Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 11. november 2005.
Sammenlægningerne af kommunerne er den værst tænkelige situation, hvis man skal gennemføre it-integration med succes. Sådan lyder meldingen fra Morten Strunge Nielsen, der er aktuel med en bog om it-integration.
Mens danskerne i ro og mag sætter deres kryds til de nye storkommuner den 15. november, er der andre, der ikke tager det nær så roligt - eller ikke burde gøre det.
Kommunalreformen er nemlig et projekt af en størrelse, som ingen private virksomheder frivilligt ville gennemgå. Næsten alt skal ændres - på én gang. Og det er stort set den værste situation, man kan sætte en it-afdeling i, lyder meldingen fra it-konsulent Morten Strunge Nielsen.
Han er aktuel med en ny bog om opsplitning og sammenlægning af it-infrastruktur - med et særligt øje til situationen, når landets 271 kommuner skal fusioneres til kun 98.
Morten Strunge Nielsen har i en årrække arbejdet intenst med infrastruktur med speciale i Microsoft-produkter, og med den erfaring i baghånden har han nærmest ondt af de mange kommunale it-afdelinger, der i disse dage arbejder benhårdt for at gøre kommunernes it-systemer klar til at blive splittet op, konverteret og lagt sammen på ny - i nye systemer, der for manges vedkommende slet ikke er besluttet noget om endnu.
- I enhver ændringsproces handler det om at minimere antallet af ændringer, der skal foretages. Nøgleordet er ændringskapacitet, og kravene til den går jo nærmest mod uendeligt, når man forlanger, at alt skal ændres på samme tid, siger Morten Strunge Nielsen.
- Vi står i dag i en situation, hvor it-afdelingerne har et enormt stort arbejde foran sig. Men de kan reelt ikke gennemføre noget før om lang tid, fordi procesanalyserne - altså analysen af de nye arbejdsgange i de nye kommuner - nødvendigvis først kan laves, når processerne er besluttet, siger han.
Morten Strunge Nielsen henviser til, at mange af de centrale beslutninger om kommunernes fremtidige drift først bliver truffet et godt stykke tid efter valget, når de projektgrupper, der skal arbejde med sammenlægningerne, bliver bemandet. Det vil i praksis sige, at de, der skal styre slagets gang, i mange tilfælde ikke er udpeget endnu.
- Eller for at sige det ligeud: Dem, der får ballerne på kogepladen, hvis det går galt, bliver først udpeget næste år. Og på det tidspunkt kan det meget vel være, at det er for sent at nå det til skæringsdagen i 2007, siger Morten Strunge Nielsen, der peger på, at også de psykologiske aspekter i manglende minimumskrav og manglende projektledelse kan give bagslag.
- Det giver uklarhed om mål og midler, og uklarhed giver usikkerhed. Og det er næsten det værste, man kan udsætte folk for. For man forventer, at de leverer, uden at nogen er i stand til at fortælle dem præcist, hvad de skal levere.
I sin nye bog "IT-infrastruktur - sammenlægninger og opsplitninger" beskæftiger Morten Strunge Nielsen sig med en række faktorer, der normalt bliver overset i mange it-projekter. Et af argumenterne er, at alt for mange forventer, at det bare handler om at "lægge it sammen, og så skal det nok gå".
Men sådan går det sjældent i praksis. Enhver it-afdeling er nemlig et spejl af den organisation, den indgår i - og er det hele kaos, vil it-afdelingen også være det. Tilmed står kommunerne over for krav om digitalisering i bredeste forstand. E-dagene og den digitale signatur, som kommunerne nu skal kunne modtage dokumenter med, er blot nogle af mange eksempler. Elektronisk sags- og dokumenthåndtering et andet. Samtidig skal de kommunale it-afdelinger helt ned på det basale niveau og forberede arbejdsstationer til de mange nytilkomne, og nogle har endda valgt at kaste sig over implementering af IP-telefoni oven i alt det andet. Det hele er forbundet til vidt forskellige fagsystemer i infrastrukturer, der er udviklet over adskillige år.
