22. februar 2010 - 18:56Der er
24 kommentarer og 1 løsning
Kan man lave udregning i Access
Fortsætning på en tidligere tråd...
Hej Christian og MUGS
Christian, hvis du virkelig gerne vil have en realistisk opgave, så lad mig prøve at være meget fyldestgørende. Jeg erkender blankt, at jeg ikke overhovedet har kompetencer til en sådan opgave i Access, og ved i det hele taget ikke, om det er muligt at gennemfører. Jeg ved blot, at jeg har et enormt praktisk behov, da mine excelark er ved at koge over. Således er jeg selvfølgelig villige til at poste rigtig meget energi i at få det til at virke, så hvis du/i har teoretisk viden, og har lyst til at hjælpe, så er jeg ubeskriveligt taknemmelig.
Jeg vil prøve at beskrive Rolls Royce udgaven for mine ønsker, men jeg er selvfølgelig villig til at kappe både en hæl og en tå, for blot at få noget der ligner tilnærmelsesvis.
For at prøve at besvarer de spørgsmål du stiller Christian 1) Det jeg ønsker er ikke et cash flow der viser udbetalingen på de estimerede omkostninger. Jeg ønsker at få de estimerede omkostninger fordelt ud på månederne, hvori de må påregnes at blive afholdt. Hvordan jeg end efterfølgende skulle få mig formuleret, så er det utvivlsomt det jeg ønsker.
2) Jeg har ikke nogen interesse i at ligge realiserede tal ind i databasen, og er kun interesseret i hele måneder. Det jeg har behov for er et dynamisk værktøj, som kan afspejle vores omkostnigns forecast.
3) Jeg vil kunne fastligge perioden for estimatet på samtlige omkostninger i kontoplanen på den måde du beskrive. (Det er blot ikke betalingen jeg er på udkig efter, som tidligere skrevet, men måneden hvori omkostningen må forventes at være afholdt - det 95 % af tilfældene månedsvis)
4) Om det er en rapport jeg vil ønsker, det ved jeg faktisk ikke (Det er tænkeligt, at det er smartest på sigt, men det ved jeg ikke). Det jeg ultimativt har behov for, er måske blot en forespørgsel der giver mig følgende:
Kontonummer; Afdeling; Bærer; Initialer; Omkostninger på: Jan, Feb, Mar, Apr, Maj, Jun, Jul, Aug, Sep, Okt, Nov, Dec og I alt.
5) Årstal er måske vigtig, da jeg gerne vil kunne se en historisk periode (dog ikke prioritet) - og ja, det vil umiddelbart være en 1 årlig horisont jeg er interesseret i, men vil helst kunne trække det på kvartal/halvår (men det er heller ikke en prioritet). Det der er vigtig er at få de rigtige medarbejdere i den rigtige periode. Det kan være at nogle er planlagt til senere ansættelse eller stopper førend periodens udløb.
Forhåbentligt besvarer det de indledende spørgsmål du havde Christian. Nu vil jeg prøve at uddybe yderligere hvilke data jeg har og hvordan de påvirker.
Jeg har en medarbejder tabel med følgende data: Eksempel Initialer (primær nøgle) JAA Navn Jesper Arup Afdeling 1930 Bærer Salg Sektion Indirekte Startdato 01-01-2010 Slutdato (kun hvis ansættelsen ophører) -
Yderligere har jeg så registreret de omkostninger der er forbundet med hver enkelt medarbejder per måned, og som skal fordels ud i en kontoplan. (V) = varierende per medarbejder (F) = fast for alle medarbejdere. Det kan være at den kan ligges i en anden tabel for at undgå redundant data? Kontonr afhængig af sektion
direkte/indirekte Fast løn (V) 5.000 kr. 14100/210100 Variabel (V) 5% af fast løn 14100/210100 Ferie tillæg (F) 1% af fast løn 140750/210750 Pension (V) 10% Af fast løn 141100/211100 ATP (F) 163 kr. 142100/212100 FIB (F) 74 kr osv. osv
Der er ca. 5-6 konti med fastebeløb. Med tilhørende kontonr.
