Data. Masser af dem. Og fra mange forskellige forretningsområder.
Det var udfordringen, som den danske indkøbsorganisation Elbodan stod over for, da den skulle forsøge at samle trådene og effektivisere driften af kædens 450 detailforretninger, der tæller navne som punkt1, Expert, Lysmesteren og Proshop.
It- og logistikdirektør Finn Pedersen forklarer, at en sammenkædning af de mange forretningsområder var opgaven, som det nye system skulle forsøge at løse.
"Vi samler data fra alle butikkerne og bearbejder dem i fælles datamodeller, men når vi har forskellige forretningsmodeller ude i butikkerne, så giver det nogle muligheder for tolkning af data," forklarer it- og logistikdirektør i Elbodan, Finn Pedersen.
"Det er en af de store udfordringer, når vi ikke har en ens forretningsmodel. Det giver en helt unik problematik i en virksomhed som vores," siger han.
Derfor besluttede Finn Pedersen sammen med konsulentvirksomheden Tectura, at en central datawarehouse-løsning bygget på en Cognos-klient, var vejen frem for at få styr på kædens mange tal.
"Vi skal evne at samle en masse data fra forskelligartede systemer og datakilder og præsentere dem på en ens måde for brugeren. Det er grundlæggende det, der ligger i vores datawarehouse," siger Finn Pedersen.
It-direktør: Medarbejderne skal bruge BI
Og selvom det nok var en stor opgave, så var det i virkeligheden ikke dér, de største udfordringer lå begravet, forklarer it-direktøren. En ting er nemlig teknik - en helt anden er at få medarbejderne til at tage den til sig.
"Det første, der skal på plads, det er den teknologiske platform. At teknologien er tilgængelig og stabil, så vi ikke diskuterer svartider og opdateringsfrekvenser. Når data er meldt ud, så er de på plads. Det er det, vi har fået i Cognos-løsningen," siger Finn Pedersen.
"Der, hvor det giver udfordringer er, hvordan vi så får hesten hen til truget," siger han.
"Den tekniske proces er forholdsvis medgørlig, men det der er ligeså interessant er, hvordan man vænner organisationen til at bruge det, og det vi stadig slås med er, at man selv henter informationerne i datawarehouse frem for at få det serveret i en mail," siger han.
Derfor har en stor del af den store BI-løsning handlet om at få medarbejderne engageret i omstillingen til det nye system.
"Der har været en organisatorisk udfordring i at implementere en datawarehouseløsning. Jeg ved ikke, om vi har løst den 100 procent endnu, for det er meget interessedrevet. Hvis folk er interesseret i tallene, så skal de nok hente dem, og ellers så kniber det. Den dag i dag sidder vi stadig og forsøger at optimere setup'et omkring at hente data," siger Finn Pedersen.
BI handler om antallet af klik
Helt centralt i enhver BI-løsning, og altså også i Elbodans datawarehouse, står, at målet er at få informationen frem på den hurtigste og letteste måde. Det er simpelthen ofte et spørgsmål om antallet af kliks, som brugerne skal igennem, forklarer Finn Pedersen.
"For mange mennesker er det et diskussion om antal klik. Vi forsøger at lave nogle tilgængelige rapporter, som man kan bruge og arbejde med. Antallet af klik kan både være fremmende, men også hæmmende, hvis man skal for dybt ind for at hente data," siger han og fortsætter:
"Vi har den simple bruger, der er glad for at få en mail med nogle nøgletal, og så har vi den bruger, der ønsker sig endnu mere. Hvordan man binder det sammen intelligent, det tror jeg aldrig, man finder en fuldendt løsning på," siger han.
Så gør dog noget
Når først tallene bliver leveret på en måde, så de kan bruges, handler det om netop at gøre det. Bruge dem.
Ellers er det lige meget, forklarer Elbodans it-direktør.
"Det letteste er at levere tal, men det handler om rent faktisk at tage beslutninger ud fra de tal. Lave korrigerende handlinger. Når man først er nået dertil, så er man nået langt som organisation i brugen af datawarehouse-løsninger," siger han.
"Hvor mange, der er kommet fra stadiet med at få rapporter og så til at lave korrigerende handlinger på grundlag af det, man ser, det vil jeg nok lade stå hen i det uvisse. Men det er det, der fremstår som det sublime for mig, som det endelig slutmål," siger han.
BI er ledelse - ikke it
It-direktøren forklarer, at den største aflastning, som BI-løsningen har givet i den store detailkæde, er i forholdet til at udarbejde rapporter. Det er ganske enkelt blevet hurtigere og mere strømlinet, forklarer Finn Pedersen.
"Det drejer sig først og fremmest om afrapportering. Et af de første steder, hvor jeg kan bruge datawarehouse er alle de rapporter, som folk efterspørger. Lav et datawarehouse, så de kan hente deres rapporter selv. Ellers så kan it sidde og lave rapporter på rapporter," siger han.
It-direktøren: Gør det konsekvent
Når det er gjort, slår han fast, at det er vigtigt for virksomheder og it-chefer, der overvejer at implementere større BI-løsninger, at det fra start bliver gjort konsekvent og med fokus på at høste i første omgang de nemme og enkle fordele, forklarer Finn Pedersen.
"Det er vigtigt, at man comitter organisationen på at bruge det her datawarehouse-system. Man skal fjerne alle de gamle regneark og access-løsninger, hvor folk mere eller mindre selv bestemmer dataindholdet. Det er vigtigt at få ryddet op i tingene," siger han.
"Man skal være meget bevidst om ikke at starte nogle kæmpe projekter op, men tage der, hvor der er nogle synlige effekter. Altså nogle simple rapporter, men stadig sikre, at det teknologiske fundament er til at udvide senere," siger han.
Og nåja, siger Finn Pedersen, måske vigtigst af alt:
"BI skal forankres i toppen af organisationen og med i ledergruppen. Det er ikke et it-projekt, det er udvidelse af ledelsesstilen og management-setup'et," slår han fast.
BI-leverandør: Vigtigt at forstå forretning
Hos konsulenthuset Tectura, der har været partner på Elbodans datawarehouse-løsning, forklarer business intelligence-konsulent Finn Bøndergaard Jakobsen, at opgaven for en så stor og kompleks kunde som Elbodan gjorde det nødvendigt med stor forretningsforståelse.
"Elbodan er en lidt sammensat størrelse i og med der er flere kæder, der melder ind med Elbodan som den centrale organisation, der sørger for fælles indkøb og leverandøraftaler," siger han.
BI er ikke raketvidenskab
Derfor var det enormt vigtigt at sætte sig ind i, hvordan kæden med dens mange forretninger var bygget op, fortæller business intelligence-konsulenten.
"Når man sidder og designer et datawarehouse, er det ekstremt vigtigt, at man forstår, hvordan forretningen fungerer for at kunne designe det rigtigt," siger han.
"Datawarehouse er ikke raketvidenskab rent teknisk, men det, der er svært, er at kombinere forretningsviden og teknik. Det er den øvelse, der er specielt udtalt, når man arbejder med datawarehouse," forklarer Finn Bøndergaard Jakobsen fra Tectura.
