DSB på banen med nyt intranet

Af Christian Lund

8.000 medarbejdere. Så mange vil DSB forene i et nyt stort portalbaseret intranet, som tages i brug fra den 26. oktober. Det nye intranet skal skabe fælles fodslag i organisationen og samtidig gøre intranettet til de ansattes foretrukne arbejdsredskab, lyder visionen fra projektleder i DSB Intranet, Henrik Cramer.

DSB´s nye intranet kommer ikke blot til at bestå af fælles virksomhedsnyheder og opslag om frokosten i kantinen. Fokus er i stedet lagt på, at gøre intranettet personligt ved at lave specielle moduler, der kan udskiftes efter den enkelte medarbejders behov.

Dermed følger DSB den generelle tendens indenfor udvikling af intranet, fortæller proceskonsulent i Intracom Consult, Mads Richard Møller, der gennem en årrække har været involveret i mere end 300 virksomheders initiativer på området.

- Vi oplever en generel udvikling væk fra traditionelle intranet, hvor der blot var adgang til information på interne netværk. Flere og flere arbejder med såkaldte portalbaserede intranet, der har fokus på at sammensætte hele den brugerflade, medarbejderen har foran sig, siger Mads Richard Møller.

Slut med at gemme på c-drevet
For medarbejderne i DSB betyder denne udvikling, at de ved siden af de generelle nyheder også får adgang til nyhedsbreve, der er specifikt stilet til den afdeling eller de projektgrupper, de er involveret i. På intranettet vil de også kunne placere personlige kalendere, e-mail programmer og links til eksterne sites, som de ofte benytter. Ligesom en stor del af brugerfladen vil være reserveret til medarbejderens helt personlige effekter, som for eksempel billeder af ægtefæller og børn.

- Det hele handler om, at det skal være ?tæt på mig?, siger Henrik Cramer.

For at fremme spredning af intern viden i DSB og give mulighed for at arbejde på tværs i organisationen vil intranettet også have en intern telefonbog og et dokumentarkiv. Telefonbogen vil ikke kun indeholde navn og afdeling, men også beskrive den enkelte medarbejders specifikke kompetencer, mens dokumentarkivet skal sikre, at flere får adgang til de dokumenter, der udarbejdes.

- Vi forsøger at komme væk fra, at information er gemt på forskellige drev rundt om i virksomheden. Hvis alt gemmes i dokumentarkivet under de specifikke projektgrupper, det tilhører, vil informationen kunne bruges af alle medarbejdere, siger Henrik Cramer, der dog samtidig understreger, at der i systemet kan sættes grænser for hvem, der har adgang til hvilken information.

Ingen "alle mail"
Et omfattende intranet betyder dog ikke kun større informationsudveksling, men også nye roller og ny ansvarsfordeling for medarbejdere og ledelse. Det vil for eksempel i langt højere grad være medarbejderes eget ansvar at holde sig orienteret, og ledelsen vil i det hele taget kunne lægge en masse opgaver over på medarbejderen.

I DSB vil man for eksempel forsøge at rydde ud i såkaldte ?alle mail?, hvor e-mail systemet benyttes til at informere alle medarbejdere om dette eller hint.

- E-mail bør kun bruges til personlige henvendelser, alt andet kan foregå via intranettet, siger Henrik Cramer.

Samtidig kan en lang række funktioner, som for eksempel bestilling af nye uniformer og ansøgning om orlov, varetages af medarbejderne selv via intranettet.

Lederen som træner
Når medarbejderen får adgang til mere information ændres ledelsens rolle samtidigt. Optimalt går lederen fra at være overbringer til at være fortolker af informationen, påpeger Mads Richard Møller.

I DSB håber man at høste frugterne af dette.

- Lederen skal være coachen, der fortolker mellem linierne. De rå informationer kan medarbejderen ligeså godt selv læse på intranettet, siger Henrik Cramer.

DSB lancerer det nye intranet, der er udviklet af firmaet Webtop Technology, den 26. oktober og håber at have alle 8.000 medarbejdere koblet op på systemet ved udgangen af februar 2002.

IDG holder den 31. oktober en stor konference om intranet under overskriften: Virksomhedsportaler ? En sikker vej til videndeling?. Læs mere om konferencen her.