Læs også: Licenser: Dansk kommune brokker sig til Microsoft
Den absolut øverste ledelse i Frederikssund Kommune og hos Microsoft Danmark var involveret i et opsigtsvækkende opgør om licens-regninger.
Det hele begyndte efter en licens audit foretaget af KPMG for Microsoft, hvorefter kommunen skulle betale cirka 8,5 millioner kroner.
Det var i hvert fald kravet i første omgang.
Men den melding - og det efterfølgende forløb - får kommunen helt op i det røde felt.
Microsofts topchef måtte svare
Kommunaldirektøren ender med at sende en skrivelse direkte til den daværende administrerende direktør for Microsoft i Danmark, Jørgen Bardenfleth.
Herefter beklager Microsoft-chefen kommunens opfattelse af forløbet.
Også dialog med Microsoft i Irland indgår i opgøret.
Du kan læse dokumentation og mail fra forløbet herunder.
Brevene er bragt og opdelt på det antal sider, som de blev sendt mellem parterne.
Til sidst ender hele forløbet med at kommunen skal betale et markant mindre beløb - i omegnen af 1,5 millioner - men er fortsat utilfreds over forløbet.
Brev - side 1
Den 4/3 2011 modtager kommunen et brev om, at KPMG på vegne af Microsoft vil udføre en såkaldt licens audit.
Derefter følger et forløb med et hav af mails og breve frem og tilbage. Herunder gengives de vigtigste.
--
13. december 2011
Licensgennemgang hos Frederikssund Kommune
Kære Jørgen Bardenfleth
På vegne af Frederikssund Kommune retter vi henvendelse til dig for at udtrykke vores store forundring over og utilfredshed med den måde, Frederikssund Kommune er blevet behandlet på i tilknytning til den Licensgennemgang, som blev gennemført hos Frederikssund Kommune på Microsofts foranledning i sommeren 2011.
Om licensgennemgangen kan vi kortfattet oplyse følgende:
Varsling.
Licensgennemgangen blev varslet i marts 2011 med henvisning til "gennemgang af licenser under Microsoft licensaftaler 23S61010 og 66947700 i henhold til aftale U5840274". Varslingen blev afsendt af Microsoft i Irland. Licensgennemgangen blev varslet med henvisning til "§
8 i Master Business Agreement". Varslingsbrevet indeholdt en gengivelse af den pågældende verifikationsbestemmelse, som angiveligt hidrører fra Microsofts standard Master Business Agreement.
Da Frederikssund Kommunes licensaftaler med Microsoft er indgået under SKI — Rammeaftale 02.06 finder den gengivne verifikationsbestemmelse slet ikke anvendelse, og vi kan — efterfølgende — konstatere, at fristerne i den verifikationsbestemmelse, som rent faktisk finder anvendelse,
ikke er overholdt. Endvidere har vi — efterfølgende — konstateret, at kravene i SKI Rammeaftale til den praktiske gennemførsel af licensgennemgangen heller ikke er opfyldt.
Gennemførsel
Licensgennemgangen blev gennemført af KPMG, men uden behørig eller foreskreven vejledning, ligesom licensgennemgangens resultat ikke blev præsenteret og begrundet på den aftaleforeskrevne overskuelige vis.
Brev - side 2
Licensrapport
Groft sagt konstaterede den af KPMG udarbejdede licensrapport underlicensering for så vidt angår tre programmer i form af Office, Datacenter og SQL. Så vidt vi er orienteret, udløser den i licensrapporten konstaterede underlicensering et samlet krav på mere end 11 mio. kr. til anskaffelse af de licenser, som Frederikssund Kommune ifølge licensrapporten mangler.
Forlig
Microsoft har tilbudt en forligsmæssig samlet løsning, som ifølge priser indhentet hos vores forhandler, ATEA, udløser en samlet betaling på ca. 8,5 mio. kr.
---oo0oo---
Efter denne faktuelle indledning skal vi redegøre for den frustration, vi er efterladt med.
I Frederikssund Kommune respekterer vi andres immaterielle rettigheder, og vi gør en stor indsats for, at denne respekt udmønter sig i praksis. Vi indkøber således løbende licenser til de programmer, vi har installeret i kommunen. Dette gælder naturligvis også for Microsofts programmer, og vi opfatter os som en god og loyal kunde hos Microsoft.