Så kommer der mere kryptiske omkostninger. Eksempelvis biler (Følgende omkostningers placering i kontoplan er ikke afhængige af, om medarbejderen er direkte eller indirekte ansat - det er et og samme kontonr.)
omkostning Kontonr Billeasing (V) Ja/nej - hvis ja 4.000 kr. 250500 Kørte km (Årligt) 50.000 km Brændstof per mdr ((50.000*1)/12) 250600 Hvis nej Udregning for kørselsgodtgørelse)
Rejseomk i alt 50.000 kr årligt Hotel 20.000/12 mdr 260100 Transport 20.000/12 mdr 260200 Repræsentation 10.000/12 mdr 260300
Avis Ja/Nej hvis ja 300 kr. mdr 270100
Uddybelse af ovenstående: Sektion angiver om medarbejderen er ansat administrativt (indirekte) eller i produktionen (Direkte) Det er afgørende for, hvilket kontonr. Omkostningen skal placeres på.
Fast og variabel løn skal ligges på samme kontonummer og den variabel del er egentlig en mere kompliceret udregning end en procentsats af fastløn, men det er vist underordnet her.
Kørte km. er egentlig blot den information til at give den interessante omk, nemlig brændstof omk. per måned. Hvis ikke der er leasbil, så er kørte km. interessant for at få omkostningen til kørselsgodtgørelse.
Rejseomk. Bør nok angives årligt, og så er det en simpel periodisering på 12 mdr. Fordelingen af den samlede omkostning på hotel, transport repræsentation mm. er afhængig af medarbejderens tilhørsforhold på afdelingen (den detalje er bestemt ikke første prioritet)
Jeg vil gerne have, at de omkostninger der tastes ind per medarbejder ligges over i vores tilhørende kontoplan fordelt per måned. Derudover skal medarbejderomkostningerne naturligvis kun med, hvis medarbejderen er ansat i den pågældende periode.
Derudover er det temmelig vigtigt, at det er let at rette og oprette i medarbejderdata - vha. en formular - men det bør jeg vel selv kunne finde ud af at rode med ;-(
Pyha… jeg ved godt, at det pludselig er blevet et monster af en forespørgsel, men jeg griber chancen :-)
MUGS, jeg er på ingen måde utaknemmelig for det du har sendt mig. Der er et stykke vej, hvis jeg skal have det gearet til ovenstående (he he og deuden uden for mine evne), men hvis I begge siger, det ikke overhoved er realistisk at I kan give bud/bruge tid på det skrevne, så vil jeg afgjort gå ind og forsøge at bruge din tankegang - til en mere forsimlet model. Jeg forstår dog ikke helt omkostningsfordelingen.
Endnu en gang stor tak for den tid og energi som I begge allerede har lagt i at hjælpe mig. I må sige til hvis jeg kan gøre andet end belønne med nogle point.
Teknologi, AI og forretning er i centrum på Computerworlds Cloud og AI Festival i København d. 18. og 19. september. Se hele programmet for den store konference om strategisk brug af Cloud og AI på: www.cloud-festival.dk
Jeg vil da mene, at det er muligt at lave det i Access.
Jeg er ganske klar over, at min db ikke er fyldestgørende, men det var ment som et eksempel til en struktur i din egen db. Bemærk, at jeg ikke har medarbejdernavn som PK, som du vist skrev i dit oprindelige spørgsmål. Risikoen for at få flere medarbejdere med samme navn er for stor.
Hvis Christian har tiden til det, vil jeg overlade det til ham. Det er et ganske tidskrævende arbejde, og hvor meget tid jeg har fremover er jeg ikke helt klar over.
Jeg vil dog gerne være med på tråden, og flere øjne ser bedre og mere end få.
Det ville måske hjælpe at få eet af dine Excel-ark tilsendt for at se det med egne øjne. Desuden kan disse data hentes ind i Access og fordeles i forskellige tabeller, så vi har et bedre overblik over, hvad der skal laves. Jeg har mange gange fået Excel-ark tilsendt fra andre brugere, og det giver et helt andet billede af db's struktur end det at prøve med ord.
