Pres det bedste ud af Office
Softwarehusene ville elske det, hvis alle straks opgraderede til nyeste version af deres applikationer i samme øjeblik, de blev udgivet.
Det er heldigvis ikke nødvendigt, og selv om it-verdenen er blevet fristet af Office 2007, så vil Microsoft Office 2003 stadig være at finde på mange pc’er i årene fremover.
Der kører jo stadig udgaver af Office XP, 2000, 97 og 95. Og det kan såmænd være en opgradering i sig selv at grave lidt dybere i mulighederne i den gode, gamle Office-version.
Med Microsoft Office er der altid noget at lære, og programmerne Word, Excel, PowerPoint og Outlook byder på mange spændende funktioner, som kan være nyttige at kende. Her er en håndfuld af dem.
Outlook: Download kun headers
Intet er mere frustrerende end at downloade en kæmpe e-mail blot for at opdage, at det er spam – eller noget der ligner: Billeder af moster Mollys seneste strikkeprojekt.
For at få mulighed for at sortere i e-mails med store vedhæftninger, så man selv kan bestemme, hvornår man vil downloade filerne, klikkes der på Funktioner -> Indstillinger og fanebladet Konfiguration af e-mail.
Klik nu på Send/modtag, vælg Alle konti og klik på Rediger. Marker Hent hele emnet inklusive vedhæftede filer (denne markering er sædvanligvis allerede sat) og marker derefter Hent kun brevhoveder for emner større end.
Angiv den ønskede maksimumværdi (standardværdien er 50 KB) og klik på OK, Luk og OK.
Fra nu af vil Outlook kun hente brevhovedet for e-mails, der er større end den definerede maksimumværdi.
Outlook: Kontroller automatiske kvitteringer
Outlook har mulighed for at begrænse ønsket om kvitteringer til e-mail-adresser, man selv specificerer.
For at oprette en liste over e-mail-modtagere, der automatisk skal bedes om en kvittering, vælges Funktioner -> Regler og beskeder og der klikkes på Ny regel-knappen.
Vælg nu Start fra en tom regel og markér Undersøg meddelelser, når de er afsendt. Klik på Næste og markér nu sendt til en person eller distributionsliste på listen øverst i vinduet.
Klik på linket en person eller distributionsliste i det nederste vindue for at vælge de personer i adressebogen, der skal modtage e-mails med ønske om kvittering.
Klik nu på OK, derefter på Næste og marker giv mig besked, når den er leveret.
Klik nu på Næste-knappen to gange og skriv til sidst den nye regels navn i Trin 1-feltet. Afslut processen ved at klikke på Udfør og derefter OK.
Word: Mere fart på
Nogle gange kan man fristes til at mistænke Microsoft for at have konfigureret Word til at køre langsomt med vilje.
Klik på Funktioner -> Indstillinger og foretag følgende ændringer for at få Word til at køre hurtigere: På fanebladet Vis fjernes markeringen fra Animeret tekst.
Hvis man bruger Word i Normal visning, kan man samtidig markere Tilpas til vinduesstørrelse. På fanebladet Generelt fjernes markeringen fra Tilbagemelding med animation.
Hvis man arbejder med mange dokumenter, forøg da Vis senest åbnede filer til 9, som er den højeste værdi.
Hvis man benytter autofigurer, kan man fjerne markeringen fra Opret automatisk lærred ved indsætning af autofigurer.
På fanebladet for Stave- og grammatikkontrol fjernes markeringen fra Løbende grammatikkontrol og Kontroller grammatik samtidig med stavning.
Har man brug for mere hastighed, kan den automatiske stavekontrol også slås fra ved at fjerne markeringen fra Løbende stavekontrol.
På fanebladet Udskriv fjernes markeringen fra Udskriv i baggrunden. De fleste printere og netværk håndterer alligevel udskrifter hurtigt nok ved egen hjælp. Klik til sidst på OK-knappen.
Er Word stadig lidt langsom? Så sluk for de resterende automatiske funktioner. Vælg Funktioner -> Indstillinger for Autokorrektur og vælg fanebladet Autoformat under skrivning.
Fjern alle markeringer under Anvend under skrivning og Automatisk under skrivning.
