Sådan kan du arbejde smartere med Evernote
Evernote er ikke nogen revolution. Ligesom størstedelen af den teknologi vi bruger til daglig, er Evernote udtryk for en evolution, en gradvis udvikling der har samlet en række gode ideer i et enkelt program med samme funktionalitet, der ellers skulle en hel håndfuld programmer til at levere.
Evernote er designet til brug af privatpersoner, men flere og flere virksomheder har kastet sig over programmet og fundet overraskende nyttige anvendelser af det. Det har Evernote lagt mærke til, og vil senere i år lancere Evernote for Business, hvilket sandsynligvis vil gøre Evernote endnu mere anvendelig for virksomheder.
Hvis du ikke har brugt Evernote før eller stadig kun er ved at lære det at kende, så kan du her læse, hvordan du får mest muligt ud af denne lille nyttige app.
Kom i gang med Evernote
Kom i gang med Evernote
Evernote består af en blanding af lokale og cloud-baserede funktioner.
Man skal starte med at oprette en konto, når man har downloadet programmet. Herefter kan man installere softwaren stort set hvor som helst.
Faktisk er det sådan, at jo flere steder, man installerer det, des mere nyttigt bliver det.
Evernote fås til Mac, Windows og alle mobil-platforme, så ligegyldigt hvor mange platforme du bruger, er der ikke noget, der afholder dig fra at køre Evernote på samtlige af dine computere og mobile enheder.
Evernotes kernefunktionalitet består i at gemme notater og holde dem organiseret og synkroniseret i realtid på tværs af alle apparater. Det kan godt betale sig at sætte sig lidt ind i Evernotes begreber, som ikke altid er lige intuitivt forståelige, før man begynder at fylde på med indhold.
I Evernotes terminologi er hver side, man opretter, sin egen note. Noter er mest brugbare, når de er organiseret i notesbøger, der grundlæggende fungerer som mapper, man kan lægge sine noter i.
Det er som regel lettere at opsætte notesbøger på en computer end på en mobil enhed, så det er en god idé at konfigurere sine notesbøger på forhånd på desktop, også selvom de i første omgang ikke indeholder nogen noter.
En gruppe af notesbøger kaldes en notesbogsstak. Man trækker bare en notesbog hen på en anden for automatisk at oprette en stak. (Den kan omdøbes ved at højreklikke på den.)
Hvis man for eksempel bruger Evernote til at føre et arkiv over lønudbetalinger, så vil hver enkelt lønudbetaling være en note, hver medarbejder vil være en notesbog, mens forskellige kategorier af medarbejdere (fuldtidsansatte, deltidsansatte, løst ansatte) kan grupperes i notesbogsstakke.
Tilføj indhold
Tilføj indhold
Når du opretter en note, kan du tilføje adskillige mærker ved at klikke på knappen "Klik for at tilføje mærke..." på Windows eller på info-knappen (et "i" i en cirkel) i mobil-app'en.
Mærker er især nyttige, når du indlejrer indhold, der ikke er tekst, så du alligevel kan søge efter dette indhold. En god måde at anvende mærker på er at bruge mere generelle udtryk, så man kan søge efter særlige kategorier af indhold på tværs af notesbøger såsom "2012 skat," "personligt" eller "haster."
At oprette en ny note er ikke helt så intuitivt forståeligt, som det burde være især for nye brugere. For at oprette en ny note, mens du er på farten, går du ind i den relevante notesbog og klikker på knappen med det store plus-tegn (+) nederst på skærmen.
Når nu vi er i gang med at tilføje indhold, bør det nævnes, at en af Evernotes vigtigste funktioner er, at man kan tilføje enhver form for indhold, ikke blot tekst.
Programmet understøtter blandt andet pdf'er, billeder, lydoptagelser, skitser (med tilføjelsen Skitch) og websider (med browser-tilføjelsen Web Clipper).
Evernote har et rigt økosystem af tilføjelser, du kan udforske på Evernotes websted, hvis du gerne vil gå endnu mere i dybden med særlige former for indhold.
Sådan deler du indhold
Endelig kommer vi til Evernotes hovedattraktion: Deling.
