Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den CTO d. 4. marts 2005.
Computerworld har tidligere under mærket Første kig bragt førstehåndsvurderinger af ny teknologi.
Med andet kig ser vi på, hvordan det er gået de virksomheder, der har taget den nye teknologi i brug.
Computerworld skrev for et år siden, at pensionsselskabet Pen-Sam var ved at integrere projektstyringssystemet Microsoft Projekt med virksomhedens Oracle Suite-økonomisystem. Systemerne var valgt ud fra en såkaldt best of breed-strategi. Her er historien om, hvordan det gik.
Pen-Sam ønskede det bedste værktøj til de enkelte opgaver. Derfor måtte man integrere et planlægnings- og ressourcebudgetteringssystem fra Microsoft med et økonomisystem fra Oracle. Det var endog meget vanskeligt, og det kan it-branchen ikke være bekendt, siger Pen-Sams Klaus Kvorning Hansen.
Pensionsselskabet Pen-Sam har valgt en såkaldt best of breed-strategi. Det betyder, at man vil bruge de bedste redskaber til de enkelte opgaver.
Det lyder måske banalt, men det er det langtfra: Faktisk er det en tendens i tiden, at virksomheder vælger det modsatte i form af såkaldte suite-løsninger, hvor de henter så mange af deres it-værktøjer som muligt fra en enkelt software-leverandør. Dermed vil man ofte få en løsning, der på nogle områder ikke er ideel i forhold til virksomhedens behov, men til gengæld er man nogenlunde sikker på, at integrationen er i orden.
Pen-Sams udgangspunkt var Oracles E-business Suite som økonomisystem, og et ønske om Microsoft Project som projektstyringssystem.
- Vi ønskede at have projektstyring, der omfatter ressourcestyring, så vi kan se, hvem der til enhver tid er til rådighed for hvilke opgaver. Og denne kortlægning af ressourcerne skulle integreres med budgetlægningen. Det var blandt andet på grund af den facilitet, vi valgte Microsoft Project. Målet var at kunne budgettere ressourceanvendelsen i Microsoft Project og bogføre samt rapportere den i Oracle, siger underdirektør Klaus Kvorning Hansen.
For at de to systemer kunne kommunikere, skulle der bygges et antal XML-baserede applikationer, så data kan blive overført i en standardiseret form, som modtager-systemer kan bruge. Dataudvekslingen skulle foregå automatisk, så de budgetterede tal kunne indgå i regnskabssystemet, og så de realiserede tal sendes tilbage til planlægningsværktøjet.
Dette var imidlertid ikke enkelt.
- Det integrerede system havde en hård fødsel, og efter den er fulgt en besværlig opvækst. Vi havde store problemer med integrationen, og vi oplever stadig problemer, blandt andet med opgraderinger, siger Klaus Kvorning Hansen.
Den vanskelige integration har især vist sig i form af kapacitetsproblemer, som det ofte har været vanskeligt at afdække den præcise årsag til.
- Vi havde ikke helt gjort os klart, hvor store datamængder, der skulle overføres fra det ene system til det andet. Da projektsystemet også benyttes til at planlægge driftsopgaver i hele virksomheden, bliver der overført rullende årsplaner for omkring 350 medarbejdere, siger Klaus Kvorning Hansen.
Kapacitetsproblemerne og høje kørselstider har ført til, at brugerne endnu ikke har taget rapporteringsfaciliteterne til sig.
- Vi havde fokus på planlægnings- og registreringsfaciliteterne og opfattede rapportering som faciliteter, der fulgte med. Men det er endnu ikke lykkedes at etablere ordentlige rapporteringsfaciliteter, og det betyder, at vi stadig har til gode at høste det fulde forretningsmæssige udbytte af indførelsen af projektstyringssystemet, siger Klaus Kvorning Hansen.
Problemerne betyder ikke, at Pen-Sam har fortrudt hverken sin best-of-breed-strategi eller beslutningen om at benytte Microsoft Project sammen med Oracle-økonomisystemet.
- Det var den rigtige beslutning. Vi fik de bedste værktøjer til vores behov på de respektive områder. Vi kunne ikke vide, at den tekniske integration ville blive så vanskelig, selv om vi valgte standardløsninger og standardmetoder. Det kan it-branchen - herunder Microsoft og Oracle - ikke være stolte af, siger Klaus Kvorning Hansen.
En af erfaringerne fra projektet er, at det er vigtigt at have fokus på alle dele af specifikationen.
- Vi var opmærksomme på betydningen af specifikation og lavede en meget udførlig kravspecifikation. Der imod kan vi bagefter se, at systemspecifikationen kunne have været bedre. Vi oplevede, at nogle af delprojekterne, som vores leverandør hyrede en underleverandør til, burde have været bedre beskrevet, siger Klaus Kvorning Hansen.
En anden erfaring er, at det er vigtigt at få kommunikeret et realistisk billede af, hvad den nye løsning kan levere ud i organisationen.
- Brugerne havde for store forventninger til, hvor detaljeret information, der kunne flyde frem og tilbage mellem systemerne.
Endelig er det en erfaring, at det er vigtigt at have egne udviklere.
- Når man vælger en best of breed-strategi, er det meget vigtigt at have medarbejdere med speciale i arkitektur og metoder, for selv om denne strategi bygger på brug af programmer, der anvender standarder, viser vores erfaringer, at det ofte kræver dyb ekspertise at integrere disse programmer, siger Klaus Kvorning Hansen.
Billedtekst:
- Man påtager sig en integrationsbyrde, når man vælger en best of breed-stategi, men i dette tilfælde mener vi, at den har været større end rimeligt, siger Klaus Kvorning Hansen fra Pen-Sam.
Foto: Torben Klint
