Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.
Big data og automatisering er de hotteste ord for tiden, og benyttet korrekt kan begge være med til at fjerne trivielle opgaver fra dine ansatte, skabe et bedre informationsgrundlag i forretningen eller skabe helt nye forretningsmuligheder.
Og big data og automatisering kan gøre underværker i en lang række af virksomhedens afdelinger – og ofte med god synergi.
Dog er et godt råd at begynde med at have helt klare forventninger til, hvad automatiserede løsninger skal kunne underrette, samt forstå dit dataflow.
Og for CFO’erne er der et uendeligt potentiale, som kan udnyttes og fjerne trivielle opgaver fra ellers travle regnskabsafdelinger, eller vise økonomiske huller. Alt sammen realiserbart uden at I behøver investere i dyre systemer eller specifikke software-pakker.
Høj datakvalitet er afgørende for, om et digitaliseringsprojekt bliver en succeshistorie eller endnu et eksempel på gode intentioner, men svag eksekvering. Ifølge McKinsey lykkedes det kun for knap en tredjedel af digitale transformationer.
Du kan læse første klumme om automatiseringen af virksomhedernes finanser her [LINK], og herunder fortsætter vi med næste skridt i digitaliseringsrejsen hos CFO’en: Datakvalitet og implementering.
F*** PDF’er!
I den første klumme talte vi om at kende virksomhedens datakilder og dets formater, og det er afgørende, at I får styr på, at det ”flow”, som kommer ind af dokumenter og datakilder, er i de rigtige formater.
Virksomheder benytter den dag i dag stadig mange statiske og dårlige formater, som er direkte ubrugelige i den digitale verden.
Analoge informationer sidder fast inde i scannede PDF’er, som efterfølgende kræver manuel mandkraft til at gennemgå dokumenterne, for efterfølgende at trække dataene ud. Ligeså flyver alt for meget papir stadig frem og tilbage.
Nogle af de mest gængse automatiseringsudfordringer er:
- Fakturaer på papir eller i PDF-format.
- Mange forskellige typer elektroniske faktura-formater.
- Prislister gemt i Excel-ark.
- At formularer, fakturaer og memoer ikke er sorteret og kategoriseret korrekt.
Der findes software, som kan tyde indscannede PDF’er, men fejlmargen er ofte høj, hvilket giver et upræcist resultat.
Derfor er det afgørende, at du com CFO sætter ind tidligt og iværksætter en plan for en gang for alle at digitalisere arbejdsprocesserne og fjerner alle analoge formater, så tilbud, prislister og fakturaer alle er digitale data, som kan bearbejdes.
Den lavest hængende frugt er uden tvivl at oprette en policy i virksomheden, som kræver, at alle underleverandører kun sender e-invoices, hvilket I selvfølgelig også selv vil gøre fremadrettet.
På den måde har I allerede omdannet en ellers analog datakanal til et digitalt og analyseparat dataflow.
Kort fortalt:
- Identificer alle jeres forskellige formater, både digitale og analoge.
- Definer hvilke typer information, som er afgørende for håndteringen og gennemførelsen af fakturaer.
- Start en dialog med dine leverandører og hjælp dem med indførslen af e-fakturaer.
- Tilpas, opdater eller udskift dine systemer, når du ved, hvilke du bedst kan benytte sammen med dit nye dataflow.
Det hjælper med at fjerne muligheden for bedrageri, men mindsker også muligheden for uenigheder eller kapitallæk.
Saml alle detaljer på alle jeres leverandører, så du ét sted har opdaterede betalingsdetaljer, diverse relevante dokumenter og aftaler samt tidligere sendte og modtagne fakturaer.
Samtidig kan du rydde op i jeres register, da det ses alt for ofte, at virksomheder kan optræde flere gange med næsten identiske navne, men med forældede betalingsoplysninger, hvilket kan føre til fejl og i værste tilfælde kapitallæk.
Overvejer du RPA-robotter?