Ikke desto mindre har vi i forløbet omkring licensgennemgangen oplevet, at vi langt fra er blevet behandlet som en god kunde. Tværtimod er vi blevet præsenteret for en stor grundløs regning og en adfærd, hvor Microsoft har forsøgt at presse os til at indgå en forligsaftale, som bygger
på et uberettiget og forkert grundlag.
Dette er uacceptabelt.
Ifølge licensrapporten er der som nævnt konstateret underlicensering af en række programmer. Dette gælder primært Microsoft Office, Datacenter og SQL. Hertil har vi følgende bemærkninger:
MS Office:
Ifølge licensrapporten er vi underlicenseret med ca. 1.500 Office Pro licenser. Den konstaterede underlicensering skyldes angiveligt, at vi har anvendt et Pro-medium til at lave det image, som vores Office installationer er installeret fra.
Dette forandrer dog ikke, at vi i relation til Office installationer alene har installeret de programmer, som indgår i programsuiten Office Standard.
Vi har indkøbt næsten 1.500 licenser til Office Standard, hvilket i runde tal svarer til vores aktuelle behov. Hvis der har været et konkret behov for programmer, som ikke indgår i Office Standard (eksempelvis Access), har vi indkøbt og installeret stand alone versioner.
Det er vores klare opfattelse, at vores Office installationer ikke skal medregnes som Office Pro-versioner, når vi i praksis har installeret en Office Standardversion.
I forløbet har vi flere gange redegjort for baggrunden for Office installationerne. Senest har vi under et møde med Microsoft, Microsofts ekster-
Brev - side 3
ne advokat, og KPMG den 29. november 2011 endnu en gang påpeget, at licensopgørelsen ikke er retvisende i forhold til de faktiske Office installationer.
Microsoft har hverken helt eller delvist været lydhør overfor vores synspunkter, selv om vi egentlig havde en berettiget forventning om, at Microsoft ville imødekomme synspunkterne alene ud fra vores forklaring om baggrunden for licensrapportens opgørelse af Office Pro licenserne.
Tværtimod fastholder Microsoft, at vi skal indkøbe Office Pro licenser. Senest har Microsoft ved e-mail af 9. december 2011 fra advokat Arly Cariquist til kommunens eksterne advokat, Kasper Heine, udtrykkeligt afvist at tillægge det faktiske hændelsesforløb omkring vores Office installationer betydning. E-mailen blev sendt som opfølgning på ovennævnte møde ultimo november.
Microsoft fastholder sit synspunkt på trods af, selv om Microsoft er blevet oplyst om og af indlysende grunde er bekendt med, at vores Office installationer
- svarer til en Office Standardversion, hvilke vi har licens til;
- medgår i licensopgørelsen som en Office Pro-version som følge af en åbenbar og undskyldelig misforståelse, som angiveligt skyldes installationsmediet.
Ifølge Microsofts synspunkt er det desuden vores eget problem, at vi efterfølgende har knap 1.500 Office Standard licenser, som er værdiløse for os.
Udover vores fastholdelse af, at vores konkrete Office installationer skal medregnes som Office Standardversioner, henviser vi endvidere til, at det i punkt 5 om Audit i SKI Rammeaftale 02.06 er angivet, at kunden skal gives "en frist på 30 dage til at eliminere eventuelle konstaterede utilsigtede overtrædelser".
Det undrer os meget, at Microsoft ikke af sig selv har bragt denne bestemmelse i spil i forhold til vores Office installationer. Det eneste tidspunkt, Microsoft har berørt bestemmelsen, var da Microsofts eksterne advokat - uden at vi havde henvist bestemmelsen - klart tilkendegav, at Microsoft under ingen omstændigheder ville anerkende, at bestemmelsen fandt anvendelse i den konkrete problemstilling.
Vi kan vanskeligt forestille os en situation, som er bedre egnet til at blive henført til bestemmelsen om utilsigtede installationer i SKI Rammeaftale 02.06. Samtidig burde det - den indlysende utilsigtede installation taget i betragtning - have været Microsoft, som selv henledte forholdet under bestemmelsen.
