Al-Qaeda-systemet

»Jeg ville lyve hvis jeg sagde, at det var gået smertefrit i gennem.« Det er den umiddelbare reaktion fra HK-tillidsmand Lene Nedenskov i Ribe Amt, når man spørger til amtets indførelse af Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem (ESDH-system) i det forgangne år.

Netop som ComON ringer sidder hun og arbejder på at de medarbejdere, der har fungeret som superbrugere og vejledere for resten af medarbejderne i processen, skal have et ekstra løntillæg for indsatsen.

Og Lene Nedenskov lægger ikke skjul på at overgangen til elektronisk sagsbehandling har trukket tænder ud hos medarbejderne i amtet. Ikke bare hos superbrugerne, men generelt i organisationen.
»Det har givet mange frustrationer og internt har vi kaldt det Al-Qaeda, i stedet for Acadre, som det egentlig hedder,« fortæller tillidsmanden.

Væk i cyberspace
Et af de største problemer har, ifølge Lene Nedenskov, været at teknikken ikke stod mål med forventningerne.

»Det har været utrolig stressende. Tingene bliver væk ude i cyberspace, scanneren gik ned i en lang periode og man havde generelt undervurderet hvad det betød for organisationen at indføre. Der er ikke blevet tilført ekstra ressourcer. Derfor er det nogen der er meget trætte,« påpeger Lene Nedenskov.

»Ledelsen har understreget, at det giver nye kompetencer. Men jeg har haft mange medarbejdere, som har været på vej hjem i frustration. Medarbejderne i løn- og personaleafdelingen følte sig sat 25 år tilbage, fordi systemet ikke automatisk har kunnet huske og give advarsler. I personalesager er det rent juridisk ret vigtigt at systemet gør opmærksom på at, nu er det tid til at sende en medarbejder et varsel eller lignende,« forklarer Lene Nedenskov, der generelt mener at man har snakket for lidt med dem der bruger systemet i praksis og snakket for meget om it og printere.

Hun peger på at sagsbehandlere i starten ikke måtte printe sager ud. Det gav et problem for de sagsbehandlere, der skulle have sagsakterne med ud til en snak hos en klient.

Problemerne blev forværret af at Ribe Amt deltager i et ESDH-projektarbejde sammen med Sønderjylland og Århus Amt.
»Hver gang vi havde behov for at få løst et problem, så skulle det bringes op i den fælles arbejdsgruppe blandt de tre amter. Her skulle man tage stilling om problemet var så stort at man skulle prioritere at få det løst,« forklarer Lene Nedenskov.

Kørt hårdt
It- og økonomidirektør i Ribe Amt, Amdi Sørensen, giver et langt stykke af vejen Lene Nedenskov ret i at det har været en smertefuld proces at indføre elektronisk sagsbehandling i amtet.

»Det tog længere tid end vi havde forestillet os og personalet har været kørt hårdt,« erkender Amdi Sørensen. Han har dog svært ved at se, hvad man kunne have gjort anderledes.

»Det blev testet igennem og der blev nedsat arbejdsgrupper. Men da det kom op i stor skala var der alligevel nogle ting, der smuttede,« forklarer Amdi Sørensen.