Efter "et dybdegående afklaringsforløb" omkring et nyt it-system er Aalborg Kommune og KMD i 2008 klar til "at sætte turbo på" implementeringen, som vil løbe hen over 2009 og 2010.
Sådan lyder startskuddet, ifølge KMD's årsrapport fra dengang.
It-opgaven går ud på at få et helt nyt ERP-system til håndtering af økonomi, løn og et hav af andre sager i kommuner, kørt i stilling.
Hos en af landets største kommuner er der da også tårnhøje forventninger knyttet til projektet.
Selveste byens borgmester er med til at skrue forventninger op.
"Jeg har store forventninger til det fremtidige samarbejde mellem vores meget dygtige medarbejdere og KMD's medarbejdere, der har stor faglig viden om SAP," udtaler Henning G. Jensen blandt andet i en pressemeddelelse.
Fnidder op til kontrakt-underskrivelse
Kontrakten mellem Aalborg Kommune og KMD beløber sig da også til et tre-cifret millionbeløb.
Udbuddet på opgaven forløber imidlertid ikke helt uden fnidder.
Således sender daværende administrerende direktør Hans Iakob Estrup fra KMD-konkurrenten Fujitsu et brev til kommunen. Det sker op til udbuddet, hvor Fujitsu og Silkeborg Data faktisk i første omgang er blevet prækvalificeret.
Men budskabet i brevet er lettere overraskende.
For Fujitsu vil slet ikke byde på kontrakten til et tre-cifret millionbeløb.
"Vi har imidlertid vurderet vores chance for at vinde kontrakten som for små, og jeg må med beklagelse meddele, at vi har besluttet ikke at afgive tilbud i denne udbudssag," skriver Fujitsu-direktøren til kommunen.
Problemet er, ifølge Fujitsu-direktøren, at kommunens udbudsmateriale favoriserer én bestemt leverandør. Faktisk skal op imod 13 systemer fornys og/eller spille sammen.
"Vi finder, at konceptet i for høj grad favoriserer Kommunens nuværende leverandør på hovedparten af disse områder," skriver direktør Hans Iakob Estrup i brevet.
Samtidig kritiserer han modellen for prisopstillinger, der giver mulighed for, at tilbudsgivere kan "tilbyde en volumenrabat ved valg af flere eller samtlige løsninger fra den samme leverandør".
"Vi finder, at denne konstruktion på forhånd favoriserer tilbudsgivere, som er i stand til at tilbyde løsninger på alle eller stort set alle Kommunens løsningsområder."
"Specielt er det favorabelt for den leverandør, som i markedet er kendt for at have et de facto monopol på væsentlige dele af løsningsområderne," lyder det i brevet.
Udgangen på udbudsprocessen, hvor kun KMD ender med at byde, bliver:
KMD og Aalborg Kommune skriver under på den store millionkontrakt.
Sejren for KMD kan næsten også siges at være kommet i hus på hjemmebane. I hvert fald er KMDs bånd til området tætte.
Historien er nemlig den, at KMD har et 400 millioner kroner dyrt domicil i byen.
Ligesom selskabet blandt andet var hovedsponsor for byens håndboldhold og supersponsor for fodboldholdet.
Hjemmebane eller ej. Kontrakten er i hvert fald i hus.
Hvad går galt?
Men tilbage til selve implementeringen af det milliondyre it-system.
"Der skal (efter implementeringen af KMD Opus, red) være mere tid til kerneydelserne og ledelse på institutionerne," udtaler kontorchef ved it-kontoret i Aalborg Kommune Kim Houlberg.
Men uagtet de høje forventninger løber kommunen og KMD dog ind i problemer undervejs.
Tvist: Hvor mange penge er tabt?
It-kontorchef Kim Houlberg fra kommune og områdedirektør Leif Ilsø fra KMD er blandt de i alt ni deltagere ved et tre timer langt møde hos it-selskabet den 6. maj 2011.
Mødet starter klokken 09.00.
Indledningsvist pointerer KMD nogle ting i referatet fra sidste møde i april 2011.
Parterne når videre til punkt 3 på dagsordenen. Punktet drejer sig om status for supportaktiviteter, herunder kategorisering af fejl og mangler.
For kommunens folk giver under mødet udtryk for, at er behov for den "lovede tilbagemelding fra KMD vedr. "oversættelse" af forskel på kontraktens og KMD's supportenheds kategorisering af fejl".
Der er et "stort behov" for enighed i forhold til fejllister og tidspunkt for fejlløsning, understreger kommunen.
Antal fejl stiger
"P.t. stiger antallet af fejl på fejllisterne, og der kommer flere fejl til, end der bliver løst, " lyder det fra Aalborg-folkene på mødet denne formiddag.
