Kontorløsningerne er på vej ud i skyen.

Skal din næste kontorløsning være cloud-baseret?

Hvilke cloud-baserede kontorløsninger fra Microsoft, IBM og Google skal du egentlig vælge? Få overblikket her.

25. november 2009 kl. 09.28

En række danske virksomheder går i dag over til en total outsourcing af deres it-drift, og flere virksomheder er interesseret i at vide, om de kan få mere ud af deres it-penge, hvis de går over på en cloud-løsning.

Et af de områder, der efterhånden kan rykkes ud på nette, er kontorløsningerne med e-post, kalender, intranet og dokumenthåndtering med tekstbehandling, regneark og præsentation.

Markedet for traditionelle kontorløsninger er domineret af Microsoft, og mens Microsofts online kontorløsning stadig i betafasen, er der nogle nye spillere, som Google og Zoho, der satser på det danske marked for kontorløsninger som web-services. IBM, der længe har leveret kontorløsninger til de store virksomheder, kommer med en såkaldt Enterprise 2.0 samarbejdsplatformen i skyen.

Nu er spørgsmålet, om Microsoft kan udvikle løsninger, der kan tage kampen op mod fremadstormende Google, som i øjeblikket kraftigt opruster erhvervsafdelingen Google Enterprise, der står for Google Apps, som skal kunne fungere som et cloud-baseret alternativ til Microsoft Office.

For få eller for mange funktioner

"Virksomhederne har i mange år været bundet til en model, hvor de hvert andet eller tredje år har en stor og omkostningstung opgraderingsfase til næste version af kontorløsningen. Her har de så fået en masse nye funktioner med, som en stor del af virksomhedens medarbejder ikke bruger, men prisen er stadigvæk steget," siger Jesper Ritsmer Stormholt, nordisk chef for Google Enterprise.

Her er Thomas Schnegelsberg, divisionschef for Microsoft Office i Danmark, ikke overraskende uenig. Han fremhæver, at Microsoft har foretaget en undersøgelse, der viser, at en gennemsnitsbruger af Word bruger over 60 procent af funktionerne i programmet.

"Det er klart, at det ikke er alle brugere, der bruger alle funktioner i de nuværende løsninger, men hvis man fjerner en funktion, er der nogle af brugerne, der vil savne den. Samtidig kan det være svært for en it-chef at vedligeholde to versioner af et program," fortæller Thomas Schnegelsberg.

Noget tyder dog på, at virksomhederne stadigvæk mener, at der er visse funktioner i Office-pakken, som de ikke kan undvære. Flere virksomheder, som Computerworld har talt med, erkender, at de forsat har installeret Microsoft Office, selvom de også har købt en Google Apps-løsning til medarbejderne, som de primært anvender til e-post og kalenderfunktioner.

Samarbejdsgevinster at hente for folk

Men Jesper Ritsmer Stormholt mener, at it-afdelingerne kan spare flere penge ved at købe it-tjenesterne i skyen snarere end selv at levere dem til resten af virksomheden.

"Der er klare gevinster at hente, når en virksomhed vælger at bruge en cloud-baseret kontorløsning. Der er nogle fordele, når medarbejderne kan arbejde med det samme dokument samtidigt på nettet," fortæller Jesper Ritsmer Stormholt.

Og når kontorløsningerne rykker ud på nettet, kan der for alvor samarbejdes på tværs af organisationer. Muligheden for at integrere arbejdet med en kommunikationsplatform gør, at enhver kontorløsning, der er forbundet med skyen, også har en kommunikationsdel, hvor chat og videokonference let integreres med e-post og dokumenthåndtering. Det sker for eksempel, når der kommer telefonbeskeder fra Google Talk i mp3-format til ens Gmail.

Og Thomas Schnegelsberg er bestemt ikke afvisende over for, at der er muligheder for også Microsoft i skyen.

"Der er ikke nogen virksomheder i dag, der ikke kigger på mulighederne i cloud-baserede løsninger. Men der er stadig et stykke vej, før virksomhederne rent faktisk flytter helt ud i skyen. Derimod er det interessant at se på, hvilke nye medarbejdergrupper, man kan få med på den digitale bølge med onlinetjenester," fortæller Thomas Schnegelsberg.