For en god ordens skyld nævner vi, at samtlige Office installationer blev afinstalleret og reinstalleret, da forholdene omkring licensmediet blev klarlagt i tilknytning til licensgennemgangen. Kommunens Office installationer
er således foretaget fra et Office Standard-medium, men i praksis er der ingen forskel på installationernes indhold.
Brev - side 4
Datacenter
I licensrapporten er der opgjort et behov for 24 Datacenterlicenser.
Det øgede licensbehov opstod som følge af en ændring af de daværende licensvilkår. Ændringen blev foretaget ensidigt af Microsoft og meddelt en passant til os af ATEA.
Straks da vi fik oplysning om de ændrede licensvilkår og konsekvenserne heraf for vores på daværende tidspunkt eksisterende miljø, indledte vi en undersøgelse af anskaffelse og konfiguration af et alternativt miljø med færre processorer og dermed behov for færre Datacenterlicenser.
Vi holdt ATEA orienterede om den underlicensering, som angiveligt var konsekvensen af vilkårsændringerne.
Desværre trak anskaffelsen af forskellige årsager ud, men anskaffelsen og deraf følgende reduceret Datacenterlicensbehov er gennemført i sommeren 2011. Vores samlede behov for Datacenterlicenser er efter implementeringen af det nye miljø 8 licenser.
Fastholdelsen af et krav om 24 Datacenterlicenser udløser således 16 værdiløse licenser.
Vi mener efter omstændighederne ikke, at Microsoft har krav på, at vi indkøber mere end 8 Datacenterlicenser til dækning af vores aktuelle licensbehov. Vi anerkender naturligvis, at vi skal indkøbe licenser hertil, men det har indtil videre ikke være muligt, jf. nedenfor.
Ligeledes i forhold til den opgjorte underlicensering af Datacenterlicenser har vi redegjort for vores synspunkter, uden at Microsoft har fundet anledning til at imødekomme disse.
SQL:
I licensrapporten er der opgjort en betydelig underlicensering af SQLservere. Underlicenseringen skyldes angiveligt, at SQL-serverne har været installeret og anvendt i et virtualiseret miljø, hvor serverne ikke har været låst til den pågældende konkrete maskine.
Vi har ikke selv foretaget installationen eller konfigurationen af de pågældende SQL-installationer, idet ATEA har varetaget denne opgave. Vi har heller ikke været bekendt med, at den foretagne konfiguration — ifølge Microsofts forståelse af licensbetingelserne — medførte det i licensrapporten
opgjorte behov for SQL licenser, hvilket skal sammenholdes
med, at vi ikke havde noget behov for — endsige nogen nytteværdi af — en konfiguration, som automatisk kunne flytte server. Da vi i forbindelse med licensgennemgangen blev gjort opmærksom på den påståede licenskonsekvens, ændrede vi omgående opsætningen, og det aktuelle licensbehov er således 1 Enterprise og 2 Standard SQL-licenser.
Ligeledes på dette område har Microsoft blankt afvist at tage hensyn til de synspunkter vi har redegjort for; senest ved ovennævnte e-mail af 9. december 2011, og på trods af, at der ligeledes her er tale om en indlysende utilsigtet installation, som er omfattet af eliminationsretten i punkt 5 i SKI Rammeaftalen. Og ligeledes her kan vi konstatere, at Microsoft
Brev - side 5
ikke af sig selv har gjort opmærksom på muligheden for at eliminere en utilsigtet installation.
---000oo---
Settlement letter og mode den 29, november 2011:
Som afslutning på licensgennemgangen fremsendte Microsoft (Irland) den 21. september 2011 et såkaldt "settlement letter". Ifølge dette settlement letter og med en tone af, at Microsoft havde strakt sig langt for at imødekomme Frederikssund Kommune, fik vi tilbudt at afslutte licensgennemgangen mod at købe licenser for et beløb svarende til 8,5 mio. kr. I brevet var der angivet en frist for at acceptere forligstilbuddet til den 23. september 2011.
Fristen var med andre ord to dage efter forligstilbuddets afsendelsesdato.
