Computerworld News Service: Udrulning af et ERP-system (enterprise resource planning) er en dyr fornøjelse, ikke kun hvad angår økonomiske udgifter til licenser og vedligeholdelse, men også opgjort i tid og andre ressourcer.
Ikke desto mindre sker det alt for ofte, at en virksomhed - forblændet af leverandørens løfter om en drift, der øjeblikkeligt kører som smurt, med store produktivitetsforbedringer som følge - står midt i det uden et fornuftigt langsigtet (eller endda blot kortsigtet) roadmap.
For at give it-afdelinger i en sådan situation lidt bedre odds for en succesfuld ERP-udrulning har vi med input fra en lang række eksperter i ERP og forandringsledelse samlet ni stærke råd om udvælgelse og implementering af nyt ERP-system.
1. Få opbakning fra den øverste ledelse
"Som regel er det de virksomheder, hvor den øverste ledelse ikke involverer sig i ERP-projektet, der oplever de største vanskeligheder," fremhæver Daniele Fresca, der er marketingdirektør for IQMS, der leverer branchespecifikke ERP-løsninger.
"Ressourcerne på de lavere niveauer af organisationen har det med at være mindre dedikerede og engagerede i implementeringsprojektet, når den øverste ledelse ikke er involveret," forklarer hun.
"Cheferne behøver dog ikke kende hver eneste detalje af konfigurationen. Men de skal for eksempel være klar over, hvad det er, der skaber forsinkelser i projektet."
2. Lav en klar og udførlig liste af krav, før du begynder at undersøge leverandører
"Begynd med grundigt at definere projektets omfang," lyder rådet fra Ed Talerico, der er strategichef for luftfart- og forsvarsindustrien hos Infor, der leverer forretningssoftware til store virksomheder.
Fokuser på specifikke forretningsprocesser og systemkrav. Jo mere specifik man kan være til at starte med, desto mere detaljeret kan leverandørerne være i deres forslag."
"Hvis der er noget, der skal gøres rigtigt, så er det den indledende proces med indsamling af krav," fremhæver Brian Shannon, der er ledende business process management-arkitekt hos Dolphin Enterprise Solutions. "
Der findes få ting, der kan resultere i overskridelse af projekters budgetter og tidsfrister som antagede eller manglede krav."
Så sørg for at få input fra både slutbrugerne, it-afdelingen og den øverste ledelse.
"Alt for ofte vælger folk et ERP-system baseret på faktorer såsom pris, aktuelle teknologiske modeord eller simpelthen hvad der ser flottest ud," tilføjer Fresca.
"Men hvis det ikke passer til formålet, ender virksomheden med en sammenstykket løsning, der har været dyr at tilpasse," bemærker hun.
Derfor lyder hendes råd:
"Find et branchespecifikt ERP-system med værktøjer og funktioner, der er designet til at løse dine forretningskrav. Investeringsafkastet og fordelene på lang sigt er betydelige."
3. Glem ikke mobilbrugerne
"I takt med at mobility og BYOD vinder frem i alle brancher, er det ikke længere nok kun at kunne få adgang til ERP-systemet fra en desktop-pc," påpeger Ilan Paretsky, der er marketingdirektør for Ericom Software, der leverer virtualiserings- og fjernskrivebordsløsninger.
Vælg en ERP-løsning, der "gør brugerne i stand til at være produktive på smartphones og tablets." Det kan godt lade sig gøre samtidig at sikre følsomme oplysninger.
4. Evaluer valgmulighederne grundigt, før du vælger et ERP-system.
"Dårligt styrede eller dårligt definerede evalueringsprojekter kan føre til dårlige implementeringer," advarer Tom Brennan, der er marketingdirektør for FinancialForce.com, der leverer cloud-baserede ERP-løsninger.
"Svage kravdefinitioner og usikre prioriteringer kan føre til et forkert leverandørvalg."
"Herudover kan mangel på deltagelse og input fra nøgleinteressenter i evalueringsfasen føre til ringe accept og anvendelse blandt slutbrugerne. Og glem ikke, at forsinkelser allerede i evalueringsprojektet også bidrager til at udskyde den endelige dato for, hvornår systemet kan tages i brug."
"En anden ting mange virksomheder glemmer i udvælgelsesfasen, er ERP-systemets mulighed for rapportering og måling," påpeger Tiffani Murray, der er selvstændig konsulent inden for it-løsninger til HR.
"Hvad ønsker du at få noget at vide om med systemet? Er det muligt ved hjælp af systemets eksisterende funktioner, eller vil du være nødt til at betale ekstra for at få tilpassede rapporteringsmuligheder?
Det skal du finde ud af under udvælgelsesfasen og ikke efter du har underskrevet en flerårig kontrakt."
Man skal heller ikke glemme integration. En ERP-løsning, der ikke fungerer sammen med de eksisterende forretningssystemer, er slet ikke en løsning, men et meget dyrt stykke ubrugeligt software.
Sidst men ikke mindst skal du "finde en partner, der specialiserer sig i din branche," fremhæver Jim Shepherd, der er strategidirektør for Plex, der er leverandør af ERP-systemer til produktionsvirksomheder. "Endnu bedre, så find en, der udelukkende arbejder med din branche. ERP-leverandører, der leverer til alle brancher, kan ikke tilbyde den samme ekspertise."
