Sådan skifter du nemt layout i dit Word-dokument
Når du skriver dit Word-dokument, starter du som regel med at finde ud af, hvordan sidelayoutet skal være. Hvor brede margener vil du have, skal teksten stå i én eller flere spalter, og ønsker du en farvet baggrund eller et vandmærke på siderne i dokumentet?
Dernæst går du sikkert i gang med at finde ud af, hvilke skrifttyper du vil bruge til dine overskrifter og andre typografier - hvis du da ikke, som langt de fleste, bare anvender det typografi-sæt, Word er udstyret med som standard eller benytter et af de mange temaer, der definerer farver, skrifttyper og effekter for dokumentets typografier.
Når dokumentets sidelayout og typografier er definerede, vil du i langt de fleste tilfælde være klar til at gå i gang med at skrive dit dokument. Men hvis du allerede fra starten ved, at du skal anvende flere forskellige sidelayouts i dokumentet, er der en ekstra parameter, du skal have med i dine designovervejelser, nemlig sektioner.
Hvad er sektioner?
Sektioner adskiller forskellige sidelayouts i et dokument. De anvendes oftest i større dokumenter, hvis der er brug for forskellige sidelayouts, f.eks. et til indholdsfortegnelsen og et andet til resten af dokumentet.
Sektioner kan også bruges i mindre dokumenter, hvis du f.eks. skal vende papirretningen på en enkelt side i dokumentet, f.eks. fordi den tabel du skal have på siden, ikke kan være der i bredden, når siden står på højkant.
Du skal med andre ord indsætte et sektionsskift i dit dokument, hver gang du har brug for at ændre på dokumentets margener, papirretning, størrelse eller antallet af tekstkolonner (spalter) i dokumentet.
Et sektionsskift er også nødvendigt, hvis du f.eks. vil skifte bakke i printeren, så en del af dokumentet udskrives på papir fra én bakke, og en anden del af dokumentet udskrives på papir fra en anden bakke i printeren.
Et sektionsskift ændrer sideopsætningen fra sektionsskiftet og fremad i dokumentet, men pudsigt nok gemmer selve sektionsskiftet formateringen for den del af dokumentet, der kommer FØR sektionsskiftet - formateringen af den sidste sektion i dokumentet er altid gemt i det sidste tekstafsnit i sektionen.
Så hvis du sletter sektionsskiftet, får den del af dokumentet, der kommer før sektionsskiftet, samme formatering som den del af dokumentet, der kommer efter sektionsskiftet.
Sideopsætningen nedarves så at sige baglæns i dokumentet.
Arbejd med sektionsskift
Du kan indsætte sektionsskift hvor som helst i dit Word-dokument.
Som oftest er det smart at knytte et sektionsskift til et sideskift, så den nye sektion starter på en ny side. Men hvis du f.eks. vil anvende to spalter på en del af en side i dit dokument, kan du også gøre dette ved at indsætte to fortløbende sektionsskift og vælge det antal spalter, der skal være i den sektion, der skal være sat op i spalter.
Fidusen ved at indsætte sektionsskiftet før og efter spaltesektionen er, at du bevarer den sideopsætning, du anvendte før spaltesektionen i den sektion, der kommer efter spaltesektionen, så du slipper for at skulle indstille sideopsætningen igen, når du er færdig med at arbejde i spaltesektionen.
Du kan også vælge at starte den nye sektion på den første ulige eller lige side, der kommer efter den side, Indsætningspunktet befinder sig på, når du indsætter sektionsskiftet.
Det kan være smart, hvis du f.eks. anvender forskellige sideopsætninger på din indholdsfortegnelse og resten af dit dokument, og du vil have, at selve dokumentet skal starte på f.eks. det første lige sidenummer efter indholdsfortegnelsen - også selv om du ikke ved, hvor mange sider indholdsfortegnelsen kommer til at være på.
Du indsætter sideskift ved hjælp af Skift-knappen i Sideopsætning-gruppen på Sidelayout-fanen i Word. Det er samme sted, som du indsætter side- og spalteskift.
Hvilken sektion gælder sideopsætningen for?
Før du ændrer sideopsætningen for en sektion, skal du naturligvis sørge for, at Indsætningspunktet befinder sig i sektionen. Så snart det er tilfældet, kan du tilpasse sideopsætningen for sektionen ved hjælp af Sideopsætning- og Sidebaggrund-grupperne på Sidelayout-fanen.
