Computerworld News Service: Der kan ikke være nogen diskussion om, at SharePoint har fået rigtig meget opmærksomhed fra både forretningsbrugere og it-afdelinger.
Toby Bell, der er 'research vice president' hos analysehuset Gartner, går endda så vidt som til at kalde SharePoint 2007 "intet mindre end et fænomen".
Han mener, at det høje antal søgninger på SharePoint på hjemmesiden Gartner.com viser, hvor stor interessen for produktet er, og at der stadig er en del forvirring i forhold til dets værdi.
"Det er nemt for Microsoft og dets partner-system at se SharePoint som et guldæg inden for ECM (enterprise content management)," skriver Toby Bell i en e-mail.
Kræver omfattende analyse
Han slår fast, at der skal en noget mere omfattende analyse til, før it-afdelingen har fundet ud af, hvad en SharePoint-løsning kommer til at være værd for forretningen.
"Det er sværere at finde ud af det præcise udbytte (return on investment), som virksomhedskunderne kan få af SharePoint og relaterede produkter," skriver han videre.
Den reelle pris for implementering og understøttelse af SharePoint skaber ganske rigtigt ofte forvirring, og fundamentale misforståelser af SharePoint afholder nogle virksomheder fra at bruge systemet effektivt og indse dets værdi.
En del it-ledere anser SharePoint for at være et lukket produkt, der kan implementeres i løbet af få timer eller dage.
Det kan det ikke.
SharePoint er en ægte informationsplatform til virksomheder, og sådan skal det også behandles.
Det betyder, at arbejdet med SharePoint-konfigurationer skal være nøje gennemtænkt og planlagt og ikke kan foregå på ad hoc-manér.
En anden ting er, at eftersom SharePoint som regel viser sig populær blandt brugerne, så bliver resultatet ofte det, der er kendt som ‘SharePoint sprawl' (mange, rodede SharePoint-sider).
Meget nemt og enkelt
En af produktets fordele er, at det er så nemt for brugerne at skabe og håndtere en SharePoint-side, men rodet kan optage meget storage-plads, ligesom det kan øge prisen og gøre det sværere for brugerne at finde dokumenter på grund af inkonsekvent metadata eller navngivning.
Denne artikel forsøger at finde ud af den reelle pris for SharePoint - med både forventede og uventede udgifter.
Først når der er helt styr på prisen, vil it-lederne kunne bestemme, om produktet er det rigtige for deres virksomhed, ligesom de vil være bedre forberedte, så de kan få det meste ud af SharePoints mange muligheder.
Forventede omkostninger
Når den reelle pris for SharePoint skal bestemmes, må it-chefen selvfølgelig forvente den slags udgifter, som altid vil være der, når man skal implementere et nyt stykke software.
Det kan for eksempel være licens-omkostninger, ny server-software, virusbeskyttelse, hardware og infrastruktur samt eventuelle ekstra udgifter til medarbejdere.
Her følger en gennemgang af de forventede udgifter ved anskaffelsen af SharePoint. Klik videre for at læse mere.
SharePoint-licenser
Microsoft tilbyder flere forskellige licensmuligheder til SharePoint.
Prisen kan variere en del, afhængigt af hvilke licensaftaler virksomheden i forvejen har med Microsoft.
Derfor er det vigtigt for it-chefen at finde ud af, om det kan lade sig gøre at anskaffe den gratis version af SharePoint, kendt som WSS (‘Windows SharePoint Services'), eller om man i stedet skal have fat i MOSS ('Microsoft Office SharePoint Server) Standard, Enterprise eller SharePoint for Internet Sites.
WSS er basisproduktet, der stilles frit til rådighed sammen med Windows Server 2003 og nyere versioner.
Det kræver ingen licens. MOSS Standard tilbyder ekstra funktionaliteter, som for eksempel muligheder inden for datahåndtering og avanceret søgning.
MOSS Enterprise har endnu flere funktioner: webbaserede, elektroniske formularer (InfoPath på nettet), business data catalog (BDC) til forbindelse med databaser og Excel-tjenester, der kan dele Excel-ark via nettet i SharePoint.
Begge MOSS-versioner kræver, at man køber en 'client access license' (CAL).
Hvilken version, man skal vælge, afhænger af, hvor mange af funktionerne, virksomheden har brug for, og licensprisen vil omvendt afhænge af antallet af server-software, der kører på et givent tidspunkt, og hvor mange brugere der er.
SQL Server-licenser
Købet af SharePoint inkluderer ikke omkostningerne ved Microsoft SQL Server, der skal bruges til at lagre det faktiske SharePoint-indhold og tilsvarende metadata.
I de fleste tilfælde vil en virksomhed, der køber SharePoint, allerede kører med en SQL-server.
Hvis det er tilfældet, så kan SQL Servers database-servere selvfølgelig bruges, eller måske skal man have installeret og konfigureret en ekstra SQL-database som en del af SharePoint-serverparken.