Med ens dataflow og datakvalitet i top, kan dette udnyttes til at automatisere trivielle og tidskrævende opgaver, så jeres ansatte kan bruge deres kræfter på vigtigere opgaver.
Automatisering er for de fleste det ultimative mål med en digitaliseringsprocess, men automatisering er lettere at sige tre gange med munden fuld af skumfiduser, end det er at føre ud i livet. Omvendt er det tiden og ressourcerne for implementeringen værd.
Et ord, du nok er stødt på, er RPA: Robotic Process Automation.
RPA er en paraplybetegnelse for teknologier, som er udviklet til at automatisere en helt præcis opgave med eller uden brug af kunstig intelligens.
Se det som en ekstra ansat i virksomheden (nogle virksomheder gør faktisk præcis dette), som kun har et job, men som til gengæld løser den 24/7/365 og uden sygedage.
Det er en software, som ligger sig oven på eksisterende legacy-software og agerer fuldstændig, som sad en person og trykkede på knapperne på tastaturet.
Smart ikke? Dog har RPA to store udfordringer:
Implementering: Implementeringen af RPA kræver mange ressourcer. Robotics og AI kræver træning og tilpasning for at fungere optimalt alt efter opgavetype.
Datakvalitet: Robotter er geniale til at klare én opgave, men de kan ikke tænke selv. Derfor er robotterne heller ikke bedre end den data, som du selv kommer med: Dårlig data, dårligt resultat.
Problemet er ofte, at netop fakturaer og betalingsdokumenter ofte er fyldte af små og store fejl.
Nogle gange drejer det sig blot om en tastefejl, som sammen med dårligt indscannede dokumenter eller processer med mange fejlmuligheder kan skabe en lang række alvorlige problemer som manglende PO-numre, dobbeltbetalinger, forkerte priser og moms-fejl.
Virksomheder i Europa mister 0,017 procent af deres omsætning på grund af den type fejl, hvilket svarer til 237 milliarder euro – ikke så lille en sjat endda.
RPA kan sagtens udnyttes forsvarligt og fornuftigt og er en løsning, som kan skabe gode forudsætninger, men det kræver for alvor, at I har den reneste data.
Få kontrol på processerne
Vi gentager lige for prins Knud: Datakvalitet er altafgørende i en digitaliseringsproces.
Men det er lige så vigtigt, at du kan benytte dataene. Med e-invoices har du de bedste forudsætninger for at kunne benytte dataene og sikre, at afgørende og vigtige data ikke forsvinder eller overses.
Forstå alle kanalers data, men også hvordan de skabes og hvilke data, som oprettes.
Derefter kan du begynde at overveje, hvordan de enkelte informationer kan flettes sammen med semi- eller helautomatiske løsninger såsom RPA eller regnskabsprogrammer med indbygget AI.
Husk dog, at det kræver data, som er ens hver eneste gang, før en RPA-løsning kan fungere optimalt.
Derfor:
- Få overblik over, hvordan transaktionsdata flyder igennem din virksomhed fra salgs- og marketingafdelinger ned til produktionen og op til regnskabsafdelingen og gør det så visuelt som muligt.
- Lav en liste over software og systemer. Hvert system kan mudre dine data.
- Kan dine eksisterende software-løsninger benytte dataene? Med rent data og en forståelse for dataflow, kan du begynde at overveje, hvordan dataene skal håndteres.
I 2018 havde danske virksomheder i gennemsnit fejl i faktureringsprocessen svarende til et tab på 5,50 kroner pr. transaktion.
Dette er alene et resultat af momsfejl, der er opstået i forbindelse med købsfakturaer.
For at få et perspektiv på beløbsstørrelsen: Disse fejl udgør næsten halvdelen af de samlede udgifter til organisationens transaktioner. Sammenregnet vil de danske virksomheders kapitallækage, i denne undersøgelse, nå et gennemsnitligt tab pr. virksomhed på knap 1,1 millioner kroner.
Så kom i gang med processen. Det betaler sig. Og hvis nogen forstår det, så er det CFO’en.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.