Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den CTO d. 4. marts 2005.
konsolidering Frederiksborg Amt har netop fuldført en omlægning af it-platformene, der har reduceret antallet af servere. Men målet med ændringerne var at give brugerne mere integrerede faciliteter.
Serverkonsolidering er et begreb, der er i fokus i mange it-afdelinger. Frederiksborg Amt er en af de organisationer, der har skåret ned på antallet af servere, der er i brug. Det oprindelige udgangspunkt for den række it-projekter, der begyndte i 2002 og netop er fuldført, var at give brugerne bedre faciliteter.
- Målet har været at føre alle over på en moderne kontorpakke, så medarbejderne kan kommunikere gnidningsfrit med omgivelserne. De skal ikke længere spilde tid med at konvertere formater, før de sender, og det skulle være slut med at bede kommunikationspartnere sende e-post igen i et andet format. Herudover ønskede vi bedre integrationsmuligheder - blandt andet fordi vi vidste, at amterne stod over for betydelige omlægninger, og derfor ønskede vi at føre alle medarbejdere over på samme platform, siger projektleder Asger Villemoes Nielsen.
Amtet valgte at gå over til Windows 2003 og Active Directory med Exchange 2003 og Office XP. Samtidig gik amtet over til en centraliseret, distribueret arkitektur baseret på Citrix-teknologi.
Tidligere havde amtet et meget differentieret it-miljø, hvor der blev kørt en række forskellige versioner af Windows kontorpakker - men også Word Perfect 8.0, Corell Suite 8.0 og GroupWise - på såvel NT- som Novell-platforme.
Valget af Microsoft indebærer et bevidst fravalg af en open source-platform.
- Kontorpakken er omdrejningspunktet for vores aktiviteter, og vi skal være helt sikre på, at vi har standardprodukter, som der løbende bliver udviklet professionelt på, så de kan blive ved med at løse vores behov, efterhånden som de udvikler sig, siger Asger Villemoes Nielsen.
Desuden var den måde ressourcerne bliver fordelt i en offentlig virksomhed medvirkende til, at open source-løsningerne ikke blev valgt.
- De proprietære løsninger medfører nogle udgifter til licenser, men til gengæld er man sikret mulighed for at opgradere. Havde vi valgt open source, skulle vi have afsat medarbejdere til it-udvikling. Det ville have været en bevilling, som ikke var tidsbegrænset, og den kunne have været sværere at få plads til end engangsudgifterne til licenser, siger Asger Villemoes Nielsen.
Planlægningen af konverteringsprojektet begyndte som nævnt i 2002, hvorefter opgraderingen af amtets it-platform var i EU-udbud. Dette førte i september 2003 til en kontrakt med CSC Consulting Group. Herefter gik omlægningen i gang med afslutning i januar i år.
- Vi er tilfredse og har fået, hvad vi skulle have, og projektet har overholdt tidsplanen - selv om nogle af de involverede næsten døde undervejs, især i it-afdelingen, der har udført et kæmpearbejde, siger Asger Villemoes Nielsen.
Citrix-løsningen, der bygger på en såkaldt terminalserver-løsning, hvor kontorpakkerne installeres på centrale servere, er valgt for at forenkle brugeradministrationen samtidig med, at der spares ressourcer.
- Dels er det ikke længere nødvendigt at sende en tekniker ud for at opgradere hver enkelt pc på vores mange spredte lokationer, og dels kræver den centraliserede arkitektur mindre af computerne, hvilket betyder, at vi fordobler pc'ernes levetid, siger Asger Villemoes Nielsen.
Amtet har med den nye løsning kunnet reducere antallet af servere, der er i brug, med 21 procent.
Ønsket om at kunne vedligeholde og servicere programmerne centralt skyldes også, at en del af amtets arbejdspladser er for små til at have egne it-folk. Det blev overvejet at vælge en anden centraliseret løsning end Citrix, men der var ikke tillid til, at disse ville være stabile i et stort, komplekst miljø som Frederiksborg Amt. Denne beslutning blev man bekræftet i undervejs.
- I løbet af projektet opstod problemer, som henholdsvis Microsoft og Citrix måtte stille eksperter fra deres respektive udviklingsafdelinger til rådighed for at løse. Vi tør ikke tænke på, hvordan det ville være gået, hvis vi havde valgt leverandører med færre ressourcer til rådighed, siger projektlederen.
Amtets komplekse driftmiljø gjorde, at man kun i meget begrænset omfang kunne teste, inden man foretog konverteringen.
- Skulle vi have gjort konverteringen mindre kompliceret, skulle vi have været ude og sætte standardiserede netkort med mere i samtlige pc'er og printere. Det var ikke muligt, så istedet måtte vi tage problemerne, som de kom, siger han.
Til gengæld har kompleksiteten givet den sidegevinst, at it-managementet i amtet er blevet professionaliseret, således at it-afdelingen i dag arbejder på et meget højt og ITIL-certificeret niveau.