Vi ønskede med god grund ikke at tiltræde forligstilbuddet, og efter en løbende dialog inviterede vi derfor Microsoft til et møde den 29. november 2011 for at vi - endnu en gang - kunne redegøre for, hvorfor vi ikke kunne påtvinges indkøb af blandt andre de i licensrapporten angivne licenser til Office Pro, Datacenter og SQL, jf. ovenstående. Desuden havde
vi en sidste forhåbning for, at det var muligt at gennemføre en konstruktiv dialog og opnå en vis forståelse og imødekommenhed fra Microsofts side.
Mødet resulterede i endnu en total afvisning af vores synspunkter i form af den tidligere omtalte e-mail af 9. december 2011 fra Microsofts eksterne advokat.
Udover afvisningen kunne vi konstatere, at de udestående punkter, som Microsoft skulle følge op på i forlængelse af mødet, ikke blev berørt i tilbagemeldingen. Microsoft skulle således vende tilbage med oplysninger vedrørende (i) standardindstillingen ved installation af SQL, (ii) vores
mulighed for at indkøbe Datacenterlicenser, hvilket vi på grund af vores nuværende installation har et akut behov for, samt (iii) de påstående forskelle mellem programmerne i Office Standard og de tilsvarende programmer i Office Pro. Vi mangler fortsat tilbagemelding på disse punkter. Særligt tilbagemeldingen vedrørende Datacenter har vi som nævnt et akut behov for.
---00000---
Samlet set er det vores opfattelse, at Microsoft ikke blot har undladt at udvise den forståelse og smidighed, som er sædvanlig i et loyalt samarbejde.
Microsoft har ydermere tilsidesat en oplagt forpligtelse til, som loyal samarbejdspartner, at gøre opmærksom på Frederikssund Kommunes ret til at afhjælpe utilsigtede installationer.
Og vores forundring bliver ikke mindre af, at Frederikssund Kommune - i modsætning til Microsoft - ikke uden videre har adgang til SKI Rammeaftale 02.06. Vi havde følgelig ingen anledning til at henvise til eliminationsretten, og vi kan derfor ikke sige os fri fra at stå tilbage med en
Brev - side 6
opfattelse af, at Microsoft bevidst har undladt at gøre opmærksom på eliminationsretten i SKI Rammeaftalen, og det finder vi kritisabelt.
---o0000---
Det fremadrettede forløb:
Selv om vi i en årrække har været en god kunde, forsøger Microsoft uberettiget at påtvinge os betydelige omkostninger, som skaber absolut ingen værdi for os. Tværtimod kunne vi, hvis vi accepterede Microsoft synspunkter, blandt andet stå tilbage med knap 1.500 dyrt anskaffede — men værdiløse — Office Standard licenser.
Det ønsker vi i sagens natur ikke, og som offentlig myndighed er vi forpligtet til at begrænse vores omkostninger.
Vi har et konkret behov for at indkøbe en række licenser, som vi anerkender at mangle; dels som følge af licensgennemgangen, dels som følge af nye/ændrede installationer. Dette gælder blandt andre 8 Datacenterlicenser, 1 SQL Enterprise licens, 2 SQL Standard licenser samt nogle Office Standard licenser, Access licenser, Publisher licenser og CAL licenser.
ATEA har imidlertid oplyst, at vi på grund af den ikke afsluttede licensgennemgang ikke har mulighed for at indkøbe de manglende licenser eller nye licenser, som vi løbende får behov for.
Vi ønsker som nævnt at respektere Microsofts og andres rettigheder og ønsker desuden at undgå at blive mødt med krav om yderligere underlicensering. Vi imødeser derfor et forslag til, hvorledes vi kan løse denne isolerede problemstilling.
Det er derimod uklart, hvorledes den resterende del af licensgennemgangen, dvs. den del, hvor vi ikke anerkender at være underlicenseret, kan løses. Henset til Microsofts hidtidige adfærd i sagen, har vi ingen positiv forventning til, at vi kan blive enige om en mindelig løsning af sagen.
Vi er slet og ret blevet dårligt behandlet, og vi har ikke noget grundlag for at fravige disse indsigelser, der følger af ovenstående og forløbet i øvrigt. Efter vores opfattelse er det oplagt, at Microsoft for længst burde have imødekommet vores synspunkter, hvilket efter omstændighederne burde være sket uanset ordlyden af de underliggende licensaftaler.