KMD udleverer en oversigt over kategoriseringer, hvor der også henvises til nogle kategorinumre.
"..men Aalborg Kommune mener ikke, at det fremgår af oversigten, hvad numrene henviser til," står der i referatet fra mødet, som Computerworld har fået aktindsigt i.
Her og nu bliver løsningen, at KMD arbejder videre med oversigten frem til næste møde.
Inden mødet afrundes dukker en anden uenighed op.
"Aalborg Kommune vurderer, at der er mange kritiske fejl på fejllisten, mens KMD vurderer, at mængden af kritiske fejl er begrænset," hedder det i mødereferatet.
Også her aftales det, at de kritiske fejl skal behandles på et senere møde.
Hvor mange penge er tabt?
Kommunen og KMD drøfter nu de tab, som kommunen har haft.
I forbindelse med overgangen til lønproduktion i Opus-systemet er der nemlig to situationer, hvor der er forekommet manglende modtagelse af såkaldte dagpengerefusioner.
"Den første situation hænger sammen med selve overgangen til OPUS i oktober 2010, hvor KMD blev ansvarlig for indberetning til Nem-refusion. Her er de mistede indtægter opgjort til ca. kr. 729.000," står der i referatet fra mødet.
"Den anden situation er selve opfølgningen i den daglige drift som følge en væsentlig ændringen i brugen af systemet, som der ikke er orienteret om og heller ikke undervist i. Her er indtægtstabet opgjort til ca. kr. 1.046.000," fremgår det af mødereferatet.
Kommunen har lavet sin opgørelse baseret på de afslag, der er givet på indberettede anmodninger.
"KMD har lavet en tilsvarende opgørelse over manglende refusion, hvor Aalborg Kommunes indtægtstab opgøres til at være betydeligt mindre."
Med andre ord er Aalborg Kommune og KMD altså grundlæggende uenige om tabene.
Bekymret over "manglende fremdrift"
På det tre timer lange møde denne formiddag hos KMD aftales det at udveksle "detaljerede lister over opgørelserne" ved et senere møde.
Næste møde den 19. maj 2011 afholdes på Aalborg Kommune. Igen er der ni deltagere rundt om mødebordet, herunder områdedirektør Leif Ilsø og it-kontorchef Kim Holuberg.
På programmet er tre punkter:
1. Opsamling på demo af løn og fravær
2. Behandling af kritiske fejl
3. Opgørelse af manglende dagpengerefusion
Under mødet fortæller kommunens folk, at de har en "bekymring over den manglende fremdrift i forhold til fejlrettelser på lønområdet og i forhold til udviklingssamarbejdet."
"Desuden er forvaltningerne meget bekymrede over, at de decentrale ledere ikke kan få styr på lønnen på institutionerne ved hjælp af Opus," fremgår det af referatet fra mødet.
KMD-områdedirektør Leif Ilsø pointerer under mødet, at "det var vigtigt at få Opus løn og lønstyring til at køre i dagligdagen".
Problemer udskydes
Igen aftales det at der på et senere møde skal ses på "de kritiske fejl". Også uenigheden om de økonomiske tab skubbes frem.
"Der mangler fortsat afklaring af de to meget forskellige opgørelser af manglende dagpengerefusion," lyder konklusionen således i referatet fra mødet på kommunen.
På senere møder bliver tonen skærpet mellem KMD og kommunen.
"Fuldstændig utilstedeligt"
En lille uge senere, den 25. maj på kommunen, slår en repræsentant fra Aalborg Kommune fast, at det er "forretningskritisk" at få løn, fravær, lønstyring og økonomisk styring til at fungere.
Han betegner "...det som fuldstændig utilstedeligt, at de krav i udviklingssamarbejdet, der skulle være opfyldt i januar 2010 nu er udsat endnu en gang og forventes opfyldt i november 2011 og foråret 2012."
"Det er uacceptabelt for Aalborg Kommune, hvis systemet ikke evner at sammenholde lønbudgettet med forbruget," lyder det videre.
Men KMD gyder olie på vandene.
"KMD mener, at Opus langt hen af vejen kan sammenholde lønbudget og forbrug, men at KMD ikke har haft fokus nok på dette," fremgår det af referatet.
KMD erkender altså at der skal mere fokus på problemet "og vil gerne i dialog med Aalborg Kommune om, hvad der skal til."
Det får kommunen til at svare, at "...der har været meget dialog, men at vi alligevel er fremme ved foråret 2012 før kravene i udviklingssamarbejdet er opfyldt."
Hov: 6.000 skal ikke have betaling
Under mødet kommer det også frem, at det er et "stort problem" for Aalborg Kommune, at systemet stadig ikke kan leve op til "helt basale krav" vedrørende lønstyring og økonomisk styring.
