I et halvt år er alle e-fakturaer til Beskæftigelsesministeriet blevet printet ud og skubbet rundt i systemet på papir. Men lige om lidt kommer belønningen til de tålmodige leverandører og medarbejdere.
Beskæftigelses-ministeriet er som et af de allerførste ministerområder i gang med at implementere en integreret væg til væg e-indkøbsløsning.
Det er BAC – Beskæftigelses-ministeriets AdministrationsCenter – der står for projektet.
Beskæftigelses-ministeriet, med departementschef Bo Smith i spidsen, blev organiseret som koncern i 2002 og fra 2003 med BAC som et af to shared services centre, som det hedder i den private sektor, og BIT – Beskæftigelses-ministeriets IT – som det andet.
Og koncernorganiseringen er en klokkeklar forudsætning for, at det store e-indkøbsprojekt kan realiseres, vurderer BAC-direktør Jan Nielsen.
– Fordi vi er administrationscenter for alle ministeriets virksomheder, har vi fat i alle led af indkøbsprocessen. Vi har arvet, at alle virksomhederne købte ind på vidt forskellig måde. Med det her projekt bliver indkøbsprocessen standardiseret for hele ministerieområdet, siger Jan Nielsen.
– Men vi går til opgaven med en vis ydmyghed. Alle vil blive berørt af projektet, så der vil naturligvis komme skvulp i kølvandet, om end de fleste ser meget frem til at slippe de arbejdsgange, hvor e-fakturaerne printes ud og sendes rundt på papir. Men vi forventer alligevel lidt murren over over, at man ikke – billedligt talt – bare kan lægge regningen ud i forkontoret som i gamle dage, siger økonomichefen i BAC, Henrik Leonhardt.
Starter bagfra
Fase 1 – den stærkt savnede løsning til håndtering af elektroniske fakturaer – implementeres her i 4. kvartal af 2005.
Indstillingen fra BAC om e-indkøbsprojektets hovedfase – fase 2 i 2006 – skal afleveres til koncernledelsen inden årsskiftet.
– Vi starter egentlig med sidste led i indkøbsprocessen, med workflowsystemet til betaling, forklarer projektleder Søren Ploug Jørgensen.
Det skyldes ikke, som man måske ellers kunne tro, at e-fakturaer har været regeringens første skridt til at skubbe de offentlige sektorer i gang med at købe ind elektronisk.
– Det er fordi vi venter på resultaterne af den undersøgelse af alle indkøbsprocesser i ministeriet, som konsulenter fra Økonomistyrelsen lige nu er ved at gøre færdig. Med den analyse i hånden får vi et totalt overblik over de eksisterende arbejdsgange og indkøb, der gør det meget nemmere at se, hvordan vi skal implementere fase 2 og hvad der skal laves om, siger projektlederen.
Analysen munder ud i at anbefale en model for en mere effektiv indkøbsorganisering i ministeriet.
– Men det vil selvfølgelig være op til koncernledelsen i ministeriet, om det netop er den model, der skal implementeres. Under alle omstændigheder er vi nødt til at afvente både analyse og koncernledelsens beslutning, siger Jan Nielsen.
Han påpeger, at det i øvrigt altid er en overordentlig god ide at faseopdele næsten ethvert projekt.
Ifølge Økonomistyrelsen, hvis rådgivning BAC læner sig op af, er fase 1 sammensat af 80 procent teknik og 20 procent organisation. I fase 2 skulle det forholde sig omvendt.
– Men efterhånden som vi er ved at være klar til at gå i luften, er jeg nu ved at få mine tvivl om, hvorvidt 20 procent organisation ikke er lidt lavt sat, bemærker Søren Ploug Jørgensen tørt.
Gatetrade-løsning
Beskæftigelsesministeriet har valgt Gatetrade som leverandør af både e-faktura-modul og “full scale”-indkøbsløsning.
– Gatetrades løsning var mest interessant, fordi vi får indkøbsprocessen digitaliseret 100 procent, siger økonomichef Henrik Leonhardt.
BAC har siden begyndelsen af 2004 været i gang med at afsøge hele markedet for e-fakturerings- og e-indkøbsløsninger.