Jeg synes stadig at hoere to forskellige ting og det er helt afgoerende at jeg forstaar det - lad mig skaere det ud i pap: Hvis du har Jesper Aarup ansat vedvarende og han faar 5000 kr per maaned saa optjener han maanedligt 50 kr i ferietillaeg som du udbetaler i april med 600 kr. I hvilken eller hvilke maaneder vil du have ferietillaegget vist? Som 50 kr hver maaned eller som 600 kr i april? Hvis du vil have de 600 kr vist i april og intet i resten af maanederne hvilke andre omkostninger er der som skal vises i bestemte maaneder (en gang om aaret eller en gang i kvartalet) og i hvilke maaneder er det? Hvis du vil have ferietillaegget vist som 50 kr hver maaned er der saa nogle kvartalsvise eller aarlige omkostninger du ikke vil have spredt ligeligt paa maaneder?
(I morgen er jeg vaek hele dagen saa det bliver nok i morgen aften at jeg faar gang i denne her.)
MUGS - jeg ved godt, at din DB var tænkt som inspiration, og det er jeg rigtig glad for. Tak. Jeg vil lige skynde mig at sige, at det er Initialer der er primærnøgle - ikke et navn.
Christin - Jeg vil have ferietillæget vist i hver måned de optjenes, Dvs. 50 kr. hver måned. Og nej du har egentlig ret, der er ikke nogen omkostninger jeg ikke vil have spredt ud over året. Altså der kommer faktisk ikke omkostninger i klumper - de skal alle fordeles på måneder.
Jeg vil meget gerne sende jer både excelark, hvis det på nogen måder kan hjælpe. Chrisitan, evt. send en mail på expmail01@gmail.com, hvis du har et ønske om at se den data jeg anvender i dag. Jeg prøver at sende noget til dig senere i dag MUGS.
Jeg er hjemme igen fra Antwerpen (og i morgen skal jeg ikke afsted.) Togene koerer igen efter togulykken forige uge men med begraenset drift saaledes at i de toge der koerer staar folk som sardiner i en daase.
Jeg gaar derfor i gang nu. Jeg tror jeg forstaar, og jeg har ikke i foerste omgang behov excell spreadsheets.
Det er en fejl (som hyppigt forekommer) at proeve at bygge sine database tabeller efter det resultat man oensker at se. Man skal bygge tabellerne efter logikken og relationerne i de data man arbejder med og i foerste omgang glemme hvordan man gerne vil se det. Hvis man foerst faar strukturen rigtig saa kan man derefter ved hjaelp af SQL forespoergsler og Access rapporter traekke de vaerdier og presentationer ud man nu er interesseret i, samtidig med at det er fremtids-sikret saa man ogsaa kan traekke rapporter ud man senere maatte komme i tanker om. (Hvis man bygger tabellerne efter hvad man vil se i dag risikerer man at skulle starte forfra hvis man senere kommer i tanker om yderligere krav.)
Saadan som jeg forstaar din data-struktur foreslaar jeg tre tabeller:
1. MEDARBEJDER med felter initialer, navn, sektion, startdato, slutdato. Medarbejder tabellen viser ikke kontoklasser og beloeb.
2. KONTOKLASSE med nummer, navn, og fordeling. I fordeling putter jeg det tal man skal dele kontoens vaerdier med for at komme til maanedlige beloeb. Loen-klassen viser maanedsloen saa, de tal skal deles med 1. Koersels-klassen viser anslaaede aarlige udgifter, saa det skal deles med 12, o.s.v. Kontoklasse tabellen viser ikke medarbejdere eller beloeb.
Og saa det der binder det sammen, 3. MEDARBEJDER_KLASSE tabel. Der er saakaldt mange-til-mange relationer mellem medarbejder og klasse: Hver medarbejder har omkostninger i mange (men ikke altid de samme) klasser, og hver klasse relaterer til mange medarbejdere. Maaden at goere det paa er i MedarbejderKlasse tabellen at have tre felter, medarbejder, klasse, og beloeb. Der skal saa vaere en saakaldt fremmednoegle fra medarbejderfeltet til den primaere noegle i medarbejdertabellen saaledes at der ikke (for eksempel som resultat af skrivefejl) i MedarbejderTabel kan forekomme medarbejdere der ikke eksisterer i Medarbejder tabellen. Saaledes kan man kombinere de to tabeller i soegninger. Ligeledes skal der vaere fremmednoegle fra klassefeltet i MedarbejderKlasse til primaernoeglen i Klasse tabellen. Hvis for eksempel Hansen har omkostninger til fast loen, braendstof, og representation kommer der for Hansen tre raekker i MedarbejderKlasse tabellen:
Bemaerk at loennen i tabellen er vist i maanedlige tal men braendstof og representation er vist i aarlige tal.