"Lige nu er der 6.000 medarbejdere der er ved at få udbetalt 6. ferieuge, selv om de ikke skulle have det og 430 medarbejdere, der får udbetalt deres løn på bikort i stedet for hovedkort."
"Det går den gale vej med driftssikkerheden, og det er meget bekymrende, at KMD ikke ved, hvordan fejlene er opstået," fremgår det videre af mødereferatet.
Igen kommer KMD kommunen i møde og svarer, at hvis Aalborg Kommune ikke mener, at kravene er opfyldt, så vil KMD gøre "hvad de kan for at opfylde dem".
Men pludselig begynder parterne at diskutere optagelsesprøven for systemet.
For skal deadline egentlig udskydes?
Må ty til regneark
Status er ifølge kommunen, at "fejllisten hele tiden vokser og kun mindre alvorlige sager bliver løst".
Derfor vil KMD gerne være med til at sætte "overtagelsesprøven på stand-by" og i stedet bruge tid på manglerne.
Kommunen opfordrer da også til, at parterne prioriterer de 5-7 vigtigste mangler og udarbejder tidsplaner for løsningen af dem.
"Problemerne er så store, at der skal laves midlertidige løsninger, indtil vi har permanente løsninger," fremgår det af mødereferatet.
Samtidig understreger kommunen at det ikke betyder en accept af at en række krav til lønstyring først opfyldes i foråret 2012.
Regneark sættes ind
Herefter følger en periode, hvor det går fremad med fejlretningen.
Men der er fortsat bøvl med flere af modulerne under KMD Opus.
Af et mødereferat fra den 16. august 2011 fremgår det, at man ligefrem må ty til regneark for at fixe et par problemer.
"Det er ikke muligt at opdatere forhandlerarbejdspladsen med nye data. KMD kan tilbyde et regne-arkssystem, som har været anvendt i Region Sjælland, der også har Opus," fremgår det af mødereferatet.
Manuel kontrol
Samtidig er konklusionen på evalueringen af juli-lønkørslen at det går "ok".
"...men der viser sig fortsat noget i den manuelle kontrol."
Derfor køres der videre med den kontrol.
"Der skal være 3 måneder uden problemer, før den manuelle kontrol af løndata stoppes," fremgår det af mødereferatet.
Nu nærmer sig også den tid, hvor systemet skal være helt klart, ligesom de tidligere tab skal gøres op.
Men hvem bærer skylden for hvad?
Efter frokost: Enighed om refusion
De ti mødedeltagere starter med frokost i KMD´s kantine, hvorefter det to timer lange møde afholdes den 20. september 2011.
Kommunen ønsker fortsat "...mere fremdrift i forhold til fejllisten."
"Dette gælder specielt i forhold til fejl vedr. ferie. Aalborg Kommune skal have sat "impact" på alle fejl, så de kan prioriteres," fremgår det af mødereferatet.
Til gengæld opnås enighed "om principperne for fordeling af udgifter til "mistet refusion"."
"Der var enighed om, at de tab, der ligger før 1. marts 2011 betaler KMD, mens de der ligger efter 1. marts 2011 betaler Aalborg Kommune," bliver partnerne enige om.
Task force til lønforhandlinger
Omvendt er der opstået et relativ akut problem hos kommunen.
For pludselig skal efterårets lønforhandlinger jo ordnes.
"Der nedsættes en task force....der hurtigst muligt finder ud af hvad vi gør her og nu med efterårets lønforhandlinger", står det formuleret i mødereferatet.
Netop modulet Opus forhandling volder problemer.
"Den manglende mulighed for at anvende Opus forhandling er et stort problem for Aalborg Kommune," påpeges det under mødet.
Derfor skal KMD også have "stor fokus" på at have et værktøj klar til efteråret 2012.
"Tidshorisonten for Opus forhandling bør være senest maj 2012 og ikke tidligst maj 2012," fremgår det videre af mødereferatet.
Fortsat bemanding og kompensation
Optagelsesprøven er godkendt af styregruppen.
Det oplyses på et møde den 11. november 2011.
"Efter denne godkendelse igangsættes driftsprøve frem til 9.12.2011," fremgår det videre
Driftsprøven følger en nærmere aftalt drejebog.
"For manglende leverancer, delprojekter, relaterede projekter, projekter under implementering samt for mangellisten efter overtagelsesprøven har Aalborg Kommune besluttet at bibeholde en projektorganisation til at styre, koordinere og sikre færdiggørelse," oplyser aalborg-folkene under mødet.
KMD tilkendegiver, "at man vil matche dette".
Bemandingen i styregruppen vil Aalborg Kommune dog gøre lidt smallere, fremgår det.
Samtidig bliver parterne enige om, at KMD skal betale 892.589 kroner i kompensation for blandt andet kommunens mistede refusion.
