Hvis du ikke er udpræget it-kyndig, kan udsigterne til at indkøbe, vedligeholde og sikre it til din virksomhed være både forvirrende og afskrækkende. Du har muligvis en nogenlunde idé om, hvad du bør gøre, men hvordan ser det ud med, hvad du ikke bør gøre?
Alt lige fra at undlade at lave backup over forkert brug af sociale medier (eller slet ikke bruge dem) til at anvende piratkopieret software kan påvirke bundlinjen negativt. Her får du en gennemgang af 14 it-fejltrin, som små virksomheden ofte begår - og hvad du kan gøre for at undgå dem.
1. For stor afhængighed af skyen
Cloud computing er en fremragende ressource for små virksomheder. Der er som regel tale om overkommelige priser og du har med tilgangen adgang til dine data, også når du ikke er på kontoret. Det kan dog være farligt at sætte for stor lid til skyen, da det kan betyde, at alle dine vigtige data er i en anden virksomheds hænder.
Selv Yahoos sociale online-fotoalbum, Flickr, kom for nylig ved et uheld til at slette en brugers konto - som indeholdt over 4.000 fotos - på grund af en simpel menneskelig fejl. Heldigvis lykkedes det til sidst Flickr fuldt ud at genskabe kontoen, men det er ikke sikkert, at du er lige så heldig.
Selv om det er fantastisk at tage på besøg i skyerne, bør du ikke gøre det til dit permanente hjem. Network-attached storage- (NAS-)drev og cloud-services såsom Box.net er blandt de produkter, der kan hjælpe dig til at sammensætte en solid storage-strategi. Gem altid dine vigtige data adskillige steder heriblandt på lokale drev - gerne ekstremt hårdføre drev såsom de katastrofe-bestandige eksterne harddiske fra ioSafe.
2. Utilstrækkelig backup
Når nu vi taler om at lave backup af data, skal det fremhæves, at det er nyttesløst at have backup-strategier, hvis man ikke anvender dem. Desværre forsømmer mange privatpersoner og små virksomheder dette afgørende skridt, og det giver nogle gange bagslag. Det hjælper dig ikke at have en lokal harddisk eller en cloud-baseret storage-konto kun til backup, hvis du ikke sørger for regelmæssigt at lave backup af dine data og at teknologien passer til formålet.
Den gode nyhed er, at der findes backup-programmer, der kan håndtere det for dig. Opsæt hyppig, regelmæssigt planlagt automatisk backup af dine data, så du ikke behøver at huske at gøre det manuelt. Der er i særlig grad brug for at etablere en god backup-strategi, hvis du driver en lille virksomhed uden dedikerede it-medarbejdere til at håndtere processen. Data recovery er en besværlig og dyr proces.
3. Ubeskyttede medarbejdertelefoner
I takt med at smartphones bliver smartere, bliver det endnu mere vigtigt at sikre disse små computere i lommestørrelse. Da smartphones ofte indeholder store mængder følsomme data, er det helt afgørende, at man gør, hvad man kan for at forhindre, at hverken ens egen eller medarbejdernes mobile enheder tabes eller bliver stjålet. Store forretningshemmeligheder er blevet lækket på denne måde på grund af tankeløs adfærd.
Sørg for, at alle virksomhedens smartphones er beskyttet med kodeord ("1234," "9999" og lignende tæller ikke som kodeord), har mulighed for remote wipe - det vil sige, at alle data kan slettes via fjernadgang - samt benytter et sikkert styresystem (BlackBerry gør det eksempelvis muligt at kryptere SD-kortet), hvis nu nogen skulle glemme sin smartphone på en bar eller noget. Hvis du er ude efter en mere finmasket administration af mobile enheder, findes der særlig software til den slags såsom NotifyMDM.
4. Unødvendige forretningsrejser
En forretningsrejse kan være en dyr omgang. I stedet for at hoppe på flyet for at møde din forretningspartner kan du overveje at anvende it til at skabe virtuelle møderum. Der findes mange forskellige løsninger til web- og videokonferencer, der gør det muligt at afholde virtuelle møder, så man både sparer tid og penge til transport.
Adskillige studier viser, at hjemme- eller distancearbejde er godt for både arbejdsgivere og ansatte. Arbejdsgivere får lavet et bedre stykke arbejde på mindre tid og for færre penge, mens ansatte får en større grad af frihed.
5. Ukorrekt skrotning af brugt it
Du kan ikke bare smide gamle computere, smartphones og anden it i containeren, for de indeholder sundhedsfarlige materialer, der kan skade miljøet. Uansvarlig bortskaffelse af dit elektronik-skrot kan koste dig i bøder. Men du behøver heller ikke bruge en masse penge på at lade andre håndtere det.
