Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 1. juli 2005.
Printer- og kopimarkedet er en uigennemskuelig jungle, hvor man skal træde varsomt, mener it-chefen hos Toyota Danmark, der har brugt rådgivere til at finde vej og arbejder aktivt med at skære forbruget ned.
It-afdelingen får ansvaret
I foråret fik Toyota Danmark eksterne rådgivere til at foretage en kortlægning og objektiv vurdering af virksomhedens kopi- og printsituation. Det gav overblik og bekræftelse samt en brat opvågnen for den mangeårige leverandør, da en konkurrent blev hentet ind på banen.
To år tidligere var maskinparken konsolideret og mange printere skiftet ud med få multifunktionsmaskiner. Nu fandt Toyotas it-chef, Niels Sværke, det betimeligt at få den gennemgået for at sikre, at han fik valuta for pengene, og for at få den bedst mulige pris på en nyinvestering
- Det var vigtigt for os at få bekræftet, at vores set-up var optimalt. Det fine var, at vi derudover fik løftet låget for nogle muligheder, vi ikke lige havde set. Man skal virkelig vide noget om området, for at kunne lave de gode løsninger, og især for mindre organisationer uden dedikerede medarbejdere på området kan det være svært at vurdere, om markedet har bevæget sig, og om de priser, du får præsenteret, er de rigtige. Det er tidskrævende, for markedet er svært at gennemskue. Der er sket meget - tag de store multifunktionsmaskiner, de kan meget, men spørgsmålet er jo, hvilke driftsomkostninger der ligger i dem, siger Niels Sværke.
Hvad servicekontrakter angik, var der ikke noget særligt at hente for Toyota, hvis politik er at købe maskinerne frem for at lease. Men ved indkøbet af et par nye maskiner blev prisen reduceret betydeligt. Der var således en betydelig besparelse, også selv om man skulle afregne med rådgivningsvirksomheden.
- Vi skulle skifte leverandør, men det gjorde ikke så meget, eftersom Toyota havde en europæisk kontrakt, vi kunne benytte. Og så havde vi pludselig to leverandører inde, hvilket kan være en fordel, fordi man kan spille dem lidt ud mod hinanden, siger Niels Sværke, hos hvem den mangeårige leverandør, Canon, fik selskab af NRG.
Printer- og kopiområdet er for de fleste en stor og voksende post i budgettet. Toyota Danmark har også - med Niels Sværkes ord - haft et meget, meget stort oplag af kopi og print. Men inden for det seneste år har organisationen gjort omfattende tiltag for at nedbringe forbruget af papir og forbrugsstoffer.
- Der er sket et stort skred i forhold til, hvor meget vi brugte for fire-fem måneder siden. Vi har både omlagt elektroniske procedurer og arbejdsgange, og også - i forbindelse med at vi blev ISO 14001 certificeret for en måned siden - gjort meget for at nedbringe antallet af skrevne sider ved for eksempel at printe på begge sider af papiret.
Derudover forsøger vi også at speede arbejdsgangene op. Tidligere blev der printet meget ud herfra, der så blev sendt ud med post. Men frem for at flytte papir mellem landsdelene - for vores vedkommende mellem os i importørorganisationen og forhandlerne - er det hurtigere at generere dokumenterne elektronisk og få dem printet ud decentralt hos den enkelte forhandler, siger Toyota Danmarks it-chef med tanke på optimering af processerne.
ISO 14001 er den internationale standard for miljøledelse, som rummer krav om at nedbringe forbrug.
Boks:
It-afdelingen får ansvaret
I Høje-Taastrup Kommune har it-afdelingen overtaget ansvaret for print og kopiområdet og står også for det seneste udbud på området.
Et udbud på print- og kopiområdet til en værdi af omkring 3,5 millioner kroner er i spil i Høje-Taastrup Kommune. Med ved fristens udløb i denne uge havde kun syv anmodet om at blive prækvalificeret.
- Det synes jeg er lidt skuffende, siger Jørgen Hjarnø, der er it-driftchef i kommunen.
Udbudet gælder en serviceaftale for kommunens maskinpark samt udskiftning af nogle få udslidte maskiner. Det burde være åbent for alle, mener it-chefen.
- Udgangspunktet er, at vi ønsker at bevare de nuværende maskiner, men for ikke at gøre udbuddet for begrænset har vi netop åbnet for, at man også kan byde ind med andre løsninger, fortæller Jørgen Hjarnø.
I Høje-Taastrup, hvor man med fokus på netværksprintere har kørt en konsolideringslinie på området siden midt i ‘90'erne, blev samtlige maskiner udskiftet ved et stort udbud i 2000. Her blev de rigtig store multifunktionsmodeller købt ind.
Indtil da havde printfunktionen ligget i it-afdelingen og kopimaskinerne i indkøbsafdelingen.
- Der er sket et skred med multifunktionsmaskinerne. Det store udbud i 2000 stod indkøbsafdelingen for med os på sidelinien, men nu overtager vi opgaven. Også ud fra den betragtning, at alt bliver stadig mere netværksbaseret, siger Jørgen Hjarnø.
Nogle af de tanker, han gør sig om fremtiden for kopi- og printerområdet gælder ejerskabet af maskinerne.
- Principielt har vi hidtil ejet maskinerne, men vi har ikke noget religiøst forhold til det. Fremover vil vi måske gå over til at leje dem ved det næste store udbud om tre år. Hvis udgiften set over en femårig periode er den samme, er det en fordel at leje. For så er det leverandøren, der skal skaffe maskinerne af vejen, når de fem år er gået. Som det er i dag, skal vi selv bekoste det, og at komme af med sådan noget it-udstyr koster penge. Så der kan på længere sigt være fordele i at leje, påpeger it-driftschefen i Høje-Taastrup.
Her undlader man i øvrigt at benytte de fællesoffentlige SKI-indkøbsaftaler for ikke at udelukke den nuværende leverandør fra at byde, i og med at selskabet ikke er med i SKI-aftalerne. Og, som Jørgen Hjarnø siger, så kan man nogle gangle få bedre priser ved selv at gå i udbud.
Boks:
Dyr at købe - billig i drift
Jarl Arfelt, som rådgiver om handel med kopi- og printmaskiner, indskærper, at man skal være bevidst om det fundament, man køber udstyr på - man skal både kende omkostningerne og det reelle behov.
- Det, der er meget på vej frem, er, at man får serviceaftaler på de nye printere. Man får en ensartethed, som man har haft i mange år for de store kopimaskiner gennem driftsaftaler på servicedelen. På kopi- og printmaskiner i dag har man en kontrolleret driftsomkostning - du ved helt præcist, hvad det koster at trykke på knappen. Typisk fra 4,5 til 8 øre i klikpris pr. kopi.
Fordi det driftsmæssigt er mere rentabelt og du har en styret driftsøkonomi på udstyret, flyttes flere og flere print over på multifunktionsmaskinerne, noterer IKR-rådgiveren.
Dertil kommer imidlertid erhvervelse af udstyret, hvor en finansieringsdel gør sig gældende, og her blinker han med advarselslamperne.
- Så kommer du over i såkaldte "All-in" aftaler med en fast pris per kopi, der inkluderer både finansiering og service. Men det anbefaler vi ikke, siger Jarl Alfelt.<