Her mener Microsoft, at de prisbillige cloud-løsninger især kan være attraktive for medarbejdere, som virksomheden ikke i dag tilbyder en it-løsning.

Giganterne vågner til kamp

Hverken IBM eller Microsoft, der indtil videre har siddet tungt på e-post-klient markedet, har tænkt sig at overlade kontorløsninger på nettet til opkomlingen Google.

Microsoft købte allerede Hotmail i 1997, men kunne i lang tid kun tilbyde op til fire megabyte lagerplads. Det gjorde ikke noget for brugerne, der ikke havde en anden gratis e-post-tjeneste. Men da Google introducerede Gmail i 2004 fik Microsoft kamp til stregen. Nu kunne brugerne kvit og frit få en gigabyte gratis lagerplads.

Dermed blev det for alvor attraktivt for erhvervslivet at se på en internettjeneste, der var outsourcet.

I dag har Microsoft integreret Hotmail i deres Live-tjenester, der blandt andet også indeholder Skydrive. Skydrive er en online fildelingstjeneste med 25 gigabyte lagerplads til rådighed. Her kan brugeren drag/droppe Office-dokumenter fra sin lokale server og bruge online-versioner af Office-pakken, som Microsoft i dag betatester, til at læse dokumenterne fra nettet.

Også IBM, der med Notes sidder på en betragtelig del af markedet for e-post-løsninger, vil ind i kampen om de cloud-baserede kontortjenester. Således lancerede IBM i oktober måned deres LotusLive iNotes, som er et webmail-system, der har til hensigt at tage kampen op mod Microsofts og Googles cloud-baserede e-post-løsninger til erhvervslivet.

Indtil videre tilbyder IBM hverken tekstbehandling, regneark eller præsentationsværktøjer i deres online løsning, men peger på brugen af de gratis OpenOffice eller IBM Lotus Symphony kontorpakker.

Samtidig mener nogle it-bloggere ikke, at det er usandsynligt, at IBM har Zoho, en cloud-leverandør af kontorværktøjer, i kikkerten. Og at IBM stadig har ambitionerne til at spille en rolle på dette marked, er der ingen tvivl om.

"Google er fantastisk god til at promovere sig. Firmaet har også en større plads i low-end og consumermarkedet. Så der er bestemt nogle forskelle i, hvordan vi bearbejder markedet på. Vi har traditionelt set gået meget efter de store brugere, men det er nu en erklæret strategi for IBM at levere løsninger til alle størrelser af kunder og især mindre virksomheder. LotusLive er et godt eksempel på dette," siger Anders Sabra, teknisk salgsansvarlig for LotusLive i Norden.

Dine data forbliver dine egne data

En af de mange bekymringer, som en it-ansvarlig kan have med cloud-løsninger, er, at man ikke længere fysisk kan se, hvor data'en er.

Samtidig kan der være juridiske udfordringer ved cloud computing, som gør, at en virksomhed gerne vil have data placeret på servere, der står i EU. Det kan Microsoft og Google tilbyde, mens IBM endnu ikke kan tilbyde, at data bliver opbevaret i EU. Så indtil IBM finder et passende stort datacenter i EU, er det i USA, som danske kunder hos IBM må hente deres data fra.

Samtidig udfordrer cloud-løsninger den it-ansvarliges tanke om, hvem der har råderetten over virksomhedens data, når data ikke længere fysisk ligger på eget hardware. Men Google Enterprises nordiske chef forsøger at lægge en dæmper på frygten.

"Vi vil aldrig tage kundernes data som gidsler. Vores fornemmeste opgave er at servicere kunderne i at få fat på deres egne data," siger Jesper Ritsmer Stormholt.

Leverandørskift kan være problematisk

Men selvom der altså ikke fra Googles side er planer om, at holde kunderne fra deres data, kan der ske uforudsete nedbrud i Googles tjenester. Således har der været tidspunkter, hvor brugerne ikke har kunnet få adgang til deres e-post, eller hvor deres e-post har været læst af folk, der egentligt ikke skulle have haft adgang til det.

"Google har jo haft nogle nedbrud, og det sker, når man er i en opstartsfase. IBM har heldigvis været fri for disse nedbrud i skyen. Derudover skal det også være muligt for virksomhederne at komme ud af en aftale, hvis man vil skifte leverandør. Derfor har vores kunder krav på at få leveret deres data, når de vil have dem," siger Anders Sabra.