Nogle ansatte i BAC lavede de første sonderinger og derefter blev der nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse fra ministeriets forskellige virksomheder, der skulle vurdere løsningerne.
– Vi var koblet på DOIPEI (Gatetrades portalløsning til det offentlige) og havde faktisk nærmest besluttet os for en full scale e-indkøbsløsning fra Gatetrade, da portalen gik i betalingsstandsning i sommeren 2004 (se artiklen på side 30-33), så det betød, at vores projekt blev forsinket et halvt til et helt år, siger Henrik Leonhardt.
Det kom dog også til at forsinke projektet, at Gatetrades løsning ikke i den nuværende version er integreret fuldt ud med Navision, så data hele tiden opdateres mellem de to systemer.
Det kommer – ved Økonomistyrelsens mellemkomst og Gatetrades velvilje – til at blive tilfældet i næste version.
– Det er et godt eksempel på, at man som servicecenter for et samlet ministerium fylder lidt mere i landskabet og bedre kan få sine ønsker igennem, mener Jan Nielsen.
Krav og overvejelser
– Overensstemmelse mellem data i økonomisystemet og indkøbsmodulet var et krav. Løsningen skulle kunne håndtere, at brugerne kunne ændre i deres ordrer eller lave omkonteringer i indkøbsmodulet, og at disse ændringer blev ført over i Navision, siger Henrik Leonhardt.
Kravet til ændringsmulighederne bunder i, at en regnskabsmedarbejder i BAC ikke umiddelbart kan ændre på konteringen, hvis han eller hun opdager en fejl i konteringen i en overført faktura fra indkøbsmodulet.
Konteringen er allerede godkendt af enhedens chef, og ændringer i indkøbsmodulet skal derfor kunne foretages af enheden selv.
– Løsningen skulle også leve op til det effektiviseringsprincip, vi bruger i BAC om, at data registreres der, hvor de fødes og derfra eksporteres og genbruges i andre løsninger. De må ikke skulle tastes ind i andre systemer, siger Henrik Leonhardt.
Ud over en sømløs integration til økonomisystemet var det vigtigste krav til BAC’s e-indkøbsløsning, at funktionalitet og brugergrænseflade ikke var alt for forskellig fra Navision ud fra et brugerhensyn.
Prisen spillede selvfølgelig også en rolle, ligesom BAC ønskede sig bedre rapporteringsfaciliteter end den nuværende “lidt mangelfulde” statistik.
En tilfredsstillende håndtering af SKI-aftalerne (Statens & Kommunernes Indkøbs Service) og andre leverandøraftaler var også vigtig, ligesom elektroniske varekataloger ikke måtte være noget, BAC selv skulle have fingrene ned i.
– Endelig havde vi da også den strategiske overvejelse, at det som frontløber var svært, men vigtigt, at vælge rigtigt. Vi skulle helst vælge en løsning, som vil tiltrække mange andre kunder og dermed være attraktiv for leverandørerne, fordi det på sigt vil give os bedre priser. Da vi traf beslutningen i foråret 2005 var Finansministeriet og Videnskabsministriet allerede kunder hos Gatetrade. Det, følte vi, gav os en vis sikkerhed, siger Jan Nielsen.
– I BAC’s kontrakt med Gatetrade står der, at Gatetrade er leveranceansvarlige. Det betyder, at de skal få vores løsning til at virke. Vi regner også med hjælp fra Gatetrade til at lave statistikker over vores indkøb, siger Henrik Leonhardt.
Gevinster
– Vi er jo oppe imod antagelsen i den enkelte institution, om at indkøberne selv altid kan få en lidt bedre aftale lokalt. Den myte skal vi blandt bruge statistikker til at få afklaret, ligesom vi skal søge at dokumentere, at SKI-aftalerne faktisk er til at stole på og giver os bedre priser, forklarer Jan Nielsen.
Fase 1 af e-indkøbsprojektet med e-faktura-håndtering er i business casen estimeret til at give en besparelse på 2-3 årsværk ud af 12 i fakturahåndteringen.
Henrik Leonhardt understreger, at de medarbejdere i taste-funktionen, der bliver overflødige, vil blive efteruddannet og tilbudt andre opgaver – eventuelt erstatte nogle af de vikarer, som BAC benytter sig flittigt af.