Den optimale database-konfiguration er tilpasset kravene til skalering, redundans og ydeevne.
Prisen for Windows-servere kan variere meget afhængigt af konfigurationen, og hvilken type licensaftale virksomheden har med Microsoft.
Windows Server software
Alle SharePoint-servere vil skulle køre på enten Windows Server 2003 eller Windows Server 2008, uanset om der er tale om fysiske eller virtuelle maskiner.
SharePoint-parken kan være fuldt udstyret, køre på en enkelt Windows Server, eller parken kan distribueres over flere Windows servere afhængigt af kravene til skalering, redundans og ydeevne.
Prisen for Windows-servere kan variere afhængigt af konfigurationen, og licens-aftale.
Antivirus og backup
SharePoint-platforme skal sikres.
Til det formål tilbyder Microsoft blandt andet en række produkter til virusbeskyttelse og backup, der er specielt rettede mod SharePoint.
Derudover findes der en del tredjeparts-leverandører, der også tilbyder virusbeskyttelse og backup-produkter til SharePoint.
Priserne svinger, og de kan være bruger- eller serverbaserede eller begge dele.
Hardware og infrastruktur
Den hardware, man skal bruge til at køre et SharePoint-miljø, omfatter de faktiske computere, der skal fungere som servere (for MS SQL database, SharePoint Web front-end servere, SharePoint applikations-servere), disk-lagring (lokalt eller et storage-area netværk), og den hardware og de arbejdsstationer, der er ellers er nødvendige.
De fleste virksomheder har allerede netværket og arbejdsstationerne på plads, og alt, de skal bruge, er ekstra, tjeneste-baserede komponenter.
Hvis SharePoint for eksempel bliver implementeret via WAN, så kan det være en god idé for it-chefen at læse op på de såkaldte ‘infrastructure optimization appliances', som kan implementeres som software, der kan køre på standard industri-servere eller som færdige hardware-løsninger.
En software-baseret ‘appliance' koster fra godt 25.000 kroner, mens en hardware-baseret samme starter ved knap 100.000 kroner.
It-medarbejdere
Hvor meget mandskab man skal bruge til at understøtte en SharePoint-implementering afhænger af mange ting.
Hvis brugerne for eksempel opbygger deres egne sider med udgangspunkt i de mest basale funktioner, så koster it-supporten mindre.
Men hvis it-afdelingen anvender SharePoint som en udviklingsplatform til forretningsapplikationer, så vil prisen stige, eftersom der vil være brug for både udviklere og kvalitetstestere.
Derudover kan der også være behov for både forretningsanalytikere, projektledere, mandskab til it-konfigurationer og help desk-medarbejdere.
Den mængde tid, staben skal bruge til at implementere og supporte SharePoint, afhænger af, hvor hurtigt systemet skal i gang, og hvor meget avanceret konfigurations- og udviklingsarbejde, der er behov for.
Tredjeparts-produkter
Ligesom al anden software, er SharePoint ikke perfekt - forstået på den måde, at det ikke kan løse ethvert problem på perfekt vis.
Tom Rizzo, der er senior director for SharePoint hos Microsoft, fortæller, at produktet blev designet til at kunne tilbyde et rigt antal funktioner, og at tredjeparts-leverandører derefter har udviklet specifikke produkter, der kan gøre op for eventuelle mangler.
Eksempler på tredjeparts-produkter kunne være værktøj til image capture, metadata-replikation og forskellige workflow-supplementer.
SharePoint har mere end nogen anden 'enterprise content management' (ECM) platform sat scenen for det globale marked for tredjeparts-produkter. Prisen på produkterne varierer.
Konfigurationsstyring
SharePoint 2007's enorme vækst er sket på trods af det faktum, at systemet egentlig ikke indeholder ordentlige muligheder for konfiguration og replikation.
Af samme grund må man regne med at skulle bruge noget ekstra tid på konfigurationsstyring.
Prisen for konfigurations-styring bestemmes til dels af organisationens processer i forhold til at overflytte kode fra et miljø til et andet.
For en virksomhed med finjusterede og veldokumenterede processer vil det for eksempel kunne tage omkring en uge at forberede denne type konfigurationsstyring af SharePoint.
Konsulentudgifter og kvalitetstest
It-afdelingen vil måske få behov for konsulenthjælp til at konfigurere SharePoints mange administrative muligheder og til at integrere de valgte tredjeparts-produkter.
En kvalitetstest skal omfatte mere end bare de sædvanlige ud-af-boksen-funktioner.
Den skal også inkludere test at kundemiljøet, integrationen af tredjeparts-produkter og alle større konfigurationer.
It-chefer skal som hovedregel regne med at bruge mellem fem og 10 procent af SharePoint implementeringstiden på kvalitetstest.
Oversat af Marie Dyekjær Eriksen.
