Statens It er en god ide. Og centeret vil blive en succes, når det er fuldt implementeret som først planlagt. Sådan lyder bedømmelsen fra den afgående direktør i Statens It, Jan Cilius Nielsen i et interview med Computerworld om det seneste hektiske år.
Jan Cilius Nielsen blev ansat i maj sidste år, og den første lange periode blev brugt på for det første at kvalificere grundlaget for Statens It og opbygning af en projektorganisation, som skulle være i stand til at føre projektet igennem.
Beslutningen om at danne Statens It byggede på en rapport, som Accenture havde lavet til Finansministeriet. Og selv om der har været usikkerhed om dele af talmaterialet i rapporten, så mener Jan Cilius Nielsen, at hovedkonklusionerne holdt.
"Rapporten byggede på stikprøver, men vores arbejde bekræftede i al væsentlighed rapportens anbefalinger. Der var tale om et logisk opgavesnit, og der vil være besparelser og synergieffekter at hente, men investeringen var undervurderet i den oprindelige rapport," siger Jan Cilius Nielsen.
Han forklarer, at det samlet set endte med, at det var nødvendigt at investere omkring 900 millioner kroner for senere at kunne hente en effektiviseringsgevinst på minimum 450 millioner kroner om året.
Samtidig arbejdede Statens It på at planlægge den HR-indsats, som skulle gøre den store overflytning af opgaver og personale mulig.
"Man kan sige, at det først og fremmest er en HR-proces. Staten er teknologisk rimeligt standardiseret, fordi mange har valgt de samme løsninger," konstaterer Jan Cilius Nielsen.
Hvilken rute?
Omkring årsskiftet var Statens It og Jan Cilius Nielsen ved en skillevej. For efter at have kortlagt opgaven og konstateret, at den var større end ventet, skulle der lægges en plan for det videre arbejde.
"Vi skulle vælge, hvilken angrebsvinkel der var den rigtige," siger Jan Cilius Nielsen.
Den vinkel skulle vælges i samarbejde med Finansminsiteriet og lidt forsimplet var der to bud: Statens Its ambitiøse bud, der krævede en højere investering i begyndelsen af projektet, og et bud fra Finansministeriet, som krævede en mindre investering, men samtidig med et lavere ambitionsniveau. På det tidspunkt var der endda rygter om, at Statens It helt skulle lukkes ned.
"Vi havde en dialog, og det endte med, at vurderingen af risikoen og investeringen var vigtigst," siger Jan Cilius Nielsen, som ikke lægger skjul på, at han personligt hellere havde set den mere aggressive plan, som Statens It havde foreslået, ført ud i livet. Planen krævede højere investeringer i starten, men førte også til hurtigere forbedringer og højere besparelser.
"Det er jo meget individuelt, hvordan man vurderer risiko. Og der er en stor risikoaversion i staten, fordi selv små driftsproblemer skaber meget omtale. Så det vejede tungt," siger Jan Cilius Nielsen.
Samtidig peger han på, at det viste sig svært at finde en god model for, hvordan de store besparelser også kunne hentes hjem.
"Det er svært at hente besparelserne ude i ministerierne," siger Jan Cilius Nielsen og forklarer, at Statens It godt kunne spare store beløb på licenser, ressourcer og indkøb, men selve besparelsen ville være at finde i det enkelte ministerium.
Derfor mener Jan Cilius Nielsen også, at der er fornuft i at flytte Statens It til Finansministeriet, som har bedre mulighed for at styre udviklingen på distancen og høste besparelserne.
Langsom trappe
Den endelige model for Statens It bliver en meget langsommere konsolidering, som i første omgang kun involverer seks ministeriers koncern-it. Den samlede tidsplan for projektet strækker sig nu fem til syv år frem i tiden.
Ifølge Jan Cilius er planen i og for sig fornuftig nok. Han er dog ikke begejstret for den meget lange tidshorisont for det samlede projekt.