Der er ingen grund til i MedarbejderKlasse tabellen at lave raekker for ferietillaeg, variabel, atp, eller fib hvis vi laver den uafvaendelige 'business-rule' at hver gang der for en maaned er et beloeb for loen skal der tilfoejes 1% ferietillaeg, 5% variabel, 163 kr for atp, o.s.v. Hvis det derimod antages at ikke alle medarbejdere er i pensionsordningen (eller at der paa et fremtidigt tidspunkt kunne ansaettes medarbejdere uden pension) saa skal pension vises i MedarbejderKlasse.
Naar saa tabellerne er paa plads, inklusiv beloeb for alle relevante MedarbejderKlasse kombinationer kan man programmere standard rapporter der til alle tider kan producere de oenskede oversigter ud, og man kan lave engangs forespoergsler. Hvis Hansen paastaar at han faar mindre i loen end hans kollegaer i sektionen eller reparations sektionens medarbejdere mener at deres gennemsnitsloen ligger under gennemsnittet i andre sektikoner kan man med et snuptag (naar man kender teknikken) traekke data ud til belyse det.
Den standard rapport dit spoergsmaal handler om forestiller jeg mig at udarbejde saaledes (det er endnu kun paa spekulations stadiet):
Et data-ark med seksten-sytten kolonner for medarbejder, sektion, konto, de tolv maaneder, aarstotal. Foerste raekke har navn og sektion for en medarbejder, klasse 14100, og saa hvor maaned der ligger mellem medarbejderens ansaettelses- og slutdato den faste loen, hvis medarbejderen rejser i august bliver september til december kolonnerne tomme,) og aarstotalen. Naeste raekke, for samme medarbejder, i de maaneder hvor der er fast loen 1% deraf for ferie tillaeg. Naeste raekke, i de maaneder hvor der er fast loen 163 kr for atp. Naeste raekke representation delt med 12.
o.s.v.
Saa en total for medarbejderen
Forfra for den naeste medarbejder i sektionen.
total for sektionen.
o.s.v.
Andre rapporter kan programmeres til kun at vise totalen per konto for hele virksomheden, totalen for alle konti per sektion, o.s.v.
Jeg ville vaere interesseret i dine kommentarer (eller om jeg har forvirret dig) foer jeg gaar videre.
Forvirret - naaaa, det ved jeg ikke. Jeg kan godt følge din tankegang, men jeg er ikke i stand til at vurdere om, det er den rigtige måde. Det jeg mener er, at det i min uvidende verden lyder rigtig godt og det harmonerer med det jeg efterspørger.
Rapporten lyder også præcis som det jeg søger. Jeg er blot lidt i tvivl om, hvorvidt en rapport er nødvendig. Jeg er måske mere interesseret i en forsprøgsel. Jeg siger måske fordi jeg ved ikke mit behov kan dækkes af en rapport. Mit behov er, at jeg kan lave en inport via databaseforespørgsel i excel. Det vil give mig mulighed for at lave visualisering i EXCEL, på baggrund af access data. Jeg bliver grebet af mulighederne i det her, og da mange af vores data i dag ligger i excel, så vil jeg gerne kunne relaterer data til excel, og det ved jeg ikke om man kan ved en rapport? Rapporter bliver således lidt sekundært (hvis ikke de kan trække over til excel i et godt format), mens det som skrevet er meget vigtigt, at formularerne er helt indlysende og simple. Eksempelvis, at når der er tale om en indirkte medarbejder, så skal "udfylder" helst ikke se andre konti end dem der er relevante for netop indirekte medarbejdere. Dog vil jeg understrege, at princippet du beskriver i rapporten er lige i øjet, og jeg skal måske bare forstå det smarte ved rapporterne alternativt vide, om de kan trækkes til excel.
