Artikel top billede

Nogle gange er der brug for et møde, hvis problemet skal løses. Så stop mail-bombardementet.

Hvornår bør du IKKE sende en mail?

Mails er gode til mange ting, men nogle gang giver det enten ikke mening at sende en mail, eller også kan man hurtigere få klarhed over tingene ved at vælge en anden kommunikationsform.

Der er mange fordele ved mails. De er hurtige at få sendt, og oftest får du også hurtigt et svar retur. Du kan også kommunikere med flere personer på en gang, og i løbet af en mail-samtale kan alle komme med deres besyv, og I kan måske ad den vej spare et møde eller to.

Men nogle gange giver det bare ikke mening at sende en mail. Der er andre kommunikationsformer meget hurtigere.

Det gælder for eksempel når:

Du ønsker et svar med det samme! Så er det nemmere og mere effektivt at gribe knogle eller sende en tekstbesked via Communicator, Lync eller Messenger.

En mail-samtale har cirkuleret rundt mellem modtagerne i mere end 10 omgange, uden at I er kommet frem til en løsning. Så er det meget lettere at sætte et møde op, stikke hovederne sammen og komme til enighed om det, I har diskuteret i mailen. Det er tilmed let at gøre. Bare markér meddelelsen i meddelelseslisten, og vælg Startside-fanen | Besvar-gruppen | Mødesvar. Så åbnes en ny mødeindkaldelse til samtlige deltagere i mailsamtalen, og så er det bare om at finde et tidspunkt, hvor alle har tid, ved hjælp af mødeplanlæggeren.

Du har behov for at give et mere uddybende svar, end du har tid til at formulere på skrift lige nu og her. Send i stedet en mail til afsenderen, hvor du fortæller vedkommende, at du nok skal vende tilbage - og skriv gerne inden hvornår - så snart du har set nærmere på tingene. Konverter derefter mailen til en opgave og sæt en deadline for, hvornår du senest skal have besvaret mailen.

Du stiller et spørgsmål til flere personer på en gang, og svaret ikke nødvendigvis kan klares ved hjælp af responsknapperne i Outlook. Indkald i stedet til et møde, hvor I kan diskutere spørgsmålet, eller send spørgsmålet til en enkelt af personerne og bed vedkommende undersøge de andres mening og sende dig et samlet svar.

Læs også

11 tips til at skrive bedre mails




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Targit A/S
Udvikling og salg af software til business intelligence.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Sådan bruger du aktivt AI til at styrke din cybersikkerhedsindsats

Kan AI styrke din cybersikkerhed og forebygge f.eks. ransomwareangreb? Ja – og endda særdeles effektivt! På denne konference kan du blive klogere på, hvordan du i praksis anvender AI til at styrke dit sikkerhedsniveau – og gøre cyberbeskyttelsen mere fleksibel.

27. november 2024 | Læs mere


Styrk din virksomhed med relevant, pålidelig og ansvarlig AI integration med SAP

Kom og få indsigt i, hvordan du bruger AI til at transformere og effektivisere dine arbejdsgange. Vi kigger nærmere på AI-assistenten Joule, der vil revolutionere måden, brugerne interagere med SAP’s forretningssystemer. Og så får du konkret viden om, hvordan du kommer i gang med at bruge AI til at booste din forretningsudvikling.

03. december 2024 | Læs mere


Fyr op under vækst med dataanalyse, AI og innovation

Hvor langt er den datadrevne virksomhed nået i praksis? Det kan du høre om fra virksomheder, som har foretaget transformationen. Du kommer også til at høre, hvordan de anvender AI i processen, hvilke mål de har nået, hvordan de har høstet gevinsterne og hvilke nyskabelser, der er på vej i horisonten.

04. december 2024 | Læs mere