- Når nogle tror, at det hele kan ændres over kort tid, er det, som om de har glemt, hvor lang tid det oprindeligt tog at lave det, siger Morten Strunge Nielsen, der frygter, at it hurtigt kan gå hen og blive et politisk tema internt i kommunerne.
- Når kommuner smeltes sammen, er det jo en slags stoledans, hvor der bliver øget kamp om pladserne. Og it kan let blive en politisk hvepserede. Der skal jo vælges et system, og dermed må nogle af fusionskommunerne tage nederlaget og leve med, at de må tilpasse sig nye arbejdsgange og rutiner.
Morten Strunge Nielsen behandler i sin bog et scenario, hvor to kommuner skal lægges sammen. Selv om eksemplet er fiktivt, bygger det på realistiske erfaringer fra den kommunale verden. Scenariet er tænkt som en slags inspiration til en struktureret sammenlægningsproces, der vil give en større chance for succes - og det kan faktisk lade sig gøre i langt de fleste tilfælde, mener han.
- Men i de kommunale it-afdelinger er man nødt til at bruge alt for meget tid på drift og brandslukning og alt for lidt på at tænke fremadrettet. Og det sker samtidig med, at man på rigtig mange punkter har nogle meget store it-ambitioner for hele den offentlige sektor,
Han mener, at man burde have udvalgte nogle få pilotkommuner, der kunne gå foran og tage alle problemerne i stedet for, at samtlige 98 storkommuner blev skabt på en gang. Dermed er erfaringsudveksling nemlig nærmest umulig, og det forhold medvirker til endnu en bekymring hos Morten Strunge Nielsen: I hele sammenlægningsprocessen vil KMD nemlig få en meget central rolle, hvor mange kommuner reelt ville stå med håret i postkassen, hvis ikke de kunne indhente konsulentydelser fra KMD, der tillige har leveret rigtig mange it-systemer til landets kommuner.
- Det undrer mig, at ingen sætter spørgsmålstegn ved KMD's rolle - og hvad der sker, hvis de nu snubler og ikke kan magte opgaven. Nogle vil sige, at de nok har forberedt sig på de opgaver, der kommer, men det kan man jo ikke, før problemerne er opstået - og tilmed får de hele dynen på en gang.
Han er ikke ude på at male fanden på væggen, pointerer han. Blot er hans centrale pointe, at projektet er ekstremt ambitiøst - og at det som et minimum må forventes, at kommunerne får styr på de forretningskritiske systemer først i stedet for at tro, at alle systemerne vil være fuldt oppe at køre fra dag 1.
- Jeg forventer ikke noget nyt millenium-bug, når de nye kommuner går i luften, men jeg håber, at de, der måtte erkende, at de ikke nåede det, som minimum har de essentielle ting på plads, så vejene bliver saltet, og pensionisterne får deres mad bragt ud.
Billedtekst:
it-ambitioner Morten Strunge Nielsen behandler i sin nye bog "IT-infrastruktur - sammenlægninger og opsplitninger" et scenario, hvor to kommuner skal lægges sammen. Scenariet er tænkt som inspiration til en struktureret sammenlægningsproces, der vil give større chance for at opnå succes. Foto: Torben Klint
Boks:
strunges råd til succes med it-integration
• Begynd projektet rigtigt (mission, mål, faseopdeling og
identifikation og håndtering af risici).
• Anerkend at de fleste parter (inden for og uden for it-afdelingen) oplever situationen som farlig på grund af usikkerheden.
• Beslut hvordan og hvor man skal sætte ind.
• Sørg for at der er nogle, der holder fokus solidt rettet på det overordnede (dvs. at ikke alle forfalder til pernittengryneriet).
• Udnyt de fire "tricks" inden for it-infrastruktur: standardisering, genbrug, simplificering og konsolidering.
• Et projekt består af tre parametre: tidsplan, ressourcer og funktionalitet. Når man justerer på den ene, må der nødvendigvis ske noget med mindst et af de andre, ellers går kvaliteten fløjten.