Word: Genskab mistede dokumenter
Når Word går ned, ødelægges ens dokument ofte. Men når Word genstarter, vil Microsoft Office Application Recovery-funktionen oftest tilbyde at genskabe dokumentet.
Hvis det sker, så gennemtjek det genskabte dokument omhyggeligt og gem det under et nyt filnavn.
Hvis dokumentet ikke genskabes, brug da Windows Stifinder til at lave en kopi af det beskadigede dokument.
Start nu Word og åbn det originale beskadigede dokument ved at klikke på Filer -> Åbn og derefter på Åbn-knappens lille pil, her vælges Åbn og reparer.
Word vil nu forsøge at reparere dokumentet. Hvis det ikke virkede, og man ellers har konfigureret Word til at lave sikkerhedskopier, skal man lede efter sit dokument, men med filtypen .wbk i stedet for .doc.
De fleste af ens data er sandsynligvis stadig i dette dokument. Hvis dette heller ikke er muligt, kan man åbne det beskadigede dokument i WordPad og klippe så mange data som muligt ud herfra til et nyt Word-dokument.
Word: Bedre søgning
Gode søgeresultater kræver, at dokumenterne har fået tilknyttet metadata, der er beskrivende nøgleord, som Word kan søge efter.
For at få Word til at vise dialogboksen for et dokuments egenskaber, når dokumentet gemmes, åbnes Funktioner -> Indstillinger.
Vælg nu fanebladet Gem og markér Spørg efter dokumentegenskaber. Når man fremover gemmer et dokument, vil Word spørge efter dokumentets egenskaber (for at tilføre et eksisterende dokument tilsvarende informationer vælges Filer -> Egenskaber).
På fanebladet Dokumentinfo indtastes informationer som Titel, Emne, Nøgleord (eksempelvis “mål for 2007” eller “beskrivelse af netværk”), Kommentarer og så videre.
Hvis man har brug for at tilknytte flere egenskaber, vælges fanebladet Brugerdefineret, hvor man kan indtaste yderligere egenskaber såsom Dokumentnummer, Gruppe, Kilde og så videre.
Man kan også oprette sine egne kategorier: Giv kategorien et navn i Navn-boksen, en type i Type-boksen og en værdi i Værdi-boksen og klik på Tilføj.
For at søge efter dokumenter vælges Filer -> Filsøgning. I feltet Andre søgekriterier vælges de drev eller mapper, der skal gennemsøges, de filtyper, der skal findes, og så videre. Klik til sidst på Søg-knappen.
Word: Lås dokumenterne
Word kan sikre dokumenter til en vis grad. Vælg Funktioner -> Indstillinger og fanebladet Sikkerhed.
For at forhindre uautoriserede ændringer i dokumentet indtastes en adgangskode i feltet Adgangskode til redigering.
For at forhindre uautoriseret læsning indtastes en adgangskode i feltet Adgangskode til åbning.
For at tillade ændringer, så læseren eksempelvis kan udfylde en formular, klikkes der på Beskyt dokument og herefter vælges de ønskede beskyttelsesmuligheder.
Word: Brug Word som lommeregner
Word plejede at have en lommeregner i Funktioner-menuen.
Man kunne vælge en talopstilling hvor som helst i teksten, og med et museklik ville Word addere og dividere med mere. Ved at trykke Shift+Insert blev resultatet sat ind i teksten.
Word kunne endda forstå udtryk (5+5)*(3+3). Denne funktion er stadig en del af Word, den er blot gemt af vejen.
For at få den tilbage vælges Funktioner -> Tilpas og fanebladet Kommandoer. Vælg derefter Funktioner i Kategorier-listen til venstre, og i Kommandoer-listen til højre finder man nu Funktioner Beregning.
Grib nu fat i Funktioner Beregning og træk den til en af Word’s værktøjslinjer.
For at bruge funktionen markeres et regnestykke i dokumentets tekst (såsom 5+5) og derefter klikkes der på Funktioner Beregning.
Resultatet vil nu fremkomme i statusbjælken i Words nederst til venstre i den grå bjælke.
Word: Dokumenter sammenkædes
Et forretningsforslag er ofte sammenkædet med et Excel-budget, grafiske logoer og måske også andre Word-dokumenter.
Men hvis man kopierer forretningsforslaget over til notebooken og tager den med til møde, mister man alle disse sammenkædninger.