Du kan i stedet overveje at komme af med dit brugte it-udstyr ved at rense og sælge det. Det er selvfølgelig nødt til at være i nogenlunde ordentlig stand, selv om der findes firmaer, der vil tage imod telefoner med revner i skærmen. Hvis din hardware lever op til standarderne hos de virksomheder, der genanvender og sælger brugt it, så husk dog først at slette alle data fra udstyret. Du kan faktisk ende med at få et rimeligt tilskud til den næste opgradering af kontorets hardware.
6. Mislykket brug af sociale netværk
Sociale netværkssites som Twitter og Facebook er for små virksomheder fremragende ressourcer til udvikling af en tilstedeværelse på nettet. Det er dog ikke tilfældet, hvis du ikke bruger dem, hvis du automatiserer dem eller (værst af alt) hvis du bruger dem til at deltage i offentlige skænderier med kunder.
Det er næsten lige så slemt udelukkende at bruge sin Twitter-konto til at tweete korte, upersonlige, salgstaler, som hvis man slet ikke har nogen Twitter-konto. Nøglen til social networking er trods alt det "sociale" og ikke netværket i sig selv.
Det er dog ikke helt ufarligt at bruge Twitter. Designertøjfirmaet Kenneth Cole lavede sjov med den aktuelle situation i Egypten med denne kommentar på Twitter: "Millioner gør oprør i #Cairo. Rygtet vil vide, de har hørt, at vores nye forårskollektion nu er tilgængelig online på http://bit.ly/KCairo." Denne tweet forargede mange mennesker, og det kan være en komplet katastrofe for en lille virksomhed at skrive noget lige så ufølsomt.
Sociale netværk kan være en fantastisk og gratis måde at opbygge forhold til kunder og potentielle kunder, så det er absolut værd at lægge lidt arbejde i at undersøge feltet, før man hopper i med begge ben.
7. Den forkerte printer til jobbet
Mange små virksomheder printer meget selv, men det betyder ikke, at du bør vælge virksomhedens printer udelukkende baseret på dens købspris. Du kan spare mange penge ved grundigt at undersøge printerne, før du køber en. Det første spørgsmål er, om du bør holde dig til laserprinter-arbejdshesten, vælge en blækprinter eller måske købe begge slags?
Det er vigtigt at vide, hvor meget det koster at udskifte blækpatroner og toner, for i det lange løb er det prisen på disse forbrugsartikler, der afgør, om printeren er et godt køb. Mange "billige" printere lænser gradvist din virksomhed for penge på grund af urimeligt høje priser for blæk eller toner. Det er også en god idé at undersøge muligheden for at genfylde blækpatronerne frem for at købe nye hver gang.
Piratsoftware og elendig it-sikkerhed
8. For ringe it-sikkerhed
Det kan godt være, din virksomhed er af beskeden størrelse, men derfor kan der stadig nemt være forbrydere, der står klar til at stjæle dine hemmeligheder. Ud over at sikre dine medarbejderes mobile enheder er det vigtigt at gøre den generelle it-sikkerhed til en prioritet.
Sørg for, at du kender detaljerne af dit styresystems sikkerhedsfunktioner, og at du har opdaterede versioner af firewalls og antivirusprogrammer installeret.
Det er også vigtigt at praktisere en sikker adfærd i omgangen med computerne. Mail og sociale netværkskonti er særligt sårbare for virus og spam, så sørg for at anvende forskellige kodeord til alle konti og lad være med at klikke på tvivlsomme links. Det lyder måske som almindelig sund fornuft, men ifølge producenten af sikkerhedssoftware AVG har over halvdelen af alle små virksomheder ingen retningslinjer på plads for den digitale sikkerhed.
9. Betaling for billeder
Der er masser af årsager til, at små virksomheder anvender købte arkivbilleder eksempelvis til at pifte websider, blogindlæg eller reklamer op. Men før du går ud og betaler for arkivbilleder, så tag at undersøg hvilke gratis muligheder, der findes, såsom billeder med en Creative Commons-licens.
Mange brugere af Flickr uploader deres fotos under en Creative Commons-licens, hvilket betyder, at du sandsynligvis har lov til at bruge deres billeder, til gengæld for at de eksempelvis krediteres med navngivelse. For at finde Flickr-billeder med Creative Commons-licenser anvender du blot Flickrs avancerede søgning og sætter flueben i boksen i bunden af siden, hvor der står "Only search within Creative Commons-licensed content." Hvis det er din hensigt at anvende billederne kommercielt, eller hvis du har tænkt dig at ændre dem på nogen måde, så sæt også flueben i boksene derunder. Du kan også finde Creative Commons-billeder på Googles billedsøgning.
