Stedfortræder-funktionen giver en masse muligheder, der kan bruges til at øge gennemsigtigheden og samarbejdet i enhver virksomhed - stor som lille.
Det eneste minimumskrav er, at virksomhedens mail og kalender kører på en Microsoft Exchange-server med tilhørende Outlook-klienter.
Det behøver ikke længere at være en stor investering at køre posten på Exchange-server. Faktisk kan du leje "sæder" på en Exchange-server i skyen til priser fra omkring 50 kroner pr. bruger pr. måned, f.eks. på Microsoft Office 365, der også inkluderer adgang til SharePoint og Lync.
Hvad kan en stedfortræder
En stedfortræder i Outlook-sammenhæng har kort og godt tilladelse til at åbne en kollegas mappesæt i Outlook og kan med de nødvendige rettigheder både besvare mails, oprette nye møder og oprette og uddelegere opgaver på vegne af den pågældende.
Stedfortræderen kan med andre ord gives adgang til alt lige fra at have lov til at se din kalender til at kunne styre din postkasse, kalender og opgaveliste, når du ikke selv har mulighed for det, f.eks. under ferier eller lignende.
I de fleste virksomheder i dag kan alle se hinandens kalendere - eller anmode om at få lov til det. Det eneste det kræver, er, at alle er på samme Exchange-server og kører med samme udgave af Outlook - i hvert fald hvis de skal være sikre på at have adgang til alle de mere avancerede stedfortræderfunktioner.
Hvem må se hvad hos dig?
Men rent faktisk er det ikke kun kalenderen, du kan se hos dine kollegaer. Har de givet dig rettigheder til det, kan du også se deres indbakke og øvrige mapper i deres Outlook-konto.
Det vil sige, at du også kan åbne din kollegas postkasse, opgaveliste og noter - hvis du vel at mærke har rettigheder til det.
I de fleste virksomheder har systemadministratoren som standard begrænset adgangen til andres konti til kun at opfatte læserettigheder til folks kalendere. Men hver enkelt bruger kan selv tildele rettigheder til de øvrige mapper til de kollegaer, de vil give adgang til mapperne.
Det betyder, at du for hver enkelt mappe i Outlook kan give hver enkelt kollega separate rettigheder til at se eller måske ligefrem oprette eller slette emner i de enkelte mapper, som du har i din Outlook.
Hvordan det gøres, kan du læse i gennemgangen senere i denne artikel.
Hvad må stedfortræderen?
Til en enkelt mappe eller to er det fint nok at tildele rettigheder på mappeniveau, men skal din kollega for alvor kunne tage over på din indbakke og din kalender, mens du f.eks. er på ferie, eller være med til at passe en fælles postkasse som du har ansvaret for, skal du i stedet anvende stedfortræder-funktionen i Outlook.
Til at begynde med skal du først udnævne den kollega, du ønsker skal fungere som stedfortræder for dig. Hvordan det gøres, kan du se i gennemgangen senere i artiklen.
Når du har udnævnt en kollega til stedfortræder, er det næste, du skal gøre, at tildele vedkommende rettigheder til de forskellige sektioner i Outlook. Det bliver du helt automatisk bedt om, lige så snart du udnævner vedkommende til stedfortræder.
For hver enkelt sektion kan du gøre kollegaen til enten læser, forfatter eller redaktør.
En læser kan se emnerne i den pågældende sektion, en forfatter kan læse eksisterende emner og oprette nye og en redaktør kan læse, oprette og redigere i eksisterende emner. Det vil sige, at hvis du kun vil give kollegaen lov til at se din indbakke, skal du give vedkommende læserettigheder til Indbakke-mappen.
Skal vedkommende også have lov til at bestyre din kalender, skal vedkommende udnævnes til redaktør. Så kan kollegaen både se dine eksisterende aftaler og ændre i dem samt oprette nye møder på dine vegne, hvis det skulle være nødvendig.