Jeg har ikke så mange relvante kommentarer. Du har ikke skrevet noget som springer i øjnene som værende imod det jeg forespørger på.
Hvis der er noget specifikt jeg skal kommenterer på, så sig endelig til - Jeg står selvfølgelig til rådighed på alle leder, og er bare taknemmelig for din hjælp. Jeg er i møde mellem 15-16 og 17-18, men skal nok svarer ASAP, hvis der er noget.
Det essentielle er at vi skal skille det der er i databasen fra den maade vi vil have det ud af databasen. Jeg er nu nogenlunde sikker paa at jeg havde forstaaet strukturen i dine data og at jeg har designet (skitseret) tabellerne i overensstemmelse dermed. Du faldt ikke over noget forkert. Skoent det er lidt teknisk tror jeg du ville have spottet det hvis jeg havde beskrevet struturen drastisk forkert, for det drejer sig stort set om 'common sense'. (Andre medlemmer af eksperten der maatte foelge traaden er velkommen til at kommentere min foreslaaede relationelle struktur.)
Jeg tror ogsaa vi er enige om at det du skal se skal vaere resultatet af forespoergsler til tabellerne, presenteret paa en overskuelig maade. Du syntes, i store linier, at vaere enig i mit foreslaaede (skitserede) resultat af forespoergsel og presentation.
Foresporgslerne og designet skal naturligvis, naar vi foerst har faaet det paa plads, bevares saa du blot kan 'trykke paa knappen' i stedet for paany at skrive forespoergsler hver maaned/uge/time du skal se nye tal. Access stiller et antal redskaber til raadighed for at lave og bevare forespoergsler og formattere resultatet, et af den kaldet Rapport. (Jeg taler ikke om en printet papir-rapport men om et eletronisk rapporterings/formatterings redskab.) Det er et "hvordan" spoergsmaal som jeg foreslaar vi udsaetter indtil vi er mere afklaret med "hvad."
Det bliver nok i morgen aften foer jeg kommer meget videre, jeg har et antal ting jeg skal have klaret foerst.
Helt enig i det skrevne. Du er selvfølgelig mere end velkommen, hvis du har lavet "drafts" på strukturen i Access (det ved jeg ikke om man gør, når man har styr på det, men det ville jeg have gjort :-)).
Jeg har ikke glemt dig. Men for det foerste fik jeg travlt med noget andet, for det andet ser jeg i oejnene at jeg ikke kan loese det med rutine-forespoergsler alene, enten skal jeg i gang med saakaldte stored procedures eller VBA programmering. Det at finde, per medarbejder og kontoklasse, beloebet divideret med fordelingen (i.e. hvis beloebet er aarligt) er ikke noget problem, heller ikke at goere det tolv gange og give de tolv gange overskrifterne JAN til DEC, men det at jeg for en medarbejder kun skal inkludere beloeb for maaneder der falder mellem medarbejderens start og slutdatoer overstiger hvad jeg for naervaerende kan ryste ud af aermet.
Men det er helt sikkert noget jeg boer laere, saa jeg har i sinde at finde loesningen, og naar jeg goer skal jeg presentere det for dig og vil vaere spaendt paa dine reaktioner. Men fordi det kan tage lidt tid skal du ikke vente paa mig. Du har et 'live' problem som du paa en eller anden maade maa se at finde en loesning paa.
jeanad1, jeg er aktiv med spoergsmaalet, men jeg er koert fast. Jeg har netop selv oprettet et spoergsmaal paa eksperten over det problem jeg for naervaerende roder med. Jeg har i sinde at koere videre med spoergsmaalet fordi det indeholder et antal interessante elementer som jeg gerne ville kunne loese. Hvis ikke du i mellemtiden har tabt interessen (eller selv fundet loesninger) skal jeg holde dig underrettet.
Hej Cristian Undskyld mit fravær - jeg har haft barnedåb her i weekenden, så har været engageret på hjemmefronten.