- Det var nødvendigt nøje at projektplanlægge alle opgaver for at holde styr på dem. Det var vi været nødt til for ikke at drukne i alle de meget forskellige opgaver fra omlægning af telefonomstillinger til konvertering på hospitalsafdelinger, hvor maskinerne skal holdes i gang hele tiden. Det har givet bedre dokumentation, end vi havde tidligere. De forskellige projekter og prioriteringer er blevet lagt ud på lokalnettet, for at skabe synlighed. Det er nødvendigt i et projekt, der omfatter stort set alle medarbejdere, siger Asger Villemoes Nielsen.
Som led i projektet har 3.000 ansatte været på et endags-kursus i Outlook. Det er et af de punkter, hvor Asger Villemoes Nielsen måske ville foretage ændringer, hvis man skulle starte i dag.
- Brugernes udgangspunkt er meget naturligt pc'en derhjemme, som de har købt i ComputerCity. Der er imidlertid langt fra denne til en serverbaseret centraliseret arkitektur, så i dag ville vi overveje at bruge en halv dag på at undervise i, hvad det betyder at have et distribueret miljø. En del af henvendelserne til helpdisken udspringer af manglende forståelse af dette, siger han.
I denne forbindelse peger projektlederen på, at amtets superbrugerorganisation, der omfatter cirka 270 personer, har været centrale som ambassadører for projektet.
Citrix er kendt for at have besvær med at printe ud, fordi det er en udfordring at få valgt rigtig driver til den valgte printer, når programmerne afvikles centralt. Her har amtet i et særligt projekt, der har krævet et halvt års intenst arbejde, tilpasset tredjepartsproduktet Uniprint, så det nu er muligt at have drivere, der er indstillet til de lokale printere liggende lokalt på pc'erne, uden at det forstyrrer den centraliserede arkitektur.
På grund af de mange spredte institutioner benytter amtet omkring 300 netprintere og 1.600 lokalprintere.
Konklusionen er, at it-afdelingen har fået konsolideret serverne, forenklet brugeradministrationen samt opgraderinger og har fået mulighed for at indføre regelbaseret (policy-based) computing. Samtidig har brugerne fået mere integrerede programmer, bedre synkroniseringsmuligheder - for eksempel i forhold til de omkring 300 PDA'er, der er i brug. Desuden oplever brugerne ikke længere, at de får programmer til at gå ned på grund af noget, de har gjort på deres pc. Og endelig er supporten blevet bedre, fordi brugerne nu benytter de samme versioner af programmerne.
Hertil kommer, at projektlederen begynder at kunne se, at medarbejderne tager de nye muligheder i brug til at arbejde på en anden måde.
- Vi ser, at folk udnytter mulighederne i Exchange til at arbejde i virtuelle grupper, bidrage til hinandens papirer og holde rede på det med versionsstyring.
Ud over printerproblematikken har en anden udfordring været at tilpasse netværket til den nye arkitektur.
- Netværket skulle finpudses meget mere, end vi troede. Nettet havde fungeret optimalt, men i den nye opsætning måtte vi skrue på alle knapperne på rundt regnet 110 lokationer, der benytter forskellige produkter med hver sin opsætning, siger Asger Villemoes Nielsen.
Konverteringen har været en betydelig opgave for Frederiksborg Amt, men alligevel kan den ses som et forvarsel om mindst lige så store omlægninger.
- På en måde har projektet været en generalprøve på den kommende introduktion af elektroniske patientjournaler (EPJ), hvor det kan være livsvigtigt, at alt fungerer fra dag et. Vi mener, vi har fået etableret en struktur og metodik, der gør fremtidige ændringer lettere, siger Asger Villemoes Nielsen.
Billedtekst:
Nye vaner
- Med faciliteterne i de nye kontorpakker oplever medarbejderne, at it frisætter. Det er blevet nemmere at arbejde sammen over nettet, og det er det, der skal til for at disse muligheder bliver brugt, siger Asger Villemoes Nielsen fra Frederiksborg Amt.
Foto: Torben Klint
Boks:
Frederiksborg Amt
Da konverteringen i Frederiksborg Amt var afsluttet ved middagstid den 12. januar i år, havde man migreret 6.847 postkasser og opgraderet 4.776 pc'er. Som led i omlægningerne er det samlede antal servere blevet reduceret med 21 procent, men under dette tal ligger større forandringer, idet 108 af de oprindelige 239 servere er nedlagt, mens der er kommet 57 nye servere til. Det er fortrinsvis lokale postservere, der er forsvundet, mens de ny overvejende er blade-servere i Citrix-farmene.
En af hovedudfordringerne ligger i den store geografiske spredning: Amtets administrative centrum er Amtsgården på Kongens Vænge i det østlige Hillerød, men hertil kommer fem sygehuse, hvor Hillerød Sygehus er det it-mæssige centrum, og 106 sociale institutioner. Der er etableret en fælles it-afdeling for hele Frederiksborg Amt (FACIT), som har omkring 50 medarbejdere, hvoraf cirka halvdelen er beskæftiget med rene driftopgaver.
