Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. januar 2005.
I KARAKTER Tre digitale ledere er enige om, at de selv er nødt til at gå forrest. De synes ikke, de mangler økonomiske ressourcer til digitalisering - men kunne godt bruge mere tid til organisationsomstilling og flere kompetencer til at lede digitaliseringsprojekterne.
Amtsdirektør i Nordjyllands Amt Per Okkels er ikke i tvivl:
- Digitaliseringen rykker ikke, hvis topledelsen ikke går i spidsen. Som topleder skal du både op på ølkassen - og ned og ændre i organisationsstruktur, målsætninger og ressourcer, siger Per Okkels.
I Sundhedsstyrelsen er manden med megafonen vicedirektør Niels Christensen. For ham er der heller ingen tvivl.
- Digitalisering skal helt ind og være kernefokus for den samlede chefgruppe. Det må ikke være noget, man morer sig med i et hjørne af organisationen. Alle ledere skal vide, hvor vi skal hen, og hvad deres rolle er i det, siger Niels Christensen.
I Fredericia Kommune har kommunaldirektør Søren Adsersen taget et bevidst valg om at kommunen skal rage op og være digital frontløber.
- Vi blev nummer 273, da der første gang blev afholdt Bedst på Nettet. I dag er vi nummer 3. Vi tog simpelthen en beslutning om, at vi ville være gode til digitalisering, siger Søren Adsersen.
Uddannelse af digitale ledere
De digitale ambitioner i Fredericia gælder ikke kun i administrationen og borgerbetjeningen, men også for eksempel på ældreområdet og i pædagogikken.
- Det koster selvfølgelig lidt ekstra penge, men det er interessant, og det kommer borgerne til gode. Men frem for alt gør bestræbelserne os til en attraktiv arbejdsplads, så det er i høj grad et strategisk rekrutteringstiltag, siger Søren Adsersen.
- Selv om betegnelsen digital leder ikke er et naturligt begreb, tjener det et formål at bruge det i en periode for at sætte fokus, siger kommunaldirektør Søren Adsersen.
I Fredericia anser man it-kundskab hos lederne for så vigtig, at man har gennemført hvad man anser for at være danmarkspremiere på kompertenceforløb i digital ledelse for hovedparten af kommunens 200 ledere og mellemledere. Resten følger i foråret. Forløbet er tilrettelagt af Rambøll Management.
Høster på forkant
Ressourcestyringen i forbindelse med digitalisering har man i Nordjyllands Amt et kontant forhold til. Devisen er at høste før man sår, at tage den forventede besparelse ud af årsbudgettet på forhånd. På den måde er man sikker på at få gevinst af sin investering.
- Det er lidt råt, men det virker, siger Per Okkels.
Som chef for Den Digitale Amtsgård i Det Digitale Nordjylland har han været oppe på Ølkassen siden 2000. Og ude i organisationen og ændre og høste. Blandt andet blev der skåret et helt ledelseslag af mellemledere ud af dele af organisationen, da den for nogle år siden blev lagt om.
- Vi er færre på amtsgården nu, end vi var i 2000. Men vi har ikke afskediget nogen. Det er klaret med at flytte folk til andet arbejde eller ved naturlig afgang. Så jeg vil ikke kalde ressourcespørgsmålet et problem, siger Per Okkels.
Ingen ressourcemangel
Det vil Niels Christensen fra Sundhedsstyrelsen heller ikke.
- Lidt økonomisk pres er kun sundt. Det kan oven i købet fremme prioriteringen og holde fokus på de lønsomme projekter, siger Sundhedsstyrelsens vicedirektør.
I Fredericia Kommune kan kommunaldirektør Sørens Adsersen heller ikke for alvor genkende det problem med ressource-allokering, som 47 procent af de digitale ledere ellers enten føler eller selv skaber.
- Byrådspolitikerne har været meget lydhøre for at give os de nødvendige ressourcer. Men på den anden side har vi da også leveret varen med besparelser og reduktioner på det administrative område, siger Søren Adsersen.
Hans metode er at gennemføre it-projekterne først og siden hente besparelserne, når de kommer.
- Ellers risikerer man alt for meget modstand hos medarbejderne. Men de ved selvfølgelig godt, at formålet med digitalisering er, at vi kan gøre tingene mere effektivt. For eksempel skal vi nedlægge syv-otte stillinger i kølvandet på vores ESDH-projekt. Sagen er bare, at projektet indtil videre har givet et større tidsforbrug. Gevinsterne kommer først senere, siger Søren Adsersen.
Barrierer
Søren Adsersen anser de veksler, man må trække på medarbejderne, som en alvorlig barriere mod digitalisering.
- Alle forandringer er belastende for medarbejderne, men lige nu laver vi tingene om i et meget højt tempo. Der er meget nyt, de skal sætte sig ind i, og meget efteruddannelse. Det tager meget tid, både arbejdstid og fritid, siger Søren Adsersen.
Den anden af de mest alvorlige barrierer, han oplever, er, at digital signatur stadig er for svær at anskaffe og anvende for almindelige mennesker.
- Det er simpelthen stadig for kompliceret. Vi har nu 50 selvbetjeningsløsninger, mange af dem med digital signatur, men meget få brugere. De bruges slet ikke i det omfang, de fortjener, siger Fredericias kommunaldirektør.
Fra Niels Christensens stol i Sundhedsstyrelsen ligner den største barriere problemet med at finde tid og plads til at prioritere it-udvikling i forhold til den løbende drift i organisationen.