Øv, mht. problemerne. Jeg kan desværre ikke hjælpe dig med input, da jeg ikke har kompetancerne. Jeg vil selvfølgelig stadig gerne hører hvis du finder en løsning - men det kan jo godt værer at jeg skal begynde at kigge på alternativer (Excel...i en anden struktur, øf)...
Jeg har på ingen måde tabt interesse, men skal have fundet en løsningen inden for den næste uge. Jeg skal vurdere, hvilekn grad af dynamik jeg kan få og dermed også hvilke rapporteringssystemer jeg kan præsenterer.
Jeg har naturligvis stor forståelse for, at du ikke kan anvende al din tid på mine problmer, og jeg er jo bare glad for forsøget. Jeg er selvfølgelig meget interesseret hvis du skulle komme på en smart løsning inden for nærmeste fremtid. Hvis du skulle give op, så må du også gerne skrive det, for jeg giver dig hellere end gerne point, for indsats.
Saa lykkedes det, efter hjaelp her paa eksperten, at komme et skridt videre saaledes at jeg kan vise omkostninger i de maaneder hvor en medarbejder har vaeret ansat. Jeg har placeret en test-database her http://christianjorgensen.be/jean.accdb (i Access2007, jeg haaber du kan aabne den, ellers saa sig til.) I panelet til venstre dobbeltklik i Medarbejder:Tabel hvor jeg har oprettet et antal medarbejdere med start- og slutdatoer. I Konti:Tabel har jeg saa oprettet nogle kontoklasser og fordelinger. Jeg har, for at proeve det af, antaget at braendstof- og rejseomkostninger er anslaaede i aarlige beloeb saa at de skal deles med 12 og at der er forsikringsomkostninger i kvartals-tal der altsaa skal deles med 3, og resten er i maanedlige beloeb der saa skal deles med 1. Og saa i MedarbejderKonto:Tabel har jeg for et par af medarbejderne angivet beloeb per konto. Resten af medarbejderne er foreloebig gratis (dem skulle du maaske skaffe dig nogle flere af.) Resten af tabellerne kan du ignorere for nu.
Jeg har saa lavet en forespoergsel der hedder qryOmkostninger. Den staar tre gange i panelet fordi den traekker paa data fra tre tabeller. Jeg har vist alle medarbejderne med start- og slutdatoer. For de ikke-gratis medarbejdere har jeg konti, beloeb, og fordelinger, og saa har jeg placeret de maanedlige beloeb i kolonner for de maaneder medarbejderne forventes at vaere ansat. Jeg viser foreloebigt ikke noget med sektioner og afdelinger, og det virker, foreloebigt, kun for 2010.
Forespoergslen kan man bruge til forskellige ting. Man kan lave en (elektronisk) rapport der formatterer dataerne lidt paenere (dobbeltklik paa rptOmkostninger, forekommer ogsaa tre gange.) Jeg har lavet den 'quick-and-dirty', der kan laves meget mere ud af det. Rapporten kan, hvis man vil, trykke ud paa papir.
Forespoergslen kan ogsaa eksporteres til Excell (et af dine krav.) Enkelt-klik paa qryOmkostninger og aaben saa i menuen Externe gegevens (sorry for det hollandske, mit arbejdssprog), derunder i feltet Exporteren dobbeltklik paa Excel symbolet. Saa aabnes et dialog-vindue hvor du kan vaelge et fil-navn for excel regnearket.
Leg med det og giv mig feed-back. I mellemtiden (men ikke foer i morgen) arbejder jeg videre med det.
Jeg glemte at naevne at man ville normalt ikke i rapporten/spreadsheetet inkludere start- og slutdatoer og muligvis heller ikke beloeb og fordeling men kun de maanedlige beloeb. Jeg har taget det med her for at tydeliggoere sammenhaengen.
jeg kan desværre ikke åbne Access databasen - jeg har pt. kun Access 2000 (jeg har lagt bestilling på 2007, så fremadrettet er det ikke et problem. Jeg har blot en masse ting jeg skal have afsluttet inden jeg "tør" begiver mig ud i at lærer de nye programmer).
Jeg har slet slet ikke tålmodighed til at vente med at se filen - til jeg får noget nyt installeret, så jeg håber, at du måske har mulighed for at gemme den, så den kan åbnes af Access 2000.