Man kan selvfølgelig indlejre materiale, der ellers kun er sammenkædet, i dokumentet, men man mister de automatiske opdateringer.
Her er en løsning på det problem: Når man indsætter billeder, vælg Indsæt -> Billede -> Fra fil og vælg billedfilen.
Klik nu på den lille pil på højre side af Indsæt-knappen og vælg Indsæt og sammenkæd.
Word vil nu indlejre en kopi af billedet, som det kan bruge, når den sammenkædede billedfil ikke er tilgængelig. Billedet vil blive opdateret igen, når den sammenkædede billedfil igen er tilgængelig.
For andre filer og objekter gælder det, at man enten kan bryde sammenkædningerne med indlejringer eller tage alle filerne med sig.
For at bryde sammenkædningerne, vælg Rediger -> Kæder og vælg samtlige sammenkædninger. Klik nu på Opdater nu og derefter på Afbryd kæde.
For at tage filerne med sig bruges samme dialogboks til at skabe overblik over, hvilke filer man har behov for.
Disse kopieres sammen med dokumentet til en mappe på notebooken. I dialogboksen bruges nu funktionen Skift kilde til at ændre samtlige filers placering.
PowerPoint: Små filer
PowerPoint-brugere lærer hurtigt, at PowerPoint-filer kan blive meget store.
En måde at gøre dem mindre på er at slå Gem hurtigt fra (vælg Funktioner -> Indstillinger og fanebladet Gem).
En anden mulighed er at bruge funktionerne i Indsæt-menuen til at importere elementer ind i præsentationen i stedet for at trække og slippe fotos, lyde og andre filer via Windows Stifinder.
Dette skaber nemlig en indlejret OLE Server, som fylder meget i PowerPoint-filen.
Endelig bør billederne ikke indeholde flere pixels, end skærmen kan fremvise.
Hvis man eksempelvis har en XGA-projektor, skal et billede, der fylder en fjerdedel af et dias, ikke indeholde mere end 256 × 192 pixels.
Et billede, der fylder et helt dias, skal ikke have flere end 1.024 × 768 pixels.
PowerPoint: Byg præsentationer i Word
Før man skaber sin præsentation i PowerPoint, kan man opbygge strukturen i Word.
Tricket går ud på, at man kun bruger et par enkelte typografier til sin tekst og derefter overfører indholdet til PowerPoint med funktionen Filer -> Send til -> Microsoft Office PowerPoint.
Alle tekster markeret med typografien Overskrift 1 bliver til dias-overskrifter, tekster markeret med Overskrift 2 bliver primære punkter i lister, Overskrift 3-tekster bliver sekundære listepunkter og så videre.
Man tilføjer typografier på markeret tekst i Word ved hjælp af opgaveruden Typografier og formater, som vælges i menuen Formater.
Alternativt kan man hæve og sænke teksternes typografi-niveau ved at vise Word-dokumentet i Disposition-tilstand (Vis -> Disposition).
Bemærk, at tekst, der ikke er markeret med disse typografier, ikke vil blive overført til PowerPoint.
Det samme gælder for tabeller, diagrammer, billeder og andre objekter i Word-dokumentet.
Brug Rediger -> Kopier (i Word) og Rediger -> Indsæt speciel (i PowerPoint) for at kopiere disse elementer til PowerPoint.
PowerPoint: Se alting på samme tid
PowerPoints Marker flere objekter-værktøj er uvurderligt, når man har brug for at vælge objekter i et dias, som er dækket af andre objekter.
For at føje funktionen til en værktøjslinje vælges Funktioner -> Tilpas og fanebladet Kommandoer.
Vælg nu Tegning i Kategorier-listen til venstre og træk Marker flere objekter fra Kommandoer-listen i højre side ud på en værktøjslinje.
Klik nu på Luk-knappen. Klik nu på Marker flere objekter-ikonet for at åbne en dialogboks, der indeholder en liste over samtlige objekter i præsentationen.
Marker boksen ved det objekt, der skal markeres, og klik på OK-knappen.
Når der indsættes objekter i en præsentation, kan det betale sig at tænke lidt langsigtet.
Indsæt objektet og dobbeltklik på det for at skrive en beskrivelse af det i fanebladet Web.