- Det handler om organisation og kompetence mere end om penge. At skaffe de nødvendige kompetencer til at styre de digitale projekter og lave om på organisationen, siger Niels Christensen.
Organisation
Sundhedsstyrelsen har for at udnytte ressourcerne mere effektivt netop pr. 1. januar i år gennemført en ændring af organisationen.
It-styregruppen er nedlagt og dens beføjelser i stedet overført til chefgruppen. Lederne har derfor i praksis nu hver især fået it som en del af deres ledelsesopgave for at forebygge, at forskellige løsninger ikke hænger sammen med helheden.
Derudover er styrelsens og embedslægefunktionens it-drift og udvikling samlet efter en koncern-it-inspireret model, der altså bare ikke omfatter hele ministerieområdet.
- Det er en ret massiv samling og hjemtagelse af drift-, udviklings- og supportfunktioner, den nye it-organsation netop har overtaget ansvaret for, fortæller Niels Christensen.
En håndgranat i organisationen
Amtsdirektør Per Okkels sammenligner it med en tændsats eller måske endda en håndgranat i organisationen. It gør grundlæggende problemer som for eksempel dårlig ledelse ekstremt synlige meget hurtigt.
- It blotlægger også uhensigtsmæssige faggrænser. Selv om vi eksempelvis lever af folks spidskompetencer, kan det sagtens være hensigtsmæssigt at lade HK-personale løse flere traditionelle akademikeropgaver, som videndeling i organisationen pludselig sætter dem i stand til, siger Per Okkels.
Opblødningen af videnmonopolet betyder, at det pludselig ikke længere er den bedst uddannede, der vinder, men den bedste medarbejder. Og det skal en digital leder reagere på ved at ændre på organisations- og arbejdsopgaver, mener Per Okkels.
Lederroller i digitaliseringen
I Nordjyllands Amt forventes alle ledere at interessere sig for digitalisering inden for deres eget område. Men i chefgruppen på amtsgården er rollefordelingen derudover sådan, at én amtsdirektør foruden Per Okkels har direkte ansvar for digitaliseringen og amtets it-strategi.
- Jeg har selv stor interesse for it og mener også, at det er nødvendigt som topchef i dag. Jeg er glad for den spidskompetence på området, vi har fået som følge af Det Digitale Nordjylland, siger han.
I Fredericia Kommune deler kommunaldirektøren it-ansvaret med økonomidirektøren og vicekommunaldirektøren. Han mener, man som topchef har en forpligtelse til selv at gå forrest.
- Men vi har også mange ildsjæle, siger Søren Adsersen.
Han interesserer sig selv meget for it, men er efter eget udsagn ikke nørd.
I Sundhedsstyrelsen er nogle ledere ifølge Niels Christensen mere bidt af it end andre. Han er selv mere og finder ikke sin rolle som manden med megafonen vanskelig.
- Der er tværtimod et stort forventningspres nedefra i organisationen om, at vi skal digitalisere dette og hint. Den mest krævende opgave er at koordinere og sikre sammenhæng i it-udviklingen. Den sammenhæng er af stor betydning, også for vores samarbejdspartnere i sundhedsvæsnet og for borgerne, siger vicedirektør Niels Christensen.
Billedtekst:
- Jeg har selv stor interesse for it og mener også, at det er nødvendigt som topchef i dag, siger Amtsdirektør Per Okkels, Nordjyllands Amt.
Billedtekst:
Gennemfør it-projekterne først og hent besparelserne, når de kommer. Ellers risikerer man alt for meget modstand hos medarbejderne, mener Sørens Adsersen, kommunaldirektør i Fredericia Kommune
Boks:
Flere projekter
Den Digitale Taskforce har netop sat et projekt i gang om lederteamets rolle i forbindelse med blandt andet eDag2. Projektet har til formål at formidle de bedste eksempler og erfaringer om digital ledelse ud i hele den offentlige sektor. I projektet medvirker topledelserne fra Sundhedsstyrelsen, Nordjyllands Amt og Fredericia Kommune og andre digitale frontløbere.
Videnskabsministeriet er også på vej med et projekt om kompetencer og modenhed i statens it-enheder samt styringen af it-enhederne og it-aktiviteterne.
Boks:
Gode råd om digital ledelse
• Spænd dig selv for processen og træd op på ølkassen (Okkels)
• Husk at involvere personalet forud for digitaliseringsprojekter (Okkels)
• Pas på ikke at skabe en nørd-kultur med digitalisering for digitaliseringens skyld. Drivkræfterne bør være organisatoriske eller servicebestemte (Adsersen)
• Besid selv kompetencer i egen organisation i forhold til eksterne leverandører. Som leder kan man ikke pantsætte det grundlæggende ansvar (Christensen)
• Sæt besparelsesmål op for projekterne og høst gevinsterne på forhånd (Okkels)
• Erkend åbent, at digitaliseringen kan have uforudsigelige konsekvenser - og vær parat til at tackle problemerne, når de opstår (Okkels)
• Skab plads til it-udvikling. Lav en klar prioritering af it-udvikling i forhold til den løbende drift (Christensen)
• Undervurdér ikke de teknologiske problemer. Mens der som regel er tid til at tænke over organisatoriske problemer, så er tekniske problemer ofte dybt akutte og skal løses med det samme (Okkels)
• Husk en effektiv projektstyring og husk at sikre implementering. Det er ikke nok med ambitioner og ideer. Boldene skal også i kurven (Christensen)
• Spis brød til leverandørernes løfterige salgstaler. Branchen er umoden og kan ikke altid følge med og levere varen, når en offentlig organisation for alvor rykker (Okkels)
