Mange it-projekter bliver ikke den succes, der var planen. Det skyldes, at det grundlæggende arbejde ikke er gjort.
Her er et bud på, hvad der skal på plads og gennemgås for at få succes med et it-projekt.
1) Hvorfor skal vi implementere it-projekt X?
Det er vigtigt, at vi internt i organisation har styr på årsagen til, at vi for eksempel skifter ERP-platform eller opgraderer den eksisterende.
Årsagerne kan være mange. For eksempel:
- Vi står på en brændende platform
- Vi kan ikke automatisere processer med den nuværende platform
- Vores vækstambitioner understøtter ikke den givne funktionalitet - for eksempel hvis nu vi åbner en fabrik i Kina, og de skal anvende samme ERP-platform
Når man skal i gang med større it-projekter, sker det ofte, at den interne projektleder bliver udpeget i driftorganisationen.
Det siger selv, at det skal gå galt, fordi denne person typisk bliver målt på driftsresultater i sin afdeling og ikke it-projektet.
Dermed mistes overskud til at følge op på projektøkonomi og at deadline overholdes.
En dedikeret projektleder har evnen til hele tiden at være et skridt foran og sikre, at overblikket skabes, deadlines overholdes og at der er styr på projektøkonomien
3) Skal vi programmere noget med interne ressourcer?
En evig diskussion - men absolut nødvendig at tage.
Skal man bruge interne ressourcer, der skal programmere, eller skal man købe den ydelse eksternt?
Svaret kan variere fra virksomhed til virksomhed - men man bør overveje følgende:
- Hvor gode er de interne ressourcer til at dokumentere deres kodning? Især vigtigt, hvis de skifter job senere
- Hvor stor procesforståelse har disse folk?
- Hvad skal de lave, efter projektet er implementeret - videreudvikling/dataudtræk, eller?
Der findes mange dygtige eksterne konsulenter på ERP-markedet - men hvordan får din it-virksomhed det mest optimale ud af investeringskronerne.
Konsulenter bliver selvfølgelig målt på solgte konsulenttimer, og derfor er de altid interesserede i videreudvikling af systemet, selv om den isolerede business case ikke er god men snarere "nice-to-have".
Så få styr på, hvordan I internt udarbejder business cases.
Overvej, om dygtige freelance-konsulenter, der har en stor procesforståelse inden for et givet område - logistik for eksempel - kan være det rette supplement.
Det kan være meget nyttigt at få specialister ind på kritiske områder, der kender ERP-systemet og dets muligheder til fulde.
5) Ansvar og beføjelser
Alt for ofte går kritiske beslutninger i ring. Det skyldes, at der ikke er styr på, hvem der må beslutte hvad. Derfor skal følgende defineres fra begyndelsen:
- Hvilke beslutninger træffer styregruppen?
- Hvilke beslutninger træffer projektlederen?
- Hvilke beslutninger træffer projektgruppen?
Glem nu ikke:
• Husk, at dit it-hold er dynamisk og kan ændres undervejs i projektforløbet
• Husk, at manglende fokus gør it-projekter dyrere
• Husk, at manglende procesforståelse ikke giver de bedste it-løsninger
• Husk at forholde dig kritisk til ovenstående 5 punkter