Denne tekst vil blive vist, når man bruger Marker flere objekter og kan være en stor hjælp, hvis man har mange objekter.
PowerPoint: Brugerdefinerede diagrammer
Inkluderet i PowerPoint er en pæn samling præfabrikerede diagrammer, men det er ganske let at skabe variationer, som passer til ens egne ønsker.
Dobbeltklik på et diagram i præsentationen og tilret det med de ønskede ændringer. Vælg nu Diagram -> Diagramtype samt fanebladet Brugerdefinerede typer.
Klik på Brugerdefinerede-knappen nederst til venstre i vinduet og derefter på Tilføj-knappen.
Indtast nu et navn og en beskrivelse af den nye diagramtype og klik på OK-knappen for at tilføje det tilrettede diagram til listen over brugerdefinerede diagrammer.
Bemærk, at brugerdefinerede diagrammer ikke vil beholde eventuelle ændringer, der er foretaget i PowerPoints standard farvepalette, og at de heller ikke automatisk vil følge med præsentationer og skabeloner, når de distribueres.
Hvis man vil dele brugerdefinerede diagramtyper med venner og kolleger, skal man finde filen GRUSRGAL.GRA (befinder sig sædvanligvis i C:\Documents and Settings\<brugernavn>\Application Data\Microsoft\Graph).
Send filen til modtageren og bed ham/hende om at erstatte deres egen fil med den tilsendte.
Det vil selvfølgelig overskrive enhver brugerdefineret diagramtype, modtageren selv har oprettet. Man kan ikke få det hele.
PowerPoint: Forøg og formindsk
PowerPoint har en animation, der hedder Forøg/formindsk, som kan få udvalgte objekter til at blive større eller mindre.
Desværre får man ingen forsinkelse på animationen, så hvis man vil forøge et billede, flyve noget tekst hen over det og så formindske det igen, vil det ikke virke.
Løsningen er at skabe animationen i flere dele. Højreklik på det relevante billede og vælg Brugerdefineret animation.
Klik nu på Tilføj effekt-knappen i opgaveruden til højre og vælg Fremhævning -> Forøg/formindsk.
Dette vil forøge billedet. Animer nu teksten og vælg derefter billedet igen.
Klik på Fremhævning -> Forøg/formindsk og indtast værdien 66,7 % i Størrelse-feltets rullegardinmenu.
Dette vil formindske billedet. Bemærk: For at afgøre, hvor meget et objekt skal reduceres, bruges denne formel: (Ønsket procent/Forøget procent) × 100. I dette tilfælde (100/150) × 100 = 66,7 procent.
Excel: Hurtig indtastning af dataserier
Hvorfor spilde tid med at taste lange datarækker (1-2-3-4 og lignende) ind i Excel, når man med en simpel træk-og-slip-funktion kan få dataene lagt på automatisk?
Denne funktion, som findes med musen i den lille firkant i nederste højre hjørne af en markeret celle, kan indsætte alle former for numeriske og tekstsekvenser automatisk, og den kan endda tænke selv på baggrund af de informationer, man giver den.
Prøv eksempelvis at skrive januar i celle A1, placer musen på den lille firkant og træk markeringen ud til celle L1.
Cellerne vil nu blive udfyldt med teksterne februar, marts, april og så videre. Eller prøv at indtaste en dataserie såsom 5, 10 i to naboceller (man behøver mindst to indtastninger for at opnå det rette resultat) og marker begge celler.
Træk nu de markerede cellers håndtag ud over en række celler for at få Excel til at indsætte værdierne 15, 20, 25, 30 og så videre.
Hvis man i stedet vil have Excel til at kopiere de originale tal (5 og 10), så mange gange de markerede celler giver plads til, holdes Ctrl-tasten nede, mens man trækker i cellens håndtag.
Excel: Automatisk opsummering
En af de bedste funktioner i Excel er programmets dataliste, som behandler et antal kolonner og rækker på samme måde, som de ville være blevet behandlet i en database.
Denne funktion gør det også muligt at få opsummeret en kolonnes indhold på flere måder og ganske automatisk.
Har man eksempelvis en række kolonner med kunde-ID-numre øverst og derunder nogle rækker med deres ordrebeløb, kan man oprette en dataliste ved at markere hele området inklusive kunde-ID og alle datarækker og derefter vælge Data -> Liste -> Opret liste.