5. Få referencer
"Først og fremmest skal du bede om mindst tre referencer, når du undersøger en ERP-løsningsleverandør," lyder rådet fra Reuben Yonatan, der er stifter af GetVoIP, der anmelder VoIP-løsninger. Tag kontakt til referencerne og "spørg dem, hvad der gik godt, hvad der fik galt, og hvad de ville have gjort anderledes. Hvis en leverandør ikke kan henvise til mindst tre glade kunder, som du kan komme til at tale med, skal du måske finde nogen med mere erfaring."
Hvis du er medlem af en brancheforening, kan du ligeledes her spørge, om nogen kan anbefale en ERP-leverandør.
6. Tænk før du tilpasser
"Overvej hvor meget tilpasning, der er brug for til opsætning og udrulning," lyder det fra Steve Bittner, der er direktør for professional services hos Unanet, der leverer webbaseret forretningssoftware.
"Stærkt tilpassede systemer vil være dyrere ikke bare indledningsvist at implementere men også senere, når de skal opgraderes," advarer han.
"Virksomheder med unikke krav bør overveje, om de krav kan gøres mindre unikke for at undgå de relaterede høje omkostninger," foreslår Bittner. Man skal som virksomhed "kende sin tolerancetærskel for længere implementeringscyklusser, længere ROI og større ustabilitet," hvis man kaster sig ud i større tilpasninger af et ERP-system, advarer han.
"En standardløsning giver måske mindre fleksibilitet men mere stabilitet og færre både indledende og løbende omkostninger."
"Generelt set er mange virksomheders grundlæggende forretningsprocesser stort set ens (såsom at betale fakturaer, skabe indtægter og anskaffe materiel)," påpeger Greg Palesano, der er direktør for applications services hos den globale it-servicevirksomhed HCL Technologies.
"Det er derfor, vi i det hele taget har ERP-systemer. Virksomheder kan drage nytte af de bedste og gennemprøvede standardprocesser," forklarer han.
"Hvis en bestemt forretningsfunktion mener, der er behov for tilpasning, så sørg for, at der kommer beviser på banen," lyder rådet.
"Husk på, at omkostningerne ved tilpasning ikke blot går til udvikling og test af den nye kode til den indledende implementering, men også til den langsigtede support af den tilpassede kode og til behandlingen af alle tilpasninger som undtagelser, hver gang man opgraderer softwaren," forklarer han.
"Hold det enkelt og forsøg at undgå tilpasninger af dit valgte ERP-system."
7. Husk behovet for forandringsledelse
"En ordentlig håndtering af ændringer i organisationens arbejdsgange er helt afgørende for, om projektet bliver en succes," fremhæver Matt Thompson, der er direktør for professional services hos ERP-løsningsleverandøren EstesGroup.
Typisk sætter et ERP-projekt gang i en masse forandringer i organisationen såsom ændringer af medarbejderes arbejdsopgaver eller nedskæringer af det samlede antal medarbejdere.
Disse forandringer påvirker virksomhedskulturen, og uden omhyggelige planer for håndtering og kommunikation samt afholdelse af workshops kan der opstår modstand mod ERP-projektet, hvilket vil give problemer i forhold til systemets implementering og anvendelse.
8. Udpeg en intern fortaler for ERP-systemet - og omgiv ham med gode folk
"Sæt ikke udelukkende din lid til den projektleder, der er udpeget af leverandøren, men sæt selv en intern medarbejder på sagen," lyder det fra Morris Tabush, der er stifter og chef for leverandøren af managed it-services TabushGroup.
"Udpeg en projektleder blandt dine egne medarbejdere, som er god til at administrere softwaresystemer," lyder hans råd.
"Denne person vil være ansvarlig for at "indsamle alle slutbrugerkravene, lære det nye system at kende til bunds, samarbejde med leverandøren om datakonvertering, koordinere oplæringen og fungere som kontaktperson i forhold til projektet for alle medarbejdere."
"En af de mest almindelige fejl, som virksomheder gør under en ERP-implementering, er at bruge anseelige mængder tid, energi og penge på at udvælge den rette software og de rette partnere men så sætte deres eget B-hold på projektet," tilføjer Palesano.
"Det resulterer i en masse problemer, hvad angår design og implementering, langsomme beslutninger og forsinkelser. Selvom det er svært at frigøre sine bedste ressourser fra deres normale arbejdsopgaver, så er en ERP-implementering ikke nogen simpel affære," påpeger han.
Derfor er det vigtigt, at man "sætter sine bedste folk på opgaven. Og det drejer sig ikke kun om de bedste it-folk, men de bedste folk overhovedet."
9. Frigør den tid og de ressourcer, der er nødvendig til oplæringen
"At lære en ny måde at gøre tingene på vil kræve et væsentligt tidsforbrug for alle, så projektteamet er nødt til at gøre noget aktivt for at mindske byrden for medarbejderne," fremhæver Joel Schneider, der er medstifter af Liberty Technology Advisors, der er et it-konsulentfirma med speciale i ERP, forretningsprocesser og at få projekter på ret køl.
"Identificer de specifikke behov hos hver afdeling, og afsæt tilstrækkelig tid til udvikling og afvikling af oplæringsprogrammer."
Herudover er det vigtigt at "erkende, at den mest effektive oplæring ikke nødvendigvis kommer udefra.
De mest it-kyndige medarbejdere kan få tilbuddet om at modtage en mere indgående oplæring, så de kan fungere som lokale eksperter, deres kolleger løbende kan hente hjælp fra," forklarer han.
"At have en tilgængelig supportmulighed internt i en gruppe, reducerer den 'os mod dem-dynamik', der ellers kan spænde ben for implementeringsprocessen."
Oversat af Thomas Bøndergaard
