Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter
Flere og flere danske virksomheder ønsker i denne tid at flytte deres applikationsportefølje for nyere systemer til en public cloud-platform.
Det ser vi i vores daglige arbejde med at hjælpe større danske virksomheder med it-transformationer og med den forandringsrejse, som både organisationen og medarbejderne er på, når de bevæger sig mod skyen.
Og selv om det kan lyde som en enkel ting at gøre, så oplever vi gang på gang, at forandringen er reelt radikal, fordi det påvirker alle medarbejdere, og fordi der skal tages hensyn til både forretningen, it og programmet.
Samtidig med at arbejdsgangene bliver ændret, er man nødt til at etablere et helt nyt mindset i organisationen.
Vi giver her vores tre bud på områder, som det er kritisk at komme i mål med for at få et godt afsæt mod skyen. Det handler nemlig langt fra kun om det tekniske aspekt.
1. Involver forretningen tidligt og afmystificer cloud
Ved at involvere forretningen tidligt kan du afmystificere cloud og sikre et engagement fra begyndelsen.
Afmystificering og ejerskab af transformationen skabes for eksempel ved, at medarbejdere fra berørte dele af forretningen deltager i interaktive sessioner for at få afdækket deres behov og bekymringer i forbindelse med implementeringen.
Det vil give programmet viden og indsigt om forretningens behov og kultur, så udrulningen og forandringen kan skræddersyes til netop det, den har behov for.
En konkret metode til at definere forretningens behov og ønsker er ved at opstille KPI’er, men også adfærdsmål (KBI’er – Key Behavioral Indicators), der supplerer KPI’erne.
KBI’er konkretiserer, hvordan den fremtidige kultur eller adfærd i organisationen skal se ud, og kan for eksempel vurderes gennem mål som: ”Man skal rette henvendelse til it for indkøb af nye cloud services”.
2. Skab løbende værdi for forretningen
Det er vigtigt at have fokus på den tid, som det vil tage for transformationen at skabe værdi.
Det er en værdi, der vel at mærke både kan ses og mærkes af organisationen og dens kunder.
Værdi kan tage mange former og kan eksempelvis være en ny funktion eller en forandring af den måde, folk arbejder på.
Det vigtigste er, at værdien er synlig og kan måles, da det opbygger tillid og momentum til at drive forandringen videre.
Løbende demoer hvor man for eksempel viser en ny funktion i løsningen i forhold til de KPI’er og KBI’er, der er opsat, kan hjælpe med at gøre værdien mere synlig for resten af forretningen, hvor de også kan komme med direkte feedback til løsningen.
Dermed kan demoer være med til at skabe en kultur, der fremmer innovation og indfører en ’fail fast, learn faster’-mentalitet.
Et andet effektivt værktøj til at skabe værdi er et roadmap for transformationen.
Roadmappet hjælper organisationen med at definere den værdi, der bliver skabt, og også hvor og hvornår transformationen vil levere den.
Roadmappet er typisk en tidslinje, hvor starttidspunkt, milepæle og sluttidspunkt er fremhævet. Ved en meget detaljeret tidslinje kan det også indeholde hovedaktiviteter og afhængigheder.
Roadmappet kan også være et rich picture, som er en mere visuel fremstilling af transformationens rejse.
Det kan for eksempel laves ved at indsætte billeder og ikoner baseret på de milepæle og aktiviteter, som programmet skal udføre.
Styrken er, at det viser alle centrale elementer i transformationen på en overskuelig måde, der er egnet til et bredt publikum på tværs af organisationen.
3. Fokuser på at opretholde et sundt og motiverende arbejdsmiljø
I en kompleks cloud-transformation er koordinering på tværs af programmet og mellem de forskellige projekter og fagområder afgørende for at opnå programmets målsætninger.
For at sikre, at det sker, skal PMO’et (Programme Management Office) gå forrest i at støtte op om programmets samlede mål, facilitere koordinering og skabe transparens på tværs af programmet.
PMO’et skal også sørge for, at det er sjovt at arbejde i programmet ved at fejre både de store og små milepæle og successer, hvilket kan øge programmets holdånd og motivation frem mod kommende opgaver.
En anden metode til at engagere teamet er ved at afholde et åbent hus-arrangement, hvor teamet præsenterer programmets fremskridt og milepæle over for centrale interessenter.
Det gør, at teamets hårde arbejde bliver anerkendt og kan være med til at styrke teamets sammenhold.
Hele programmet samt de 30-50 vigtigste personer fra forretningen bør være repræsenteret ved sådan et arrangement.
Her kan man ved en uformel lejlighed sørge for, at alle relevante medarbejdere og forretningsrepræsentanter knytter tættere kontakt og får et netværk, de kan trække på i deres daglige arbejde med transformationen.
Helt lavpraktisk er det for eksempel en god ide at lave en stor plakat med diagrammer og billeder, der giver mulighed for interaktion mellem oplægsholder og publikum under præsentationen.
Hvis forretningen reelt bliver involveret, kan se værdien og følge fremdriften, har du et godt afsæt mod en succesfuld implementering.
Er programteamet også med på rejsen og oplever et sundt og motiverende arbejdsmiljø, så er der en ret stor chance for, at din it-transformation rent faktisk bliver den succes, du arbejder hen imod.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.