Netop det at skifte leverandør kan være problematisk. Ofte kan der være specielle applikationer i en virksomhed, der er specielt udviklet til kun at fungere sammen med for eksempel en Notes-platform.

Derfor kan det være lettere for en virksomhed at beholde samme leverandør, når de skal skifte distributionsform.

Direkte sammenligning er ikke mulig

Som markedet ser ud i dag, er det ikke muligt at sammenligne direkte på de produkter, som de tre teknologivirksomheder tilbyder til deres kunder.

Det er på grund af, at Google som de eneste rent faktisk sælger en kontorløsning med dokumenthåndtering. De to andre spillere tilbyder derimod løsninger med e-post, kalender, intranet og Unified Communications.

IBM har for eksempel ikke tekstbehandling, regneark og præsentationsværktøjer med i deres pakke, men lægger i stedet on-line møde med integreret dokument- og applikationdeling. Microsofts cloud-løsning endnu ikke tilbyder en online version af Word, Excel og Powerpoint. Det vil der dog være fra 2010, og i dag tilbyder Microsofts cloud-løsning fuld integration med offline versionerne af produkterne.

Microsofts cloud-løsning er heller ikke identisk med deres offline-løsning.

"Cloud-løsningen vil ikke være identisk med offline-løsningen. Jeg tror, at den løsning vil appellere til nogle andre grupper end offline-løsningen," siger Thomas Schnegelsberg fra Microsoft og fremhæver, at der blandt andet mangler muligheden for at producere grafer og pivot-tabeller i onlineudgaven af Excel.

Netop pivot-tabeller fremhæver også Google Enterprises chef, når han fortæller om, hvilke funktioner som en del medarbejdere ikke vil savne.

"Jeg tror, at de styrker som en cloud-løsning giver blandt andet med hensyn til projektsamarbejde i realtid, er langt større end tabet af funktioner, som et fåtal af brugerne har behov for," siger Jesper Ritsmer Stormholt. Han mener dog, at der selvfølgelig forsat skal være mulighed for, at superbrugere let kan samarbejde med brugere, der er på en billigere cloud-løsning. Derfor er simpel og effektiv konvertering og integration fra forskellige produkter utrolig vigtig for, at Google Apps vinder ind på erhvervslivet, anerkender Jesper Ritsmer Stormholt.

Google er billigst

Udover, at der er forskel på mængden af funktionalitet i offline til onlineprodukter, er der også forskel på funktionaliteten af de forskellige tjenester, som Google, IBM og Microsoft tilbyder. Udover en umiddelbar forskel på brugergrænsefladen, kan der være bestemte features i et program, der fungerer på en anden måde. Det er derfor vigtigt for en virksomhed at teste løsningerne, før kreditkortet tages i brug.

For det er sådan set ret nemt og enkelt at købe løsningerne. Hvert fald hos Google, hvor det ikke tager længere tid at oprette en konto og købe sig til it-løsningen. Hos Microsoft kan hele processen også foregå på nettet, mens det hos IBM er lidt mere traditionelt indrettet med salgspersonale, der skal kontaktes først.

Alt andet lige vil en direkte sammenligning af produkterne fra Google, IBM og Microsoft ikke give meget mening, som landet ligger i øjeblikket.

Der er simpelthen tale om alt for forskellige løsninger til forskellige behov. For eksempel kan det godt være, at nogle kalder Google Talk for en Unified Communications løsning, men der er simpelthen bare andre funktioner i den løsning, end der er i IBM og Microsofts løsninger.

Så må det være op til den enkelte virksomhed at finde ud af, om cloud-løsningen fra Google stemmer overens med behovet.

Prismæssigt er Google Apps klart den billigste løsning og har samtidig den bredeste berøringsflade af applikationer. Men dybden og detaljerne i applikationerne ligger i øjeblikket ikke på niveau med IBM eller Microsofts indtil videre offline løsninger.

I øjeblikket er flere af Microsofts online kontorløsninger er stadigvæk i en betafase, og derfor kan den endelige pris af Microsofts produkter godt se anderledes ud.

Derudover vil to andre store teknologivirksomheder, HP og Dell, også ind på markedet for onlinetjenester, herunder e-post-løsninger. Derfor kan det sagtens være, at der vil komme endnu flere alternativer på markedet inden for et år.