Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. januar 2005.
PROJEKTLEDELSE Fyns Amt har man oplevet, at kommunikationsbrist og svag styring af projektet med integration af amtets ESDH-system og GIS medførte både forsinkelser og øgede udgifter. Vi skulle i stedet have inviteret vores leverandører en uge i sommerhus, før det egentlige arbejde gik i gang, lyder opskriften fra Fyn.
Processen løb af sporet, fordi vi ikke styrede den tæt nok. Læren af vores etablering af en GIS-overbygning til vores ESDH-system må være, at når det offentlige går ud og stiller en it-opgave, skal proces-styringen være mere tæt, og man skal være sikker på, at der ikke sker misforståelser. Vi oplevede for eksempel, at det kan have store konsekvenser, at fag-termer er forskellige blandt landinspektører og programudviklere, og at ESDH-leverandøren vidste for lidt om GIS.
- Måske skulle vi have startet med en uge i sommerhus sammen med vores leverandører, hvor vi kunne have sat os sammen og fortalt hinanden om hver vores værktøjer og begreber.
Sådan siger Carl Østergaard, der er projektleder på it-kontoret i Fyns Amt. Baggrunden er den proces, der er gået forud for, at amtet i dag har et integreret GIS-modul, der arbejder sammen med ESDH-systemet Captia. Det sætter sagsbehandlerne i amtet i standt til at sammenkæde digitale geo-data og landkort med den øvrige digitale sagsbehandling. Oprindeligt var det meningen, at integrationen skulle have taget et halvt år - den endte med at tage halvandet år, og processen blev først afsluttet i august i år.
Hos de to leverandører af integrationen, Scanjour og U-GIS, er man ikke helt enig i amtets udlægning af samarbejdet.
- Det er rigtigt, at projektet tog længere tid end planlagt, men det er kun naturligt, når man har med pionérarbejde at gøre - der var jo ingen standarder for integration af GIS og ESDH, før vi gik i gang, siger systemarkitekt Anders Egeberg fra ESDH-leverandøren Scanjour.
- Det er bedre at få en god løsning, der tager lidt længere tid, end at få en dårlig løsning til tiden. I det her tilfælde var produktet vigtigere end tidsplanen. For os var det således ikke så vigtigt at overholde den første kontrakt og komme i mål til tiden. Det var vigtigere, at produktet blev godt, og at det var noget, Scanjour kunne bruge i standardiseringsarbejdet videre frem, siger Anders Egeberg, der mener, at standardiseringsarbejdet også kommer Fyns Amt til gode senere hen, selvom amtet føler, at det fik et forsinket og dyrere it-projekt i første omgang.
Han henviser desuden til, at det også må være i amtets interesse, at begge parter er fleksible og parate til at ændre kurs undervejs, frem for at alle holder sig strengt til den kontrakt, der blev indgået i første omgang.
- Der skal være rum til at lave aftalerne om, siger Anders Egeberg
driftsikkerhed
Et af de punkter, hvor Fyns Amt føler sig misforstået, og hvor det kunne have ønsket at styre processen mere tæt, var den konkrete integration af programmerne bag henholdsvis ESDH og GIS.
- Det var et vigtigt punkt i vores oplæg og kravspecifikation, at de to programmer skulle være adskilt. Målet var, at de kan fungere hver for sig, også selvom det ene program går ned eller ikke svarer. Vi skal jo sikre driftssikkerheden, fortæller Carl Østergaard.
- I det videre arbejde blev det punkt alligevel på en eller anden måde forkludret, og da vi fik præsenteret den første prøveinstallation efter ca. et års arbejde, stod vi med et system, hvor de to programmer netop var afhængige af hinanden, siger Carl Østergaard.
Scanjour er dog ikke enig.
- Forudsætningerne for projektet blev ændret undervejs, og løsningen blev justeret. Det skyldes ikke en misforståelse men en omprioritering. Der skete jo ikke nogen grundlæggende fejl. Fyns Amt havde bare en anden prioritering af deres drift, hvor de ønskede at flytte nogle af tabellerne fra en SQL-database til en Oracle-database. Det havde vi ikke taget højde for, og vi måtte rette løsningen til, siger Anders Egeberg fra Scanjour.
tæt styring nødvendig
Set i bakspejlet er Carl Østergaards råd til andre offentlige myndigheder stadig at styre deres it-udbud tæt.
- Da vi opdagede, at processen kørte skævt, overtog vi hele styring med processen og fulgte den meget tæt. Hidtil havde vi ellers overladt meget til leverandørerne selv, så de indbyrdes skulle finde ud af integrationen. Men det var altså forkert, viste det sig.
Hos den anden leverandør til Fyns Amts integration af ESHD-systemet og GIS, firmaet U-GIS, er man også uenig i, at processen tog for lang tid.
- Jeg forstår da godt, at amtet synes, der gik for lang tid i starten. Men det har været en nødvendig proces, når hverken vi eller amtet vidste præcis, hvad for et produkt man skulle ende med. Det her var udvikling på kanten - vi udviklede sammen med Fyns Amt et system, som ikke er set før, siger Poul Skyum, der er indehaver af U-GIS. Firmaet arbejder med integration af GIS i flere amter.