Vil du tilpasse f.eks. margenerne mere detaljeret, end det er muligt med standardindstillingerne i Sideopsætning-gruppen, kan du klikke på Vis dialogboks-knappen nederst til højre i Sideopsætning-gruppen. Så åbnes Sideopsætning-dialogboksen.
Her kan du i praksis tilpasse de samme parametre som i Sideopsætning-gruppen, men du har mulighed for at tilpasse f.eks. margenerne helt præcist, ligesom du kan vælge, hvor stor en del af dokumentet, dine indstillinger skal gælde for.
Det gør du i Anvend på-feltet nederst på Margener-fanen.
Her kan du vælge, at indstillingerne enten skal gælde for den sektion, Indsætningspunktet gælder i, Resten af dokumentet eller Hele dokumentet. Vælger du Resten af dokumentet, gælder indstillingerne for den sektion, Indsætningspunktet befinder sig i og dokumentet ud, mens Hele dokumentet gælder for - nå ja - hele dokumentet.
Få vist sektionsskift
Det mest forvirrende ved sektionsskift er, at du ikke kan se selve sektionsskiftet i dokumentet på andet end en ændring i margener eller sideretning. Men hvis det kun er små detaljer, der er ændret, kan det være helt umuligt at genopdage sektionsskiftet, med mindre du sørger for at få vist alle formateringsmærkerne i dokumentet.
En god måde at få overblik over, hvordan formateringen af dit dokument er indstillet, der hvor du arbejder i øjeblikket, er ved at slå visningen af Vis formatering-opgaveruden til.
Er det nødvendigt at bruge sektionsskift?
En af de hurtigste måder at overkomplicere dit dokument på er at plastre det til med sektionsskift. Det gør det svært at finde rundt i formateringen i dokumentet, og du kan nemt lave en masse ravage i dokumentets opsætning, hvis du kommer til at slette et sektionsskift ved et uheld.
For mange sektionsskift øger også størrelsen på dokumentet unødigt, da hvert enkelt sektionsskift gemmer formateringen for den del af dokumentet, der kommer før sektionsskiftet.
Sektionsskift er da heller ikke altid nødvendige, selv om du ønsker at ændre sideopsætningen i dit dokument. Faktisk er der en række tilfælde, hvor de helt kan undværes, f.eks. hvis du ønsker at indsætte et sideskift i dokumentet. Det kan klares ved at placere Indsætningspunktet dér, hvor sideskiftet skal være og så trykke Ctrl+Enter eller vælge Side i den samme menu, som du sætter sektionsskift ind med.
Du behøver heller ikke et sektionsskift for at genstarte nummereringen på en liste. Det klares på afsnitsniveau ved at højreklikke på det første punkt i listen og vælge Angiv nummeringsværdi i genvejsmenuen, markere Start ny liste-feltet og vælge 1 i Angiv værdi til-feltet.
Ligeledes behøver du kun indsætte et sektionsskift mellem indholdsfortegnelsen og resten af dokumentet, hvis der er forskel på sideopsætningen i indholdsfortegnelsen og resten af dokumentet, sådan som man f.eks. oplever det i amerikanske bøger, hvor indholdsfortegnelsen og forordet oftest anvender romertal som sidenummerering.
Du finder en mere detaljeret gennemgang af, hvornår du bør anvende sektionsskift, og hvornår du måske kan undvære det, på OfficeTips.dk.
Mange anvendelsesmuligheder - med omtanke
Som du kan se af eksemplerne her i artiklen, kan du bruge sektionsskift til at ændre sideopsætningen radikalt i dit dokument, så du kan have selv meget forskellige sideformateringer i samme dokument.
Alternativet er at anvende flere dokumenter med hver sin sideopsætning, hvilket for det meste vil være noget mere bøvlet at arbejde med, både hvad angår selve dokumenthåndteringen og praktiske ting, som f.eks. sidenummerering osv.
Men som vi allerede har advaret om, bør du ikke anvende alt for mange sektionsskift i det samme dokument, især ikke hvis størrelsen på dokumentet har betydning. Du gør også klogt i altid at huske på det lidt pudsige faktum, at sektionsskiftet gemmer formateringen af dokumentet FØR sektionsskiftet.
Husker du de to ting og at vise formateringsmærkerne i dokumentet, er det faktisk ikke svært at arbejde med sektioner - og de formateringsmuligheder, det åbner op for, er utallige, når du først lige får eksperimenteret lidt.