– Vi skal levere 15 procent i effektiviseringsgevinster. Det er det, vi er sat i verden for. Derfor lavede vi jobkontrakter med de ansatte for at give dem tryghed, da vi blev dannet for to et halvt år siden. I aftalen ligger også, at vi så vidt muligt ikke nyansætter, men benytter os af vikarer, når der er behov for det. Derved kan vi undgå afskedigelser, når vi effektiviserer, siger Jan Nielsen.
I fase 2, når der skal købes fuldt elektronisk ind, mener han det er meget kompliceret på forhånd at forudsige effektiviseringsgevinsterne, fordi der er så mange ubekendte.
– Men vi tvinger os selv til at lave en beskrivelse af de forventede gevinster og måle på opnåelsen bagefter. Det ligger i den måde, vi laver projekter på i Beskæftigelsesministeriet. Ellers er det en oplagt fare, at effektiviseringsgevinsterne udelukkende forvandles til kvalitetsforbedringer. Her hjælper det, at vi har kniven på struben og automatisk bliver klippet 15 procent i budgettet, siger Jan Nielsen.
Jackpot
Henrik Leonhardt tror på, at gevinsten ligger i fase 2.
– Som det er nu, har vi nogle indkøbsaftaler, som medarbejderne skal købe ind på. Men vi kender ikke omfanget præcist. Lige nu viser målingerne, at indkøb på aftalerne stiger voldsomt – 85 procent i 2004 – men vi ved ikke, hvor meget af stigningen, der skyldes, at leverandørerne er blevet bedre til at indrapportere, siger Henrik Leonhardt.
E-indkøbsteori siger, at ud over besparelsen på årsværk i egen organsation, er der også besparelser ved e-indkøb alene fordi der kommer større fokus på, at indkøb sker på SKI-aftalerne eller de fordelagtige indkøbsaftaler, der er forhandlet med de faste leverandører.
Aftalerne bliver lagt ind i indkøbssystemet, og sammen med indskærpelse af reglerne, betyder det færre tilfældige og lokale indkøb uden for aftalerne.
Det får volumen hos de faste leverandører til at stige og har igen den konsekvens, at leverandøren tilbyder endnu bedre faste aftaler.
– Efterlevelse af aftalerne vil være helt centralt for at realisere besparelser i fase 2, siger Jan Nielsen.
Færre leverandører
Det er almindeligt i forbindelse med indførelse af e-indkøb at konsolidere på leverandørsiden, altså mindske antallet af faste leverandører. Det skal BAC også i gang med, for de har “rigtig mange” leverandører.
– Nævn dem – og vi har dem, siger Jan Nielsen med et smil.
– Men det er også det, Økonomistyrelsens analyse blandt andet kortlægger, På den bagrund skal vi konsolidere, ikke alene på leverandører af varer og ting, men også på serviceydelser som rengøring og konsulentbistand, siger Jan Nielsen.
Han forestiller sig at der bliver tre vare- og servicekategorier for hele ministerieområdet:
• Skal indkøbes på fælles aftaler
• kan købes på fælles aftaler og
• tilladt at have lokale/egne leverandører
Det middel, der vil blive taget i anvendelse for at få institutionerne til at købe ind, så der opnås størst mulig besparelse, er først og fremmest målinger og benchmarking.
– Så må vi se, om vores målinger og institutionernes uvilje mod at befinde sig i gabestok i det røde felt kan vinde over alle de dygtige sælgere fra leverandører uden for aftalerne, der er skolet i at pleje kunderelationer og aldrig give op, siger Henrik Leonhardt.
FAKTABOKS
Indkøbsprocessen i beskæftigelsesministeriet
Før 1. februar 2005
• Varer bestilles, og regninger betales konventionelt for de fleste virksomheders vedkommende.
• Journalmedarbejder modtager eksempelvis regningerne og sender dem videre til rette vedkommende på papir.
• Regningen attesteres og påføres kontering og lægges ind til chefen, som godkender betalingen.
• Papirregningen sendes tilbage til BAC til betaling.
Nu – fra 1. februar 2005 frem til implementeringen af fase 1
• Varer bestilles konventionelt.