At vi ydermere kan konstatere, at Microsoft end ikke har holdepunkter for sine synspunkter i aftalegrundlaget er meget lidt befordrende for vores lyst til yderligere dialog.
---oo000--
Til orientering agter vi at tage Microsofts adfærd op i vores interesseorganisation, KL, med henblik på en overordnet drøftelse af den måde, Microsoft agerer overfor sine kunder.
Desuden vil vi orientere SKI om Microsoft manglende iagttagelse af bestemmelsen i punkt 5 i SKI Rammeaftale 02.06.
Brev - side 7
Vi ønsker endelig, at Microsofts adfærd bliver eksponeret, og vi vil overveje vores muligheder i så henseende.
Vi imødeser Microsofts snarlige tilbagemelding.
Med venlig hilsen
Ole Jacobsen
Kommunaldirektør
Palle Skov
Direktør
Opvækst, Uddannelse og IKT
Svar fra Microsoft-chef
Fra: Joergen Bardenfleth
Sendt: 15. december 2011 11:28
Til: Ole Jacobsen
Cc: Christiane Rønnow Jensen; Lotte Rosenkrands
Emne: Jeres brev af 13. december modtaget
Kære Ole Jacobsen,
Microsoft Danmark har modtaget brev fra Frederikssund Kommune af 13. december, journal nr. 019840-2011
Jeg er bekendt med sagen og har sendt den videre tit rette personer.
Af brevet kan jeg se, at I har oplevet at processen har været mangelfuld, og det beklager jeg. Jeg er også bekendt med, at vi har forsøgt at få en dialog istand tidligere.
Jeg vil gøre mit til at vi finder en løsning, som begge parter kan være tilfredse med.
Med venlig hilsen
Jørgen Bardenfleth
Administrerende direktør
Forligstekst retur - side 1
Efter nogle mails frem og tilbage findes til syndeladende en løsning, der ligger langt fra det indledende krav.
Faktisk indebærer en "settlement, at Frederikssund Kommune skal betale 1.518.813,12 kroner.
Men kommunen er fortsat ikke tilfreds med forløbet.
--
Microsoft Danmark ApS
Tuborg Boulevard 12
2900 Hellerup
Att.: administrerende direktør Jørgen Bardenfleth
25. JANUAR 2012
Frederikssund Kommune har i dag tilskrevet Microsoft Ireland, The Atrium Building, Block B, Carmanhall Road, Sandyford Business Park , Dublin 18, Ireland således:
"Vedlagt returneres "settlement letter" af 19. ds., underskrevet af Frederikssund Kommune dags dato.
Selv om Frederikssund Kommune er tilfredse med sagens afslutning og resultat, er vi som tidligere tilkendegivet meget lidt tilfredse med den adfærd, Microsoft har udvist i forløbet. For en nærmere redegørelse af forløbet henvises til kommunens brev af 13. december 2011 til administrerende direktør Jørgen Bardenfleth.
Vi noterer os i den forbindelse, at afslutningsbrevet af 19. ds. er den første skriftlige tilbagemelding, siden Microsoft ved brev af 9. december 2011 (i) afviste ethvert af kommunens synspunkter vedrørende den angivelige underlicensering samt (ii) fastholdt et krav om betaling af (mindst) 8,5 mkr. med henvisning til Microsofts forrige "settlement letter" af 21. september 2011.
Med henvisning til afslutningsbrevet af 19. ds. konkluderer vi, at Microsoft har anerkendt de synspunkter, Frederikssund Kommune redegjorde for på mødet den 29. november 2011 samt i ovennævnte brev af 13. december 2011 til Microsoft Danmark ApS. Vi har herved noteret os, at afslutningsbrevets Table B og C nøjagtig svarer til kommunens eget løsningsoplæg med tillæg af 515 MS Office Standard licenser - heraf 422 på coporate aftalen og 93 på Academic aftalen - som vi har talt om efterfølgende.
For en god ordens skyld nævner vi, at kommunen ikke anerkender en underlicensering i det omfang, der fremgår af Table A i afslutningsbrevet, idet optællingen ikke tager hensyn til de faktorer, kommunen har redegjort for under forløbet.