Husk at markere Listen indeholder overskrifter og klik så på OK-knappen. Nu bliver området konverteret til en dataliste inklusive en ny dataindtastningsrække.
Efterhånden som man indtaster data, udvider datalisten sig automatisk.
Hvis man vil have en opsummeringsrække i bunden af datalisten, klikker man blot et sted i listen og vælger Data -> Liste -> Rækken Total.
Hvis man vil ændre Sum-værdien, som bruges automatisk i Total-rækken, klikker man blot på pilen for en kolonnes Total-celle og vælger en anden opsummeringsfunktion (Middel, Antal, Varians og så videre).
Excel: Udvid navngivne områder
Med Excel er det også muligt at definere navngivne områder, så ens formularer bliver mere beskrivende.
Eksempelvis kan man erstatte =SUM(C2:C25) med =SUM(Bonus), så man altid let kan referere til bonus-tallene uden at skulle huske deres adresse i regnearket.
Selv om Excel’s navngivne områder normalt er statisk definerede som i tilfældet C2:C25, kan man godt definere dynamiske områder der udvides, efterhånden som man tilføjer data.
For at navngive et område og gøre det dynamisk, skal man først notere sig arkets navn (eksempelvis “Bonus”) og den absolutte adresse på den første celle, der ikke er en kolonneoverskrift (eksempelvis $C$2).
Vælg nu Indsæt -> Navn -> Definer og indtast områdets nye navn i feltet Navne i projektmappen. I feltet Refererer til indtastes følgende kode uden mellemrum: =FORSKYDNING(Bonus!$C$2;0;0;TÆLV(Bonus!$C:$C))
Klik derefter på Tilføj-knappen og dernæst Luk-knappen for at oprette det navngivne og dynamiske område.
Formularen tæller antallet af udfyldte celler i kolonne C (startende fra celle C2) og udvider selv området til at omfatte samtlige rækker.
Excel: Navngiv datoerne
Hvis man modtager et regneark med datoformatet dd/mm/åååå (eksempelvis 23/10/2006), kan man tilføje ugedagenes navne med et par hurtige manøvrer med musen.
Man markerer blot datoerne, højreklikker på markeringen og vælger Formater celler. Vælg nu Brugerdefineret i Kategori-listen i venstre side af vinduet og skriv koden ’dddd dd/mm/åååå’ i feltet Type og klik på OK.
Nu bliver kalenderdatoerne automatisk vist med deres tilsvarende ugedage.
For at skabe andre brugerdefinerede datoformater skal man benytte Excels datoformatteringskoder, som er: “d” (dage fra 1-31), “dd” (dage fra 01-31), “ddd” (Man-Søn), “dddd” (Mandag-Søndag’), “m” (månederne 1-12), “mm” (månederne 01-12), “mmm” (Jan-Dec), “mmmm” (Januar-December), “mmmmm” (J, F … D), “y” eller “yy” (årene 00-99), “yyyy” (årene med alle fire cifre som eksempelvis 2000).
Excel: Brug målsøgning
Stiller chefen nogensinde spørgsmål som “Hvor meget skal vi reducere vores lønudgifter for at de ikke overstiger 20 procent af vores omkostninger?”
Læg aspirinen væk og lad Excel klare det tunge arbejde med sin Målsøgning-funktion.
Åbn det relevante regneark, der som minimum skal indeholde informationer om de samlede lønudgifter, de samlede udgifter total og en beregning af, hvor stor en procentdel lønudgifterne udgør af de samlede udgifter.
Marker den celle, der indeholder formlen for procentudregningen og vælg derefter Funktioner -> Målsøgning.
Indtast den ønskede målværdi (i dette tilfælde 20 (procent)) i feltet Til værdi.
Indtast derefter referencen til den celle, der skal ændres for at opnå de 20 procent (som er lønudgifter-cellen) i feltet Ved ændring af celle. Klik nu på OK-knappen, og Excel vil forsøge at finde en løsning.
Hvis det lykkedes, bliver cellernes værdi ændret (man kan dog fortryde ved at klikke på Annuller-knappen). Hvis der ikke er en løsning, vil Excel fortælle, at målsøgningen ikke lykkedes.
