Bruge og gemme fil, mens den er åben andet sted

Hej med jer.
Fik lige dette spørgsmål, og jeg er ikke helt klar over om løsningen simpelthen bare er at ligge filen på et delt drev...???

"På arbejde har vi fået det lavet sådan at min computer på
kontoret er hovedcomputeren, der er så sat en op i værkstedet hvorfra det
skulle være muligt at indtaste ordre osv. på skemaer de henter fra min
computer.

Det går også fint med at hente og gemme, hvis bare ikke jeg har den samme fil
åben, for så laver den en kopi som burde opdateres når jeg lukker filen hos
mig. Eller omvendt. Det gør den bare ikke.  Hvis værkstedet har filen åben når
jeg vil hente den frem på kontoret har jeg tre muligheder: åbne en
skrivebeskyttet kopi, lave en midlertidig kopi og flette senere eller hente en
kopi og omdøbe den. Jeg har prøvet at sige ja til at lave en midlertidig kopi
som så fletter ændringerne ind senere, men den kopi "forsvinder" for mig. Jeg
ved ikke hvor den bliver gemt på computeren, har lavet søgninger både på navn
og på tidspunkt. Men lige lidt hjælper det.

Der er indsat en box som skulle gøre det muligt at vi begge steder kan arbejde
i det samme dokument - men indtil nu er det gået totalt i "ged". Lukker jeg
maskinen på kontoret kan værkstedets computer ikke finde mappen med filen og
vil ikke gemme.

Det hele overstiger min forstand - håber du kan guide mig til hjælp på en
eller anden måde. Det er blevet mit arbejde at være it-ansvarlig, hva' gir'
du? Det kan da godt være jeg ved noget om de gængse programmer men alt det
netværk osv. har jeg intet begreb om.

Jeg ved ikke om det har nogen betydning - jeg kører XP pro og værkstedet kører
med win95."