- Vi har haft et godt samarbejde med amtet og med Scanjour i det her projekt, og det har været givtigt, at amtet startede med en så præcis kravspecifikation, siger han.
Han er dog uenig i amtets udlægning af afhængigheden af de to systemer ved første prøveinstallation, men han hilser ideen med en uge i sommerhus som start på projektet velkommen.
- Det ville da helt sikkert være givtigt at lære hinandens fagområder og personligheder bedre at kende.
Billedtekst:
- Processen løb af sporet, fordi vi ikke styrede den tæt nok, lyder det fra landinspektør Claes Hviid (tv.) og projektleder Carl Østergaard fra Fyns Amt, der står bag integration af amtets ESDH-systemer og GIS. Amtet føler ikke, at det i første omgang fik den vare, som det havde bestilt hos Scanjour og U-GIS. Først efter at amtet overtog styringen af integrationsprocessen, blev produktet færdiggjort til amtets tilfredshed.
Billedtekst:
I sagsoversigten i ESDH-systemet, kan Fyns Amts sagsbehandlere nu vælge menupunktet "Geo-reference" og associere geografiske data til en sag om for eksempel udvidelse af en svinefarm. I amternes tekniske afdelinger er sagsbehandlingen tæt forbundet med geografiske data. Det kan for eksempel være landkort over området, hvor en svinefarm skal udvides. På kortene kan være indtegnet tinglysninger, miljøbeskyttelseslinjer, retlige bindinger, grundvandsressourcer osv.
Fotos: skærmdump fra Fyns Amt
Boks:
om gis
Forkortelsen står for "Geografisk Informationssystem" og handler om alle digitale data, der er relateret til et geografisk koordinat eller på anden måde kan stedbestemmes geografisk (geospatial information).
De digitale geoinformationer bruges blandt andet i forbindelse med fysisk planlægning, forvaltning af miljøressourcer, arealer og ejendomme. Amternes og andre myndigheders GIS-informationer findes også på internettet, og siderne her er oprettet for at spare penge ved, at borgerne kan betjene sig selv.
En samlet oversigt over amternes GIS-sider kan ses på adressen www.miljoeportalen.dk
Boks:
Integration af GIS og ESDH
Hvorfor skal GIS (Geografisk Informationssystem) og ESDH (Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering) overhovedet integreres?
I Fyns Amt har man længe arbejdet hen imod egentlig digital forvaltning, herunder ESDH. For eksempel har man scannet al indgående post siden 1998 og arkiveret den digitalt. På Amtsgården anvender flere end 750 brugere ESDH, og der oprettes mere end 4.000 dokumenter digitalt hver uge.
En forudsætning for, at digital forvaltning og ESDH kan udbredes til amternes tekniske afdelinger, er integration af ESDH-systemerne og GIS.
I de tekniske afdelinger i amtet er sagsbehandlingen tæt forbundet med geografiske data. Det kan for eksempel være landkort over området, hvor en ansøger søger om tilladelse til at holde flere grise. På kortene kan være indtegnet tinglysninger, miljøbeskyttelseslinjer, retlige bindinger, grundvandsressourcer osv. De geografiske data indgår således i sagsbehandlingen, og de kan med GIS-integrationsmodulet associeres til de øvrige data i sagsbehandlingen på en fornuftig måde.
Projektleder Carl Østergaard fra Fyns Amt fremhæver muligheden for at gemme historiske, geografiske data.
- Geografiske informationer er jo dynamiske og ændrer sig hele tiden. Integrationen af GIS og ESDH muliggør, at sagsbehandleren kan fastholde et øjebliksbillede af beslutningsgrundlaget, herunder de geografiske informationer på det tidspunkt, hvor sagsbehandlingen foretages og man beslutter sig for et svar på en ansøgning. Grundlaget for beslutningen, herunder de geografiske data, skal arkiveres for eftertiden, og med vores system er den opgave integreret i den digitale forvaltning, siger Carl Østergaard.
Carl Østergaard forklarer, at amtets medarbejdere på den måde kan få præsenteret al korrespondance og notater i en given sag på computerskærmen sammen med de kort-data, som har været beslutningsgrundlag i sagen.
Fyns amts GIS-informationer tilbyder sagsbehandlerne mange forskellige informationer på både kort og fotos. For eksempel registreringer af forurenede grunde, forskellige zone- og regionplan-informationer, retlige bindinger, vandmiljødata og drikkevandsbeskyttelse, virksomheder, vindmøller og landbrug, støj, veje, skovrejsning og meget mere.
Hvis man går ind på adressen www.gis.fyns-amt.dk kan man få et indtryk af de GIS-informationer, amtet råder over. En løsningen magen til Fyns Amts integrering af ESDH-systemet og GIS er også ved at blive implementeret i Storstrøms Amt, som Fyns Amt har samarbejdet med om udviklingen af systemet.