• BAC modtager alle regninger elektronisk i Navision, printer dem ud og sender dem med intern post til de enkelte virksomheder. Ofte direkte til referencepersonen.
• Journalmedarbejder modtager alternativt papirregningerne og sender dem videre til rette vedkommende.
• Regningen attesteres og påføres kontering og lægges ind til chefen, som godkender betalingen.
• Papirregningen sendes tilbage til BAC til betaling.
Efter implementeringen af fase 1 i 4. kvartal 2005
• Varer bestilles konventionelt.
• Styrelserne modtager alle regninger elektronisk i det nye workflowsystem.
• En fakturamanager (ny funktion) dirigerer regningen videre i workflowsystemet til bestilleren af varen.
• Bestilleren attesterer, konterer og bekræfter med et klik, at varen er modtaget og sender regningen videre i workflowsystemet til chefen, som med et klik godkender, at regningen kan betales.
• Herefter ryger regningen automatisk over i Navision i BAC, hvor den bliver betalt.
Efter implementeringen af fase 2 i 2006
• Der bestilles varer elektronisk, normalt efter forhåndsgodkendelse fra chefen. Varen konteres ved bestilling.
• Bestilleren modtager regningen elektronisk fra leverandøren i workflowsystemet.
• Hvis der er et match mellem ordre og faktura, vil fakturaen når varemodtagelsen er bekræftet, ryge direkte til betaling i Navision.
• BAC’s fremtidige rolle bliver - ud over at forestå betalingen og systemadministrationen - at foretage stikprøvekontroller med, at ingen køber jetjagere og den slags.
Kilde: Søren Ploug Sørensen
FAKTABOKS
Beskæftigelseministeriets AdministrationsCenter
BAC’s 70 medarbejdere leverer administrative serviceydelser til hele beskæftigelsesministeriet, for eksempel økonomiforvaltning, rejseadministration, lønadministration, indkøb og udbud samt controlling.
Blandt BAC’s opgaver er også at udvikle ensartede og mere effektive systemer til driften ved at standardisere og digitalisere administration og arbejdsgange.
På www.bac.bm.dk kan man blandt andet finde centrets resultatkontrakt, direktørkontrakten, BAC’s visioner og Finansministeriets fusionsanalyse af dannelsen af BAC.
FAKTABOKS
Beskæftigelseministeriet
Ud over departementet og fællesfunktionerne BAC og BIT hører Arbejdsmiljøinstituttet, Arbejdsmarkedsstyrelsen inklusive AF-regionerne, Arbejdsdirektoratet med A-kasserne, Arbejdstilsynet med kredsene og Arbejdsskadestyrelsen til i Beskæftigelsesministeriet. Ministeriets 4.000 ansatte køber årligt ind for mellem to og tre milliarder kroner.
FAKTABOKS
Gode råd fra BAC om at komme i gang med e-indkøb
• Tænk stort – start småt.
• Husk at involvere relevante medarbejdere
og alle afdelinger i projektet.
• Det er vigtigt, alle involverede forstår rationalet.
• Mål og målopfølgning skal synliggøres.
• Opbyg målekultur, hvis den ikke findes i forvejen.
• Lav business case.
• Der skal være konsensus både opad og nedad
i systemet.
• Organisationen skal være helt på plads,
og man skal tænke som koncern.
• Der skal være politisk fokus og topledelsesfokus
i koncernen.
• Pas på at de enkelte styrelser ikke suboptimerer for sig selv.
• Undersøg markedet nøje og få eventuelt lavet
individuelle tilpasninger i systemet.
• KISS – Keep it simple, stupid.
• It-systemerne bør være standardsystemer
med rene linjer og simple processer.
FAKTABOKS
ERFA
BAC’s direktør Jan Nielsen (tv.) og økonomichefen Henrik Leonhardt udveksler erfaringer i henholdsvis direktørkredsen og chefkredsen
af forum for administrative fællesskaber i staten. Foruden BAC deltager direktører og chefer fra Miljøministeriet, Kulturministeriet, Økonomi-
og Erhvervsministeriet samt Finansministeriet. Økonomistyrelsen
deltager også i kredsenes kvartals- og ad hoc-møder i en rådgiverrolle.
Denne artikel stammer fra magasinet Computerworld eGov, den 28. oktober 2005.