10. Køb af udvidede garantier
Hvis man ikke ved en masse om it, kan det virke som en god idé at betale for en udvidet garanti ved køb af nyt hardware. Men det er igen og igen blevet bevist, at det oftest ikke kan betale sig at investere i særlige, udvidede garantier.
Det er selvfølgelig helt afhængigt af, hvad man køber, hvad garantien dækker og hvad man har tænkt sig at udsætte produktet for. Hvis du køber en smartphone og har til hensigt at tage den med dig på dine whitewater rafting-ture hver anden måned, kan det være en god idé at betale for ekstra dækning (her skulle du nok først lige sikre dig, at garantien faktisk dækker uheld i forbindelse med vandsport). Men hvis du køber en ny pc, der bare skal står under dit skrivebord på kontoret, har du sandsynligvis ikke brug for ekstra garanti.
11. Negligering af omdømmet på nettet
Som ejer af en lille virksomhed ved man, at omdømmet er afgørende, og denne kendsgerning gælder også for dit omdømme online. Selv om du tror, at du ikke har megen tilstedeværelse på nettet, kan websites med kundeanmeldelser og om forbrugerbeskyttelse give dine kunder en platform på nettet, hvor de frit kan give deres meninger til kende uden din viden eller dit samtykke.
Derfor er det vigtigt at holde regelmæssigt øje med din virksomheds tilstedeværelse på nettet og at undersøge, hvordan din virksomhed optræder i søgeresultaterne. Hvad du ikke ved, kan du godt alligevel have ondt af. Hvis du opdager, at din online-tilstedeværelse er mindre end flatterende, må du undersøge mulighederne for at rydde op i dit omdømme på nettet og genetablere dit gode navn og rygte.
12. Valg af den forkerte it-support
Spørgsmålet om den rette it-support er ikke helt ligetil. Hvis din virksomhed er lille nok og du "kender sådan en it-fyr," hvorfor så besvære sig med at ansætte en professionel? Tjah. En undersøgelse fra Gartner tyder på, at små virksomheder generelt forsøger at bruge så lidt it-hjælp som muligt, hvilket ikke nødvendigvis er til deres eget bedste.
Bevares, selvfølgelig kan du da bare ringe til din fætters kærestes hundetræners lillesøster - eller endda hyre en freelancer på ad hoc-basis, når der opstår problemer - men hvis du har planer om at udvide forretningen overhovedet, giver det god mening at ansætte en professionel på deltid eller fuldtid. Ikke alene vil du kunne opbygge et bedre forhold til en fast, intern it-medarbejder, men du vil også blive i stand til at udvide og opgradere med færre problemer.
13. Springe over optræningen
Teknologi er ubrugelig, hvis man ikke ved, hvordan den skal anvendes. Det ville være spild af penge at købe en ny, dyr printer eller pc, hvis du og resten af din virksomhed ikke ved, hvordan dens fulde potentiale udnyttes.
Optræning af medarbejderne er i særlig grad vigtig, hvis du ikke har en it-supporter på fuldtid, da dine medarbejdere vil skulle løse det selv, hvis noget går galt. Det behøver ikke at betyde, at der skal hentes en ekstern underviser ind, selv om fordelene i mange tilfælde vil retfærdiggøre udgifterne. Bare du prioriterer it-optræningen og sørger for, at alle medarbejdere lærer manualens finere pointer.
14. Brug af piratsoftware
Det kan gøre en helt modløs at skulle købe software og de associerede licenser til hele virksomheden. Det er ofte dyrt, og den sparsommelige eller ubesindige virksomhed vil muligvis blive fristet til at anskaffe software ad mindre respektable veje. Men brug af piratkopieret software kan resultere i heftige bøder.
Derfor behøver du dog ikke at betale overpris for din software. I stedet kan du undersøge alternative muligheder såsom at bruge gratis software, købe ubrugte licenser eller betale månedligt for online-services. Du kan også overveje at købe brugt software, men sørg for at du evner at navigere i alle de komplekse detaljer, der hører til softwarelicens-aftaler (SLA'er).
Hvis du har begået en - eller adskillige - af de 14 fejltrin, der her er blevet diskuteret, skal du ikke tage det alt for tungt, for du er ikke alene. Men nu skulle du gerne have et bedre grundlag til at undgå dem fremover. At rette op på disse fejltrin med det samme vil hjælpe dig til at spare penge, skabe en mere effektiv arbejdsplads og styre dig væk fra potentielle alvorlige kriser ude i fremtiden. Det er trods alt meningen, at teknologien skal hjælpe - og ikke skade - din forretning.
Oversat af Thomas Bøndergaard