Vi har noteret os afslutningsbrevets bemærkning om, at Microsoft afholder omkostningerne ved licensgennemgangen. Bemærkningen er for så vidt overflødig. Microsoft er således forpligtet til at afholde disse omkostninger, da licensgennemgangen ikke har udvist
Forligstekst retur - side 2
"material unlicensed use". Vi har endvidere noteret os, at Microsoft er forpligtet til at undlade at gennemføre en ny licensgennemgang, indtil der er forløbet mindst et år fra licensgennemgangens afslutning. Vi går ud fra, at perioden beregnes fra datoen for nærværende brev.
Selv om vi beklager forløbet, som har resulteret i betydelige interne og eksterne omkostninger for kommunen, og gerne havde modtaget Microsofts udtrykkelige anerkendelse af vores synspunkter samt en offentlig beklagelse, anser vi sagen for afsluttet."
Hvilket hermed meddeles.
Med venlig hilsen
Palle Skov
Direktør
Microsoft-kvittering - side 1
Efter yderligere lidt mail frem og tilbage kvitteres fra Irland.
Frederikssund Kommune
Att: Palle Skov
Torvet 2,
3600 Frederikssund
Denmark
Kære Palle Skov,
Irland, 13. marts 2012
Microsoft Irland og Microsoft Danmark vil hermed blot kvittere for modtagelsen af den underskrevne forligsaftale og Frederikssund Kommunes brev af 25. januar 2012.
Microsoft deler kommunens glæde over, at sagen nu er afsluttet og ser frem til det fremtidige samarbejde.
Den forligsmæssige løsning, som parterne er blevet enige om, har været et resultat af de forhandlinger, som parterne har ført. Microsoft har naturligvis i den forbindelse noteret sig kommunens opfattelse og beskrivelse af baggrunden for kommunens iicensmæssige situation, men den forligsmæssige løsning, herunder et eventuelt sammenfald mellem kommunens løsningsoplæg og den forligsmæssige løsning, er ikke et udtryk for, at Microsoft har anerkendt kommunens opfattelse af Microsoft licensregler.
Der er under forhandlingerne endvidere blevet fremført en række juridiske argumenter vedrørende SKIs rammeaftale 02.06 og sammenhængen med Microsofts leveringsaftale. For fuldstændighedens skyld skal Microsoft herved blot fastslå, at Microsofts accept af den forligsmæssige løsning heller ikke bør opfattes som en anerkendelse af de synspunkter derom, som kommunen har fremført under forhandlingerne. Navnlig
ønsker Microsoft at bemærke, at
• Microsoft Business og Services Agreement (MBSA) punkt 8 finder anvendelse med respekt for punkt 5 i Rammeaftalebilag 13 til SKI Rammeaftale 02.06, hvilket udtrykkeligt blev bekræftet af SKI under spørgsmål/svar proceduren
• Kommunens ulicenserede brug af Microsoft Office 2003 Pro, Microsoft SQL og Microsoft Windows Datacenter Edition har ikke været "utilsigtet" i Rammeaftalebilag 13, punkt 5's forstand
Microsoft-kvittering - side 2
Afslutningsvis, skal Microsoft blot nævne, at licensgennemgangen efter Microsofts opfattelse udviste "material
unlicensed use", og at løsningen af sagen ved et forlig ikke ændrer derved. Microsofts tilbud om at afholde omkostningen bør derfor ikke af kommunen opfattes som indirekte anerkendelse af kommunens opfattelse af de licensmæssige forhold. Microsoft Irland skal dog herved og under hensyn til det fortsat gode samarbejde meddele kommunen, at Microsoft ikke vil gennemføre en licensgennemgang før tidligst 1. juli 2013.
Microsoft anerkender fuldt ud kommunens ønske om at være korrekt licenseret og opfordrer derfor kommunen til at have en tæt dialog med kommunens Microsoft partner i det omfang kommunen måtte have behov for det. Microsoft Danmark vil i øvrigt meget gerne bistå kommunen fremadrettet i form af dialog om et Software Asset Management projekt, når kommunen finder behov for det.
Microsoft glæder sig som nævnt til et fremtidigt godt samarbejde.
Med venlig hilsen
Peter Lougheed
License and Contract Compliance Manager
Microsoft Ireland Operations Limited
