Artikel top billede

Nogle gange er der brug for et møde, hvis problemet skal løses. Så stop mail-bombardementet.

Hvornår bør du IKKE sende en mail?

Mails er gode til mange ting, men nogle gang giver det enten ikke mening at sende en mail, eller også kan man hurtigere få klarhed over tingene ved at vælge en anden kommunikationsform.

Der er mange fordele ved mails. De er hurtige at få sendt, og oftest får du også hurtigt et svar retur. Du kan også kommunikere med flere personer på en gang, og i løbet af en mail-samtale kan alle komme med deres besyv, og I kan måske ad den vej spare et møde eller to.

Men nogle gange giver det bare ikke mening at sende en mail. Der er andre kommunikationsformer meget hurtigere.

Det gælder for eksempel når:

Du ønsker et svar med det samme! Så er det nemmere og mere effektivt at gribe knogle eller sende en tekstbesked via Communicator, Lync eller Messenger.

En mail-samtale har cirkuleret rundt mellem modtagerne i mere end 10 omgange, uden at I er kommet frem til en løsning. Så er det meget lettere at sætte et møde op, stikke hovederne sammen og komme til enighed om det, I har diskuteret i mailen. Det er tilmed let at gøre. Bare markér meddelelsen i meddelelseslisten, og vælg Startside-fanen | Besvar-gruppen | Mødesvar. Så åbnes en ny mødeindkaldelse til samtlige deltagere i mailsamtalen, og så er det bare om at finde et tidspunkt, hvor alle har tid, ved hjælp af mødeplanlæggeren.

Du har behov for at give et mere uddybende svar, end du har tid til at formulere på skrift lige nu og her. Send i stedet en mail til afsenderen, hvor du fortæller vedkommende, at du nok skal vende tilbage - og skriv gerne inden hvornår - så snart du har set nærmere på tingene. Konverter derefter mailen til en opgave og sæt en deadline for, hvornår du senest skal have besvaret mailen.

Du stiller et spørgsmål til flere personer på en gang, og svaret ikke nødvendigvis kan klares ved hjælp af responsknapperne i Outlook. Indkald i stedet til et møde, hvor I kan diskutere spørgsmålet, eller send spørgsmålet til en enkelt af personerne og bed vedkommende undersøge de andres mening og sende dig et samlet svar.

Læs også

11 tips til at skrive bedre mails




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
TIETOEVRY DENMARK A/S
Udvikler, sælger og implementerer software til ESDH, CRM og portaler. Fokus på detailhandel, bygge- og anlæg, energi og finans.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Cyber Threats 2024: Sådan arbejder de it-kriminelle – og sådan beskytter du dig

De cyberkriminelle har udviklet sig betydeligt, arbejder professionelt, fleksibelt og udnytter hinandens specifikke kompetencer – omtrent som en velsmurt koncern med klar ansvarsfordeling – og har ofte en klar politisk eller kommerciel motivation. Det stiller også nye krav til din tilgang til cybersikkerhed, og på Cyber Threats 2024 får du viden, som gør dig i stand til bedre at prioritere, planlægge og eksekvere en tidssvarende cybersikkerhedsstrategi.

06. november 2024 | Læs mere


Cyber Threats 2024: Sådan arbejder de it-kriminelle – og sådan beskytter du dig

De cyberkriminelle har udviklet sig betydeligt, arbejder professionelt, fleksibelt og udnytter hinandens specifikke kompetencer – omtrent som en velsmurt koncern med klar ansvarsfordeling – og har ofte en klar politisk eller kommerciel motivation. Det stiller også nye krav til din tilgang til cybersikkerhed, og på Cyber Threats 2024 får du viden, som gør dig i stand til bedre at prioritere, planlægge og eksekvere en tidssvarende cybersikkerhedsstrategi.

12. november 2024 | Læs mere


Fremtidens digitale kraftværk: Tag styringen med dit ERP-system

I dag ligger moderne ERP-platforme i skyen og opdateres adskillige gange årligt. Samtidig får man nærmest pr. automatik adgang til en omfattende portefølje af integrationer, add-ons, 3. partsmoduler, BI og avancerede funktioner til AI/ML-understøttelse af forretningsprocesser. På denne dag går vi derfor i dybden med, hvad det betyder for din virksomhed. Uanset om I har migreret til en cloudbaseret platform eller planlægger at gøre det indenfor en overskuelig fremtid.

13. november 2024 | Læs mere