Som standard tildeles stedfortrædere redaktør-rettigheder til din kalender og din opgaveliste. Skal de også kunne tilgå dine mails, kontaktpersoner og notater m.v., skal du selv give dem rettigheder til det.
Yderligere tilpasning af rettigheder
Som du kan se, er de overordnede rettigheder, du kan tildele en stedfortræder ikke nær så finkornede, som de rettigheder, du kunne tildele på mappeniveau. Således kan du ikke give en stedfortræder lov til at ændre i dine eksisterende aftaler eller besvare mails, uden at de også kan oprette nye aftaler eller sende mails på vegne af dig.
Du kan dog altid tilpasse rettighederne yderligere ved hjælp af Egenskaber-fanen og på den måde give stedfortræderen yderligere rettigheder eller begrænse en kollegas redaktør-rettigheder til kun at kunne læse og rette eksisterende aftaler og besvare eksisterende mails, men ikke give vedkommende lov til at oprette nye aftaler eller sende mails i dit navn.
En rigtig sekretær-detalje
Når du har tildelt rettigheder til din stedfortræder og klikket på OK-knappen, kommer du tilbage til Stedfortræder-dialogboksen. Her skal du huske at tage stilling til, hvorvidt det kun er dine stedfortrædere, der må besvare og udsende mødeindkaldelser på dine vegne, eller om både du selv og dine stedfortrædere har lov til det.
Det er sådan en rigtig sekretær-detalje, hvor de første to valgmuligheder (hvor det kun er stedfortræderne, der reelt set må oprette aftaler og besvare mødeindkaldelser) reelt fratager dig selv styringen af din kalender. Her vil de fleste nok foretrække, at både de selv og deres stedfortrædere kan oprette og besvare mødeindkaldelser. Man skal nok op på kommunaldirektør, topleder eller statsministerniveau, før andet vil være ønskeligt.
Alligevel er indstillingen Kun mine stedfortrædere, men send en kopi af mødeindkaldelser og svar til mig den anbefalede indstilling, og ændrer du den ikke, kan du ende med at udsende nogle underlige mødeindkaldelser, hvor du selv udsender mødeindkaldelser på vegne af dig selv.
Det virker unødigt fjollet, så derfor anbefaler vi, at du altid vælger Mine stedfortrædere og mig-feltet i stedet. Så beholder du muligheden for at kunne besvare mødeindkaldelser og undgår, at andres mødeindkaldelser til dig kun sendes til den kollega, du har udnævnt til stedfortræder og ikke til dig selv.
God til ferier og fælles indbakker
Stedfortræder-funktionen er et oplagt valg til at lade en kollega bestyre din indbakke, kalender og opgaveliste, mens du er på ferie. Du kan så udnævne en stedfortræder inden din ferie og give alle besked om dette.
Når du kommer fra ferie igen, kan du så fjerne vedkommende som stedfortræder igen.
Men du kan også anvende stedfortræderfunktionen til at styre de fælles indbakker, I måtte have i firmaet. Hvis f.eks. jeres info@- eller salg@-mailadresser er oprettet som separate mailkonti på Exchange-serveren, kan I logge på den pågældende konto og udnævne de kollegaer (inklusive dig selv), der skal fungere som stedfortrædere for den pågældende konto.
Derved får I adgang til kontoen direkte fra jeres egen Outlook, og alle mails der besvares eller sendes fra kontoen, bliver registreret i den pågældende kontos Sendt post-mappe, hvor de ellers kun ville være blevet registreret i din egen Sendt post-mappe, hvis kontoen havde fungeret som en adresseliste, der sender mails til din og de andre kollegaer, der modtager mails fra mailadressen.
Det gør det lettere at spore alle de mails, der er besvarede fra kontoen, uden at de skal sendes med mailadressen selv i CC. Derved spares Exchange-serveren for meget arbejde, og din egen og kollegaernes postkasser for en masse "dobbeltmails".
Udnævn en stedfortræder - sådan gør du
Du kan udnævne enhver kollega, der anvender samme Exchange-server som dig til din stedfortræder.
1. Åbn Stedfortrædere-dialogboksen