"Der er valgt en model, hvor Statens It etableres etapevist og med stor frivillighed over en lang periode," forklarer han.
Han mener, at staten kommer til at gå glip af nogle af gevinsterne med den nye model. For den nye model betyder, at der skal geninvesteres flere gange og flere steder i løbet af projektet.
"Du kan ikke tage så store skridt, når det kun er en del af arbejdet, som flyttes," siger han.
"Der var store besparelser i udsigt, hvis man tog fat og fejede med den store kost i stedet for en støvekost," lyder det spidst fra Jan Cilius Nielsen.
Han vurderer, at beslutningen om at ændre modellen er reel og bunder i fornuftige argumenter. Han mener dog, at den nye model giver nogle udfordringer.
"Det er en vanskelig situation styringsmæssigt at vide, du skal ind på et tidspunkt, uden du har sikkerhed for hvad, der skal ske med dig," siger Jan Cilius Nielsen, som frygter, at den tendens til at udskyde investeringer og beslutninger, der har været siden ideen om Statens It først blev luftet, vil fortsætte.
"Alle, der vidste, de skulle ind, har helt naturligt været afventende," siger Jan Cilius Nielsen. Han forklarer, at i hans optik er en tre-årig projektperiode med meget konkrete mål det optimale med så stor en opgave.
"Det er simpelthen svært for os som mennesker at forholde os til planer, der er længere end det," vurderer den afgående direktør.
Plan kunne være bredere
Der er ikke mange ting, Jan Cilius Nielsen mener, Statens It kunne have gjort bedre. Han peger dog på, at projektorganisationen var meget fokuseret på at eksekvere den model, som der oprindeligt var lagt op til.
"Vi kunne have valgt en meget mere analytisk tilgang. Men vi kørte hurtigt frem og konstaterede, at modellen var rigtig. Vores fokus var at komme hurtigt derhen, hvor vi kunne eksekvere. Vi havde ikke fokus på alternative modeller," konstaterer Jan Cilius Nielsen og tilføjer, at det i den nuværende situation måske kunne have bidraget til en hurtigere afklaring, hvis Statens It havde kigget bredere.
"Men vi så det ikke som vores opgave at starte forfra," siger han.
Svage først
Jan Cilius Nielsen peger på, at noget af det, der kunne overvejes, er rækkefølgen og takten for konsolideringen i Statens It, hvor det er koncern-it fællesskaber, som allerede er gået en del af vejen til konsolidering, der skal samles først.
"I private virksomheder ser man ofte på de nødlidende først, for det er også der, hvor de største gevinster findes," siger han og tilføjer, at statens tilgang ofte er den modsatte, fordi risiko-minimering betyder meget.
Det får dog ikke Jan Cilius Nielsen til at tvivle på, at det ville kunne lade sig gøre at drive den første model igennem.
"Jeg mener, at vi it-fagligt forsvarligt og styringsmæssigt forsvarligt kunne gøre det," siger han.
Og når Jan Cilius Nielsen, som endnu ikke ved, hvilke opgaver han skal varetage i Skatteministeriet, skal vurdere fremtiden for Statens It, så lyder vurderingen, at dele af den oprindelige model har værdi og vil komme i spil igen.
"De langsigtede mål er jo fastholdt, og jeg tror, at planerne helt naturligt vil blive revurderet i takt med udviklingen. Mange af it-organisationerne har svært ved at håndtere de krav, som stiger hele tiden på tværs af staten," siger Jan Cilius Nielsen.
Han er godt tilfreds med, at det kunne lade sig gøre at stable den projektorganisation på benene, som ifølge den afgående direktør ville være i stand til at gennemføre projektet. Og alt i alt mener Jan Cilius Nielsen, at hans år i Statens It er godkendt.
"Målene har ændret sig i løbet af perioden. I den kontekst har vi leveret varen."
