanning af dokumenter og konvertering af dem fra TIFF- til PDF-filer, der har været for avanceret for den almindelige bruger. Vi har kunnet se, at i alle de løsninger, vi tidligere har sat op, er tæller-tallene for antallet af indscanninger nærmest skræmmende lave, siger administrerende direktør Martin Rask, IT Support Partner.
Stålstander
Virksomhedens løsning er en stander i børstet stål med en berøringsfølsom skærm. Den ligner de informationskiosker, der kan ses på for eksempel apoteker. Brugergrænsefladen er forenklet - ja nærmest skrabet, så ordet intuitiv virkelig giver mening.
Standeren stilles op ved siden af dokumentcentret. Indeni sidder to meget robuste pc'er, hvor den ene styrer brugergrænsefladen, mens den anden styrer OCR-læsningen og konverteringen fra TIFF-billeder af dokumenterne til læs- og søgbare PDF-dokumenter.
Scanningen af dokumenterne sker på dokumentcentret. Derefter udfører E-Same en fuld OCR-behandling af scanningen. OCR-behandlingen resulterer i et PDF-dokument.
Systemet indekserer indholdet af PDF-dokumentet i en søgedatabase, før det til sidst gemmes på virksomhedens server.
Op til ti kategorier
Brugeren kan se resultatet af scanningen direkte på standeren og skal blot vælge, hvilken af ti mulige kategorier dokumentet skal placeres under og derefter give dokumentet en titel og slutteligt gemme det.
Genfinding af dokumenter kan ske fra brugernes pc'er og standerens web-interface, hvor der kan søges på titel, indhold, kategori og dato.
Dokumenter åbnes direkte i brugerens web-browser med Acrobat Readers browser plug-in. Og de kan også sendes videre som e-post direkte fra browseren.
Også andre dokumenter som for eksempel Word-dokumenter kan gemmes som PDF-dokumenter i systemet.
Systemets administrator styrer brugernes rettigheder i forhold til adgangen til dokumenter i systemet.
Kombination
- E-Same er i bund og grund en softwareløsning, men skal opfattes som en kombination af hardware og software, siger Martin Rask.
E-Same er ikke beregnet på at konkurrere med omfattende systemer til dokumenthåndtering på funktionalitet, men skal snarere opfattes som et supplement til dem. Systemet kan således spille sammen med store systemer til dokumenthåndtering som for eksempel DocuShare, Lotus Notes eller Documentum.
- I forhold til de store systemer, så kan vores system nærmest opfattes som et elektronisk hængemappe-system, siger Ib Christian Henricson.
IT Support Partner har indtil nu solgt 14 E-Same systemer. Systemet er netop blevet opstillet i Xerox' hovedkvarter i Paris og folkene fra IT Support Partner regner med, at der vil være mulighed for at opnå international succes med systemet.
Billedtekst:
Martin Rask (tv.) og Ib Christian Henricson fra IT Support Partner fremhæver, at det har været vigtigt at udforme E-Same som en fysisk enhed, brugerne kan røre ved.
Foto: Torben Klint
