Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
I usikre tider, hvor vi potentielt kigger ind i en økonomisk recession, er det essentielt, at man ved indkøbsfasen af it-relaterede ydelser sikrer gode løsninger med konkurrencedygtige priser.
Den bedste måde at sikre det på, er via partnerskaber med den helt rette leverandør - og det er det, som er kunsten i fremtiden. At vide, hvad der udgør den perfekte partner.
Med en agil tilgang til indkøb af it-relaterede ydelser gør man op med den traditionelle tilgang og får en meget bedre og mere behovsafdækket løsning.
På samme tid sikrer man sig et tættere, og derfor langt mere frugtbart partnerskab med sin leverandør, både under og efter indgåelsen af kontrakten.
Og som en ekstra bonus oplever vi, at virksomhederne reducerer det samlede tids- og ressourceforbrug i it-indkøbsfasen med helt op til 50 procent.
Hvad er forskellen?
For at forstå, hvordan den agile tilgang forbedrer processen, er det nødvendigt at kende udfordringerne ved den traditionelle måde at købe it-systemer og -ydelser på.
Traditionelt udarbejder virksomheden ofte detaljerede krav og fremtænker løsninger for, hvordan de overordnede ønsker kan opfyldes.
Man tænker ofte kun endimensionelt, uden at vurdere leverandørens standardleverancer, og oftest har virksomheden en forventning om, at it-leverandøren vil tilpasse sine produkter til kravene.
Ved at gå ind i en mere agil og samarbejdsorienteret proces går man fra detaljerede krav til beskrivelse af behov og tilhørende ’user stories’.
Det sikrer et bedre og bredere samarbejde mellem kunden og leverandøren, hvor man samarbejder om en løsning, som både passer til kundens behov, men også er baseret på leverandørens standard, så løsningen kan opnås hurtigere og potentielt med højere kvalitet og lavere pris.
Dermed sætter man sin virksomhed under et mindre pres, og man skaber et tættere partnerskab med leverandøren.
Når man sammen får udarbejdet løsningen, får man også en indikation af, hvordan man rent kulturelt passer sammen og hvorvidt leverandøren er i stand til at forstå de forretningsmæssige it-behov.
Bedre tilbud med tilpassede løsninger
Når man gør brug af en agil tankegang med tidlige interaktioner med markedet, værdiskabende aktiviteter som for eksempel workshops, demonstrationer, dialoger med leverandører og samskabende tilbudsprocesser, så kan man ikke undgå at få et bedre tilbud med mere tilpassede løsninger og færre overraskelser i det lange løb.
Metoden og tilgangen er velafprøvet, og den er løbende forbedret gennem mange år.
I et traditionelt forløb køres mange aktiviteter efter hinanden, hvor man i det agile forløb kører det meste parallelt.
Det betyder mere intensiveret ressourcetræk på interne funktioner og ressourcer, men også, at man fokuserer mere på samarbejdet med leverandørerne, og at arbejdsmængden ikke varier voldsomt over perioden.
Ved at gøre brug af tidlige og løbende forhandlinger, med fokus på løsningsorienterede og juridiske afklaringer samt strategiske beslutninger mellem kunden og leverandøren sikrer man, at man til sidst i den forkortede proces primært står tilbage med kommercielle forhandlinger samt begrænsede afklaringer, som kan behandles i den endelige forhandling.
Der er fem væsentlige forskelle ved at ændre tilgang:
Færre leverandører:
Den accelererede tilgang kræver færre leverandører i processen, fordi man i den indledende fase indsnævrer antallet af leverandør baseret på markedet, leverandørens kompetencer, løsninger og referencer.
Tidlig og løbende involvering af leverandører:
Hurtig og løbende involvering af leverandører frem for en lang forberedelsestid.
Tilbuddet bliver udarbejdet som en kombination af leverandørens standardløsninger og kundernes behov gennem fælles tilgang.
Evalueringen og forhandlinger begynder tidligt:
Evalueringen starter tidligt undervejs i workshops, hvor kulturelle matches og løsningsdesigns indgår på lige fod med mere klassiske elementer.
Kontrakter er fair og bygget på standard:
Drøftelser og afklaringer omkring kontrakten kører parallelt med workshops, for at få ryddet større udfordringer af vejen. Kontrakten skal så vidt mulig bygges ud fra standarder, og være skabt på et aftalt og forhandlet grundlag som andre elementer i workshops.
Ressourcetrækket er mere koncentreret:
Den accelererede metode har et mere koncentreret træk på ressourcer i starten, grundet den intensive proces.
Det skyldes aktiviteter med workshops og koordinering med leverandører fylder en del. Efterfølgende ressourcetræk er lig med traditionel måde at gennemføre anskaffelse på.
Metoden er brugt af mange virksomheder til en bred række it-indkøb, og sparer bevisligt både tid og ressourcer.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.