Jeg kan jo kun blive ved med at takke dig, og som sagt kan jeg ikke vente med at se hvad du har fundet ud af.
Jeg har en 2003 version liggende, og den vil jeg prøve at ligge ind over frokost. Og så har jeg prøvet at få en kollega med 2007 til at gemme filen i 2003 format.
jeg ser lige om det virker i første omgang, så du behøver ikke bruge tid på det lige nu. Derudover har jeg booket tid, til at få installeret 2007 - men det bliver nok desværre ikke inden for de næste par dage, da IT afdelingen skal ind over det.
Jeg har ikke glemt dig. Jeg forsøger at få tid til at kigge på det du har lavet, men i dag har været en rigtig skidt dag. Jeg har fået det til at virke, så jeg kan se det.
Umiddelbart ser det rigtig godt ud. Der er lidt som jeg ikke kan bruge, men inspirationen er kommet tilbage.
Jeg skal nok give mere feedback, når jeg har kigget tingene grundigere igennem. Håber det er ok
Det er, som du kan se, et foerste grove forsoeg med eneste formaal at give inspiration enten til at finde ud af hvordan det kan forbedres eller til at konstatere at saadan skal det i hvert fald ikke vaere. Vi tales ved naar tiden er inde.
Jeg har haft tid til at kigge på din database. Som udgangspunkt er tankerne gode, og det har afgjort allerede inspireret mig.
Du har misforstået det med sektion en smule. Der er kun to optioner 1) Direkte eller 2) Indirekte
Det sektionen gør, er at angive hvilke kontonumre som der skal tages stilling til.
Således er en svaghed i den nuværende struktur (Undskyld hvis jeg tager fejl, er som sagt en novice), at den er vanskelig at lave formularer på baggrund af. Der er nemlig ingen måde, at sikre, at der for en nyoprettet medarbejder bliver udfyldt beløb på de konti, som er relevant for ham. Typisk 20 konti som er spcifikke på baggrund af sektionskoden.
Dvs. når der oprettes en ny medarbejder, så skal det fremgå i formularen, hvilke konti der skal tages stilling til:
Kontonr. Kontonavn Beløb (Som brugeren skal tage stilling til) 1000 Gage 2000 Bonus osv. Osv.
Det er den eneste svaghed jeg kan få øje på, og jeg har nu selv forsøgt at sidde og rode med det - men ikke overraskende forgæves :-)
Jeg vil foreslaa at strukture spoergsmaalene lidt, dette og det nye du oprettede.
Titlen paa dette spoergsmaal var "Kan man lave udregning i Access," og da vi kom lidt naermere ind paa det viste det sig at dreje sig om udregning og fordeling og yderligere om presentation af de udregnede og fordelte tal. Du har omkostninger hvoraf nogle er udtrykt i maanedlige beloeb og andre i kvartals- eller aarsbeloeb, og du ville have de ikke-maanedlige beloeb beregnet i maanedsbeloeb og have alle beloeb fordelt, per medarbejder, paa de af aarets maaneder hvor hver medarbejder er ansat.
Dertil demonstrerede jeg, rudimentaert, hvordan det kan lade sig goere at beregne, fordele, og presentere tallene: (1) strukturere data i tre tabeller, medarbejder, konti, og medarbejderekonti, (2) lave en forespoergsel der per medarbejder og konto udtraekker/beregner beloebene per maaned for de maaneder der ligger mellem ansaettelses- og fratraedelsestidspunkt, og (3) gengive resultatet i en Access rapport der kan aflaeses direkte paa skaermen, kan eksporteres til Excell, og kan trykkes ud. Jeg foreslog dig at kikke og kommentere hvorefter jeg saa kunne udvikle det lidt saasom at indfoeje faste beloeb saasom atp, tillade at rapporten grupperes paa afdelinger o.s.v., indfoeje totaler, tillade valg af rapporteringsperiode, o.s.v.
Men det gik du ikke naermere ind paa. I stedet tog du, her og i et nyt spoergsmaal, hul paa det naeste problem, hvordan man kan indfoere de noedvendige data i tabellerne.