Alt, du opretter i Evernote deles automatisk med alle dine forskellige installationer af softwaren på tværs af enheder, på nær hvis du specifikt har indstillet det anderledes under oprettelsen af en notesbog. (Vær opmærksom på, at dette er en indstilling, der ikke kan ændres senere.)
Evernote synkroniserer som standard alle installationer af softwaren hver halve time. Alternativt kan man trykke F9 for manuelt at sætte en synkronisering i gang.
Man kan også dele sit indhold med andre Evernote-brugere. Den letteste måde at gøre det er at højreklikke på en notesbog og vælge Del notesbog. Herefter kan man oprette et offentligt link, der er tilgængelig via internettet, eller man kan invitere enkeltpersoner ved at angive e-mailadresser.
Når en modtager har accepteret en invitation, er den delte notesbog tilgængelig under fanebladet Delt i navigationspanelet i venstre side af Evernote.
For at dele notesbøger med komplette læse- og skriverettigheder skal ejeren af notesbogen være Premium-bruger (det koster fem euro, knap 40 kroner per måned), hvilket giver adgang til ekstrafunktioner og fordele såsom mere plads og mulighed for at søge i teksten i pdf'er.
Er man gratisbruger kan delte notesbøger kun læses og ikke redigeres. Nu hvor du har fået styr på det grundlæggende, er det på tide at udnytte dine nye færdigheder i Evernote.
I det følgende kan du læse, hvordan du som ejer af en lille virksomhed kan anvende Evernote til andet og mere end hvad, man umiddelbart skulle tro, var muligt.
Tag bedre notater
Tag bedre notater
Dybest set er Evernote bare et udbygget system til at tage notater, men man får mest ud af det, hvis man gør brug af softwarens egenskaber til at håndtere multimedie.
Joey Price, der er direktør for Jumpstart:HR, kommenterer:
"Jeg laver lydoptagelser af møder med klienter, samtidig med at jeg tager notater. Vi har mange forskellige klienter, og nogen gange er det ikke nok at tage skriftlige notater. At have mulighed for at afspille en lydoptagelse af et møde hjælper mig til at finde tilbage til mine tanker under det møde."
Arkiver vigtige e-mails
Som regel er det tilstrækkeligt at arkivere sine e-mails i en mappe i sin webmail eller i Outlook, men det betyder, at man er nødt til at have adgang til sin indbakke for at genfinde dem.
Evernote giver mulighed for at forbedre, hvordan man arkiverer e-mail.
For det første kan man med et klik på en knap, der dukker op på værktøjslinjen i Outlook føje en e-mail til Evernote. Det sker ved, at der oprettes en note i Evernote med hele teksten fra den givne e-mail.
Hvis man ikke bruger Outlook, kan man videresende enhver e-mail til Evernote, der således bliver til en note.
Når man opretter sin konto, tildeles man en særlig Evernote-e-mailadresse. Enhver e-mail, man sender til denne e-mailadresse oprettes automatisk som en note i Evernote.
Hold styr på aktiverne
Hold styr på aktiverne
Evernote er ikke helt robust nok til at erstatte et rigtigt program til lagerstyring, men det er et fremragende værktøj til at sikre et hurtigt overblik over forskellige varer, man sælger inklusiv grundlæggende prisinformation.
Hvis din forretning involverer et mindre antal SKU'er (stock-keeping unit), så kan du endda bruge Evernote til at fremvise dine varer fra enhver device.
Tilføj blot et foto, en beskrivelse og en pris, og Evernote er pludselig en mobil portefølje, der altid er lige ved hånden, og som du kan opdatere når som helst.
Samarbejd om projekter
Det er ofte en langtrukken, e-mailbaseret affære at nå frem til en dagsorden for et møde med kolleger eller klienter. Men med en delt notesbog i Evernote bliver processen pludselig langt mere samarbejdsdrevet.
Dagsordener kan på denne måde løbende opbygges og skærpes helt frem til mødestart. Brainstorming-sessioner kan foregå asynkront, så deltagerne løbende kan tilføje noter, med det samme noget falder dem ind i stedet for at være begrænset til en enkelt samtidig brainstorming-session.
Er der en stor begivenhed, der skal planlægges? Evernote kan sørge for, at mange underleverandører har adgang til de samme oplysninger.
