"Medarbejderne, ministerierne og omverdenen troede ikke på projektet."
Sådan siger Lone Strøm, direktør i Statens It, om situationen, da hun i juli 2009 satte sig i stolen som konstitueret direktør.
Du kan læse mere om de tanker, hun gjorde sig ved tiltrædelsen her.
Statens It havde inden da været en hård proces igennem. Først var det et kæmpe prestigeprojekt, hvor planen var, at it-systemer fra alle ministerier og styrelser skulle samles for at spare og gøre servicen mere effektiv.
Udgifterne til fusionen var i første omgang blevet vurderet til 490 millioner kroner, men i takt med, at fagfolkene fandt ud af, hvor omfattende opgaven ville blive, steg prisen. I slutningen af 2008 var budgettet vokset til 1,2 milliarder kroner.
Derfor besluttede regeringens økonomiudvalg efter et års udviklingsarbejde og planlægning, at skære projektet betydeligt ned.
Projektet blev genstartet i mindre skala som en styrelse under Finansministeriet og med Lone Strøm i spidsen som ny direktør. Hun er uddannet statsautoriseret revisor og blev hentet fra stillingen som vicedirektør i Økonomistyrelsen. Foran hende lå der en stor opgave i at få projektet tilbage på sporet.
"Folk var demotiverede på grund af det, der var sket, og selvom de stadig godt kunne se ideen i projektet, troede de ikke på, at det kunne gennemføres. Det var meget op ad bakke," siger Lone Strøm.
Realisme og delmål
I første omgang var det vigtigt for Lone Strøm at få bygget noget realisme ind i projektet med nogle klare delmål, så processen virkede mere overskuelig.
"Det handler om at gøre det hele mindre komplekst. Vi startede med at finde ud af, hvad vi kunne nå til hvilke tidspunkter," siger Lone Strøm.
Planen blev at samle it-afdelinger fra otte ministerier og deres styrelser i en fælles organisation fra 1. januar 2010.
Udover de klare mål, har det også været vigtigt for Lone Strøm at afstemme forventningerne med omverdenen.
"Kommunikationen udadtil har været vigtig. For eksempel når vi fremlagde planerne om at fusionere fra januar, så har det været vigtigt at fortælle, hvad det indebærer," siger Lone Strøm.
Blandt andet indebar fusionen i januar, at Lone Strøm overtog ansvaret for medarbejderne, og at der var en fælles administration, men det betød for eksempel ikke, at medarbejderne flyttede sammen endnu.
Her 11 måneder efter, Lone Strøm satte sig i direktørstolen, ser opskriften med delmål og realisme ud til at have virket.
"Den plan, vi fremlagde i slutningen af august sidste år, har vi overholdt. Selvfølgelig er der nogle interne tidsfrister i forhold til mindre dele, der er blevet overskredet, men bagkanten har ikke flyttet sig," siger Lone Strøm.
"Vi har nået det, vi skal, og det gør også, at medarbejderne har genvundet troen på projektet," siger Lone Strøm.
I løbet af maj er medarbejderne også flyttet fra deres placeringer i de enkelte ministerier til de nye lokaler på Gammel Kongevej. Endda før tid.
"Den oprindelige plan var, at flytningen skulle ske i juni, men byggeprojektet er forløbet så godt, at vi begyndte indrykningen tidligt i maj," siger Lone Strøm.
Infrastrukturen er dog stadig placeret ude i de enkelte ministerier, så konsolidering af udstyret er et kommende projekt.
It-medarbejdere er vilde efter specialisering
Der har også ligget et stort arbejde i at opbygge en ny stor organisation med 230 medarbejdere, hvoraf de 180 kommer ude fra it-afdelinger i de otte ministerier, Statens It har overtaget driften fra.
Det har været en stor omvæltning for it-medarbejderne at blive taget ud af deres it-afdelinger i de enkelte ministerier og i stedet flytte sammen i en helt ny organisation.
"Mange af dem har været vant til at arbejde bredt med en lang række forskellige opgaver indenfor it," siger Lone Strøm.
For eksempel har Statens It overtaget it-afdelingen fra Integrationsministeriet, hvor der sad 13 medarbejdere, som har været vant til at arbejde bredt med både infrastruktur, drift og arkitektur.
"Nu kommer de ind i større organisation, hvor der er en helt anden specialisering. Det skaber selvfølgelig nogle udfordringer, men samtidig er det også rigtig mange af it-medarbejdernes drøm at kunne få lov til at specialisere sig," siger Lone Strøm.
"Specielt de små it-afdelinger har glædet sig til at blive samlet. Ude i ministerierne var it en sidevirksomhed, som måske ikke har haft det største fokus. Nu er de kommet ind i Statens It, hvor it er kernevirksomheden," siger Lone Strøm.
Forskellige baggrunde skaber dynamik
For at sikre at der var de rigtige kompetencer i den nye organisation, har alle medarbejderne været et kompetenceafdækningsforløb igennem, og efterfølgende er der sat penge af til blandt andet kurser og certificeringer.
Derudover er der også rekrutteret medarbejdere ind til at dække de huller, der har været.
Ledelsen i Statens It er også rekrutteret ind udefra, og her har det været vigtigt at få en ledelse, der både bestod af folk fra det private erhvervsliv, staten og kommunerne.
"Det giver en helt anden dynamik, når folk kommer fra forskellige baggrunde. Folk fra det private erhvervsliv har ofte nogle rigtig gode ideer til at gøre tingene anderledes. Til gengæld har de så ikke så stort et kendskab til, hvordan styringsrammer i staten fungerer," siger Lone Strøm.
"Det, synes jeg, har givet en ledelsesgruppe med god energi, hvor vi får alle erfaringerne i spil," siger Lone Strøm.
Derudover har det været vigtigt for Lone Strøm, at hun til vicedirektør-posten fandt en, der havde en mere tung it-baggrund end hende selv. Valget faldt på Kristian Buhl Hansen, som tidligere har været it-chef i Odense kommune gennem ni år.
Nu ligger den store opgave i at få medarbejderne, der nu er flyttet sammen i fælles lokaler, til også at tænke ens og føle et fællesskab.
"Medarbejderne kommer fra otte forskellige kulturer. Nu skal vi have skabt én fælles kultur, hvor vi høster alle fordelene ved de synergieffekter, der opstår ved at samle folk med forskellige kompetencer," siger Lone Strøm.