Vil det sige at du, for tiden, stopper med beregning/fordeling/presentations problemet? To ting kunne tyde paa dette (1) dit nye spoergsmaal gaar ud fra min foreslaaede tabelstruktur, og (2) du erklaerer dig 'inspireret.' I saafald foreslaar jeg at du afslutter DETTE spoergsmaal, maaske med muligheden for at aabne et nyt spoergsmaal naar du er klar til at gaa videre med rapporteringssiden. Jeg skal saa paa dit nye spoergsmaal lave forslag til hvordan du indfoerer dataerne.
Jeg skal dog her tage hul paa formular/update problemet. Du giver nu lidt forklaring paa din sektions- konto struktur. (For at vaere lidt 'spids,' jeg havde aldeles ikke misforstaaet det med sektionerne for du havde ikke givet nogen oplysninger der kunne forstaas eller misforstaas. I mangel paa information og for at komme i gang lavede jeg et gaet som enten ville vaere korrekt eller som ville udlokke de noedvendige oplysninger. Og det skete saa!) Du har altsaa to sektioner, direkte og indirekte, men du synes at have tre typer konti, de som hoerer til direkte, de som hoerer til indirekte, og de som hoerer til begge. Jeg har rettet databasen til (og kopieret den i Access 2002/2003 format som jeg haaber du kan laese) og placeret den paa http://christianjorgensen.be/jean.mdb. Jeg har rettet sektions- og medarbejder tabellerne til, og jeg har i konti-tabellen indfoert en ny kolonne med kontotype. For saa at lave en formular til indfoerelse af beloeb for en ny medarbejder opretter du foerst medarbejderen med sektionsopgivelse, og saa laver du en forespoergsel der selekter alle konti for hvilke kontotypen er lig med medarbejderens sektion plus alle konti for hvilke kontotypen er 'begge'.
Summa summarum, det vil ikke vaere noget problem at lave formular for indfoerelse af beloeb for nye medarbejdere eller updatere beloeb for eksisterende medarbejdere. Hvis du vil lukke dette spoergsmaal skal jeg paa det nye spoergsmaal komme med konkrete loesningsforslag.
Jeg har været syg et par dage, så undskyld den sene tilbagemelding.
Jeg er meget bevidst om, at mit oprindelige spørgsmål har udvidet sig rigtig rigtig meget og jeg er vild taknemmelig for, at du gør så stor en indsats for at hjælpe mig, som du gør.
Jeg er ked af, hvis ikke jeg giver tilstrækkelig/retvisende information - det er jo bestemt ikke i min interesse. Brug af ordet "misforstå", var ikke sådan ment, at du have lavet fejl - mere, at det ikke var som jeg havde i tankerne (Og den misforståelse kan meget let være mi skyld, det var slet ikke ment som kritik, men et forsøg på at få rettet en ting jeg kunne se var galt, i forhold til mit ønske).
Og ja, jeg er inspireret af din database, således har jeg forsøgt, selv at arbejde videre med dine tanker. Jeg erkender, at jeg rimelig hurtig går i stå, grundet manglende kompetencer - men samtidig med, at det her har stor værdi for mig rent arbejdsmæssig, så er der også en værdifuld læringsproces for mig.
Jeg får kigget på den nye database du har lagt til mig i eftermiddag og skal nok være skarpere i kommentarerne.
Jeg er på ingen måde interesseret i at midste din hjælp, og mit sideløbende oprettede pørgsmål, var for at prøve at lære noget yderligere. Det er vanskeligt for mig, at være skarp på mine ønsker og behov, da jeg ikke altid er lige skarp på dataopbygning eller generelle muligheder. Jeg har bestem i sinde, at følge din indsat hel i mål - og den læring jeg så selv kan få sideløbende er jo bare et plus - men jeg vil mere end gerne give information, kommentarer osv. på alt den hjælp du tilbyder. Jeg vil også gerne (når det lykkedes) give konkret feedback på databasens værdi. Kort sagt, vil jeg selvfølgelig gerne give så meget jeg kan igen, for den store hjælp du yder.
Jeg giver hellere end gerne point for den besvarelse du har lavet, men håber ikke, at det betyder at du dropper mig :-)
Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links. Der sættes "nofollow" på alle links.