Integrer med Getting Things Done
Evernote er et godt værktøj til folk, der går op i at effektivisere deres arbejdsgange, og selv om du sikkert godt selv kan regne ud, hvordan det kan integreres i en Getting Things Done-arbejdsgang, så har denne webprogrammør allerede gjort en stor del af arbejdet.
Hvis du er GTD-freak, er det helt sikkert værd at tage et kig på Ruud Heins vejledning til, hvordan man på 15 minutter konfigurerer Evernote til GTD.
Hold styr på udgifter, lønsedler og skattebilag
Hold styr på udgifter, lønsedler og skattebilag
Nej, Evernote kan ikke udskrive en check, men programmet kan holde styr på, hvem der får hvad udbetalt.
Justin Lugbill fra Lugbill Designs bruger Evernote til opbevaring af alle sine kvitteringer.
Man scanner eller tager blot et billede af hver kvittering og gemmer det i Evernote.
"Hver kvittering jeg får, hvad enten det er en papirkvittering eller en e-mailbekræftelse, videresender jeg til min Evernote-konto," fortæller Lugbill.
Forskellige kategorier af udgifter får hver deres notesbog, ligesom der oprettes en notesbog til lønsedlerne til hver ansat, så Lugbill let og hurtigt kan gå tilbage i arkivet. Resultatet ligner mere en bogholders kontoplan end en opgaveliste.
Arkiver analoge notater
Hvad alverdens mødelokaler ikke har set af whiteboard-notater, der prompte slettes af rengøringsholdet, mens lige så mange hotelbarer flyder over af servietter dækket af notater, indtil de ender i skraldespanden.
Ingen gider være den, der skal sidde og dechifrere disse spredte håndskrevne notater og møjsommeligt taste dem ind på en computer, og med Evernote er det heller ikke nødvendigt.
Jesse Waites fra PNTHR.com fortæller, at han tager billeder af alle håndskrevne notater og skitser, han laver, når han ikke er på kontoret, og gemmer dem i Evernote.
Med optisk tegngenkendelse (optical character recognition, OCR) kan Evernote endda konvertere håndskrevne notater til rå digital tekst, der kan redigeres som normalt.
Sikker opbevaring af registreringsnøgler
Hvad gør man med alle de nøgler, der bruges til at registrere og aktivere indkøbt software?
Hvis man er meget velorganiseret, gemmer man dem måske i et dokument på sin computer. Så er det bare med at huske at lave backup af eller udskrive dette dokument, før man sletter sin harddisk, eksempelvis i forbindelse med opgradering af computer (på hvilket tidspunkt man sandsynligvis netop får brug for disse nøgler igen).
En enkel løsning er at gemme alle disse softwarekoder som noter i en samlet notesbog i Evernote. Så mister man dem aldrig igen.
Husk et navn
Husk et navn
Visitkort har en uheldig tendens til at ende i en bunke i skuffen (eller i skraldespanden), hvilket gør dem temmelig uanvendelige for både giver og modtager. Evernote fungerer fremragende som lager for kontaktoplysninger.
Tag et billede af et visitkort og lad Evernotes OCR klare resten. Tilføj notater og mærker, der kan hjælpe dig til at huske, hvorfor lige præcist denne person var vigtig.
Alternativt kan du bruge Evernote Hello, som gør det let at anvende Evernote som en slags udvidet adressebog, selvom udvidelsen ikke specifikt er designet til administration af visitkort.
Hold øje med konkurrenterne
David Handmaker fra Next Day Flyers bemærker, at Evernote også kan bruges i forbindelse med konkurrentanalyse på internettet.
"Jeg er stor fan af Skitch (den tilføjelse til Evernote, der gør det muligt at redigere og annotere skærmbilleder og fotos, red.). Ligesom mange af mine kolleger anvender jeg den ofte til at gemme skærmbilleder af vores eller vores konkurrenters websteder og markere relevante oplysninger. Dens funktionalitet og brugervenlighed er fantastisk. Derudover sparer det penge for virksomheden, da vi ikke længere har brug for så mange licenser til Phontoshop."
Oversat af Thomas Bøndergaard
