Nye Microsoft-løsninger kommer til at fylde ualmindeligt meget i tankerne hos Mikkel Arp, it-chef i Lyngby-Taarbæk Kommune, i 2016.
"Lyngby-Taarbæk Kommune har truffet en beslutning om, at vi skal skifte en del af vores eksisterende værktøjer ud med Microsoft-værktøjer," fortæller Mikkel Arp til Computerworld.
Der er konkret tale om opgradering på en række fronter med udgangspunkt i de værktøjer, brugerne i kommunen anvender.
"For det første kører vi med Windows 7, og den har jo en begrænset levetid, så vi skulle alligevel kigge på noget andet. Så var det naturligt at overveje Windows 10."
Samtidig skal der opgraderes fra Office 2007 til Office 365 i Lyngby-Taarbæk Kommune.
"Vi har tidligere på skoleområdet anvendt LibreOffice og OpenOffice, og det har altså givet nogle udfordringer i forhold til, når vi udveksler dokumenter mellem det pædagogiske område og det administrative område - det bliver lidt bøvlet, når vi ikke har samme værktøjer og arbejder med samme formater."
"Så skolerne skiftede sidste sommer til en Microsoft-platform," forklarer Mikkel Arp og fortæller, at hele kommunen nu opgraderes på Office-fronten.
Læs også: Skal det være Office 365 eller Googles cloud-mail? Her bruger virksomhederne pengene
Her stopper Microsoft-projekterne dog slet ikke:
"Så kører vi med Lotus Notes på det administrative område. Vi har godt nok en Notes-administrator, men vi havde meget svært ved at finde en sidste gang, hvor vores Notes-administrator sagde op."
"Vi kan også se, at konsulenterne bliver dyrere og dyrere på området, og så synes vi også, at der er nogle ting omkring brugervenlighed og sikkerhed, hvor Notes bare ikke rigtig er så trendy som Outlook."
"Og så er der flere og flere tredjepartsleverandører, der kan levere noget spændende til Outlook frem for til Notes," lyder det fra it-chefen, der også tilføjer, at de fleste nye brugere kender Outlook og Office.
"Alle de nye brugere, vi får ind, er jo vant til at arbejde med Outlook enten fra deres uddannelsesinstitution eller fra deres tidligere arbejdsplads. Så der er et stigende pres."
Skifter til Skype for Business
Endelig skal Lyngby-Taarbæk Kommune også i gang med at skifte kommunikationsplatform, og her er det også Microsoft, der løber med ordren:
"Det sidste er, at vi har en Cisco IP-telefoniløsning, som også har nogle år på bagen. Vi har været i dialog om at få den opgraderet og om at købe callcenter-licenser, men det er bare rigtig dyrt, og så tænkte vi, at vi ville kigge på det samlede billede," forklarer Mikkel Arp.
Tæt samarbejde med Microsoft
Mikkel Arp fortæller, at der er cirka 3.000 administrative brugere i kommunen, mens der i alt er cirka 10.000 brugere, når man regner alle SOSU-assistenter, skoleelever og andre brugergrupper med.
"Så nogle af løsningerne kommer til at ramme flere end andre."
De nye Microsoft-løsninger løbes ind via SKI-standardaftalerne, men Mikkel Arp glæder sig samtdig over, at kommunen har kunnet få lidt ekstra opmærksomhed fra Microsofts side.
"Det er ikke nogen hemmelighed, at Microsoft er flyttet til byen, og de har også været interesseret i, at deres baghave er deres kunde."
"De kan ikke gøre så meget ved priserne, for det er jo SKI-priser, og det koster det, det koster, men vi har haft en fin dialog - og de kan jo arbejde med forskellige funding-midler og med engagement af forskellig karakter."
Læs også: Store forandringer i Microsoft Danmarks nye hovedkvarter: Sådan bliver hverdagen for de ansatte
"Det at vi har fået attention fra dem, at vi har fået en god portion funding, og at de medvirker i projektorganisationen har gjort, at vi har lavet en ambitiøs plan for, hvordan vi i 2016 skal skifte fra Windows 7 til Windows 10, fra Office 2007 til Office 365, fra Lotus Notes til Outlook og fra Cisco IP-telefoni til Skype for Business."
"Det er mange ting på en gang - og så laver vi også nyt WAN, udvikler vores IDM-system, indfører follow me-print, har skiftet ESDH-system og har en masse andre spændende projekter."
"Vi har i mange år arbejdet på at få en god, stabil platform, og det føler vi, at vi har nu. Så det er et godt tidspunkt at gøre det på," fortæller Mikkel Arp om de mange opgraderinger, der skal finde sted i 2016 i Lyngby-Taarbæk Kommune.
Windows 10 skal ligne Windows 7
It-chefen har dog ikke bare sat gang i de mange opgraderinger uden at overveje de mulige udfordringer:
"En ting er, at det kræver meget af it-afdelingen, det kræver også sindssygt meget af brugere at følge med."
Af samme grund forsøger it-organisationen at gøre overgangen til de nye Microsoft-værktøjer så udramatisk som muligt:
"Med skiftet fra Windows 7 til Windows 10 har det været vores målsætning at gøre det til en så lille forandring som muligt for brugeren. Så det ligner sådan set det, de kender fra i dag," fortæller Mikkel Arp.
"Vi har faktisk været lidt konservative og kedelige. For brugerne sker der så mange skift i år, at vi gerne vil gøre det trygt for dem. I stedet for at promovere alle mulige grafiske finesser i Windows 10 har vi fokuseret på, at vi får en sikkerhed og et fuldt supporteret operativsystem, og så har vi lavet designet sådan, at det ligner Windows 7 mest muligt. Så føler brugerne sig trygge."
Skiftet til Windows 10 i Lyngby-Taarbæk medfører ny hardware til nogle brugere, mens der for andres vedkommende er tale om en opgradering på den eksisterende hardware.
Læs også: Opråb til it-cheferne: I har misforstået noget helt grundlæggende ved cloud computing
Samtidig har Mikkel Arp i øjeblikket også kig på en løsning, der kan kryptere data i OneDrive.
"Vi henstiller naturligvis til, at man ikke bruger OneDrive til personfølsomme oplysninger, men vi ved også godt, at der vil være nogen, der kommer til det - og så er det vigtigt, at vi så får det krypteret, så det kun er os selv, der kan se, hvad der ligger der. Og at vi tager de løsninger fra Microsoft i brug, der er med til at forhindre, at det kan ske."
Lyngby-Taarbæk opgraderer i første omgang brugerne til Windows 10, Office 365 og Outlook, mens skiftet til Skype for Business først indledes i slutningen af året.
Lyngby-Taarbæks it-afdeling er på 25 medarbejdere alt inklusiv. Den omfattende opgradering til nye Microsoft-løsninger sker med Proactive og Rackpeople som partnere.
Læs også:
Skal det være Office 365 eller Googles cloud-mail? Her bruger virksomhederne pengene
Store forandringer i Microsoft Danmarks nye hovedkvarter: Sådan bliver hverdagen for de ansatte
Her er de mest populære cloud-løsninger i danske virksomheder
Opråb til it-cheferne: I har misforstået noget helt grundlæggende ved cloud computing